1.3. Форми організації роботи з документами.

Канцелярія виконує функції роботи з документами в уста­нові і є її самостійним структурним підрозділом.

Канцелярію очолює начальник канцелярії, який підпорядко­вується керівнику підприємства. Начальник канцелярії призна­чається і звільняється з займаної посади керівником установи.

Канцелярія керується в своїй діяльності:

- чинним законодавством: законодавчими актами Верхов­ної Ради, постановами і розпорядженнями Ради Міністрів, указами Президента;

- розпорядчими матеріалами вищестоящих інстанцій;

- положеннями про дану установу;

- положеннями державних стандартів (ЄЛСД);

- правилами Головного архівного управління з докумен­тації управлінської діяльності і роботи архівних установ;

- інструкцією з документації управлінської діяльності, зат­вердженою керівником установи;

- положенням про канцелярію.

Основні завдання і функції канцелярії:

Основним завданням канцелярії є забезпечення чіткої ро­боти з документами в установі відповідно до основних поло­жень ЄДСД.

Для виконання цього завдання на канцелярію покладають­ся такі функції:

- забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної і внутрішньої документації;

- організація роботи засідань колегії установи і контроль за виконанням прийнятих нею рішень;

- здійснення систематичного контролю за своєчасним ви­конанням документів;

- оформлення і розсилання розпорядчих документів;

- контроль за правильним оформленням документів;

- здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, поста­чання документів у підрозділи;

- формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання;

- організація роботи з прийому керівником відвідувачів.

Секретаріат:

- розглядає і готує для доповіді керівництву відповідну кореспонденцію;

- готує за розпорядженням керівника установи проекти окремих наказів, листів, довідок та інших документів і узгоджує їх зі структурними підрозділами;

- здійснює аналіз справ у структурних підрозділах по ро­боті з документами і дає висновки та пропозиції щодо покращання роботи;

- складає проекти планів колегії на основі пропозицій членів колегії та начальників структурних підрозділів ус­танови і дає їх на розгляд і затвердження;

- готує матеріали для засідань, а також пропозиції керівниц­тву установи і повідомляє про час проведення;

- обробляє протоколи засідань, виписки з них;

- контролює виконання рішень;

-забезпечує підготовку відповідних матеріалів для засідань, які скликаються керівником установи.

Підрозділи з контролю виконання здійснюють такі функції:

• контролюють своєчасне виконання документів;

• здійснюють контроль за термінами виконання документів і інформують про це керівництво;

- аналізують контроль виконання документів і складають відповідні довідки для керівництва.

Підрозділ з раціоналізації роботи з документами:

- розробляє і впроваджує заходи для удосконалення служ­би документації в апараті установи;

- організовує роботу з метою підвищення кваліфікації пра­цівників, які працюють з документами;

- розробляє інструкцію з документації управлінської діяль­ності;

- розробляє перелік нереєстрованих документів;

- розробляє класифікатор питань, які вирішують посадові особи, структурні підрозділи та установа в цілому.

Підрозділ з обліку і реєстрації документів:

- веде облік і реєстрацію документів;

- готує для доповіді керівництву установи вхідну (на його адресу) кореспонденцію;

- спостерігає за правильністю складання та оформлення документів, перевіряє якість виготовлення супровідних документів до основних;

- подає на підпис керівництву установи та керівникам структурних підрозділів визначені документи, які стосу­ються їх компетенції;

- здійснює облік документів "для службового користу­вання";

- оформляє для відправлення документи за вказівками ке­рівника канцелярії та його заступників;

- складає номенклатуру справ канцелярії, формує справи у відповідності з номенклатурою, готує справи до здачі їх в архів. Підрозділ обліку та реєстрації листів громадян:

- приймає і реєструє пропозиції та скарги громадян;

- готує на розгляд керівництва установи вхідну кореспон­денцію з важливих питань;

- направляє кореспонденцію в структурні підрозділи на виконання;

- контролює дотримання термінів виконання листів;

- організовує прийом відвідувачів.

Підрозділ з прийому і відправлення кореспонденції:

- приймає і відправляє документи та розподіляє їх по струк­турних підрозділах;

- здійснює протягом кожного дня кількісний облік доку­ментів, на основі якого складає за встановленою формою відомість про обсяг документообігу в організації;

- відправляє вихідну кореспонденцію;

- доставляє кореспонденцію в структурні підрозділи та ад­ресатам міста.

Архів:

- приймає, обліковує, зберігає і використовує справи;

- контролює правильність складання номенклатури справ;

- надає методичну допомогу в оформленні справ, які підля­гають здачі в архів;

- здійснює контроль за правильним формуванням справ, зберіганням та подальшим використанням;

- веде централізований облік справ, які зберігаються в арх­івах підвідомчих структур.

Відділ кадрів:

- проводить документальне оформлення вказівок з прийо­му, переведення та звільнення працівників;

- виписує та заповнює трудові книжки;

- реєструє та здійснює постійний облік працюючих;

- доводить до відома працівників інформацію про зміни в їх трудовій діяльності;

- відповідає за збереження всієї кадрової документації;

- проводить інструктажі з начальниками структурних підрозділів та працівниками установи за посадовими інструкціями;

- обліковує робочий час працівників.

Відділ машинопису (друкарське бюро) та розмноження:

- працює над машинописним оформленням документів для всіх структурних підрозділів установи з оригіналу;

- вичитує та редагує передрукований матеріал;

- виконує стенографічні записи виступів учасників засідань та їх розшифрування;

- розмножує та копіює необхідні документи за допомогою технічних засобів.

Відповідно до обсягу річного документообігу канцелярії бувають таких категорій:

1 - обсяг документообігу становить від 100 тис. документів і більше;

2 - обсяг документообігу становить до 85 тис. документів;

3 - обсяг документообігу - до 50 тис. документів;

4 - обсяг документообігу - до 25 тис. документів.

Обсяг документообігу за рік впливає на категорію установи та штат працівників, зайнятих у службах з документаційного забезпечення.

Згідно з категорійністю канцелярії визначаються і категорії працюючих. Як правило, це:

- керівники;

- спеціалісти;

- технічні виконавці.

Обсяг виконуваних робіт у діловодному процесі залежить від часу, затраченого на виконання певних операцій.

Канцелярія, за умови великого документообігу, може мати і такі структурні ланки:

- начальника канцелярії;

- завідувачів секцій (відділів);

- секретарів підрозділів;

- відділ кадрів;

- архів;

- редакторську та коректорську;

- друкарське бюро;

- стенографічне бюро;

- експедиторську;

- кур'єрську;