Зразок форми обкладинки справи

АП "АНКЕР"

СЕКРЕТАРІАТ

Документи (контракти, акти, листування)

про постачання обладнання в 0000 році

(Заголовок справи)

0000 рік

на..................аркушах

Зберігати....................

(термін)

Зразок оформлення обкладинки справи (типу "Леітс")

МП "МАЛЬВА"

СЕКРЕТАРІАТ

Справа №01-07

КОНТРАКТИ

за 0000 рік

Строк зберігання 3 роки

при умові завершення ревізії

Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного та тимчасовою зберігання (понад 10 років), що викликається специфікою даної документації (накази з основної діяльності підприємства, особові справи, справи на авторські свідоцтва). Внутрішній опис необхідно складати в справах постійного та тимчасового (по­над 10 років) зберігання, сформованих за різновидами доку­ментів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту до­кументів.

Форма завірчого аркуша справи

ЗАВІРЧИЙ АРКУШ СПРАВИ №_____________________________________

В справу підшито (вкладено) і пронумеровано____________________________________

______________________________________________________________________аркушів

(цифрами та прописом)

В тому числі: літерні аркуші_____________________________________________________

пропущені номери _______________________________________аркушів внутрішнього

опису_______________________________________________________________________

Особливості фізичного стану і формування справи	Номери аркушів
1	2

Найменування посади особи,

яка склала завірчий напис підпис розшифрування підпису

00.00.00

На справи постійного, довготривалого термінів зберігання та з особового складу складаються окремі описи.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню: справи допускається зберігати в швидкозшивачах, аркуші не нумерують, завірчі надписи не складають, не проводять пересистематизацію документів у спра­ви, розташовуючи їх у прямому (замість зворотного) хроноло­гічному порядку.

На документи, які підлягають знищенню, складають акт.

Акт оформляють в 3-х примірниках. Один примірник пере­дається в архів, другий залишається в діловодстві, третій нале­жить експертній комісії.

Форма річного опису справ постійного зберігання

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

керівника організації

Підпис

Дата

Фонд №__________________

Опис №___________________

Справ постійного зберігання

за____________________рік

( назва розділу або структурного підрозділу)

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи	Кількість аркушів справи	Примітка
1	2	3	4	4	5

В даний розділ опису внесено_________________________________________

(цифрами і прописом)

справ з №______________________ по №__________________________в тому числі:

літерні номери:

Найменування посади

укладача опису підпис розшифрування підпису

Зав. відомчого архіву

(особа, відповідальна за

збереження документів) підпис розшифрування підпису

ЗАТВЕРДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол експертної комісії Протокол експертної комісії архівного найменування організації архівного закладу

Від _________№______________ від________№____________