2.2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.

Отож, документ - матеріальний об'єкт з інформацією, за­фіксованою, створеною людиною певним способом для пере­дачі її в просторі і часі (визначення за ДСТУ 3017-95).

Як уже відомо, документ - основний носій інформації різного характеру.

Кожне підприємство незалежно від форм власності можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних певни­ми виробничими цілями, зареєстровану в установленому юри­дичному порядку. Кожна організація має певну структуру, внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівницт­вом і структурними підрозділами чи співробітниками, і зовнішні зв'язки з діловими партнерами, підприємствами, орга­нами влади. Зовнішні і внутрішні зв'язки організації можна розглядати як інформаційні.

Управління підприємством теж можна розглядати як процес отримання інформації, її обробки, прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення вимагається повна, оперативна і достовірна інформація.

Між інформацією в абстрактному розумінні цього слова (все в природі несе інформацію) і документом існують деякі відмінності. По-перше, інформація може бути словесна, письмо­ва, зорова, вербальна, чуттєва, звукова. По-друге, документу притаманні лише дві якості: він повинен бути письмовий та матеріальний (предметний).

діловому світі документи бувають різні за характером:

- управлінські (адміністративні);

- наукові (історичні, юридичні, фінансові, економічні, ме­дичні і т.д);

- технічні (патенти, авторські свідоцтва, креслення та ін.);

- виробничі (сільськогосподарські, будівельні, монтажні та ін.).

Суспільно-історична практика протягом тисячолітньої історії

шліфувала та відточувала стилі і способи оформлення документів, намагаючись надати цьому виду інформації певного вигляду, щоб, власне, документ відповідав своєму призначенню.

До сучасних ділових документів ставляться певні вимоги: чіткість, ясність, об'єктивність або достовірність, максимальна стислість, необхідний обсяг, оперативність інформації, ад­ресність, актуальність, переконливість.

Чіткість викладу означає, в першу чергу, прямий порядок слів у реченнях, а також - відсутність у текстах несуттєвої інформації! Не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й над­лишковими формами ввічливості, їх частим повторюванням.

Ясність передбачає позбавлення текстової частини докумен­та непотрібних словесних забарвлень та плутаних смислових відтінків. При цьому необхідно пам'ятати, що мусить бути виділене головне, наведені конкретні аргументи, які бажано підкріпити лише найнеобхіднішими фактами і цифрами. Перенасичення великою кількістю даних стомлює читача і не справ­ляє того ефекту, якого очікують від даного документа.

Об'єктивність означає відсутність суб'єктивного підходу, позбавлення документа індивідуального трактування того чи іншого факту, ситуації чи проблеми. До того ж досі опірність інформації визначається ступенем відповідності и змісту об'єктивному стану речей.

Максимальна стислість є необхідною для певного типу документів або повинна бути основною ознакою деяких текстів.

Певний обсяг документів необхідний тоді, коли без достат­ньої кількості інформації неможливо досягнути поставленої мети.

Оперативність важлива практично для кожного документа, особливо для тих, в яких чітко вказані строки його виконання, інакше інформація в документі може застаріти і втратити своє значення.

Адресність передбачає направлення документа або одержання його конкретною організацією чи особою. Посередництво в межах маршруту документа може бути шкідливим.

Поняття актуальності фактів - це ступінь їх важливості на даний момент, у даній ситуації. Тут слід подбати про те, щоб дані, які використовуються в документах, не були застарілими і, звичайно, були цікавими для адресата.

Переконливість досягається композиційною стрункістю до­кумента - вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю вик­ладу, характером і обсягом відомостей, включених до нього.

Окрім того, документи необхідно зберігати різні строки, передбачені доцільністю або нормативними актами.