13.2. Підготовка документів до зберігання

Документи підприємства надалі або залишаються на тривале чи короткотермінове архівне зберігання, або підлягають знищенню.

Процес відбору документів називається експертизою і\ цінності. Експертиза цінності проводиться центральною експертною комісією (ЦЕК) або тимчасово діючою експерті ніж комісію (ТЕК), яка призначається керівником підприємства і діє на підставі Положення про Архівний фонд України. Експертна комісія є дорадчим органом, рішення якого вступають и силу після затвердження їх керівником підприємства. Експертна комісія призначається наказом керівника підприємства і скла¹ дається з найбільш кваліфікованих спеціалістів під головувамням одного з провідних працівників. У склад комісії обов'язково входить секретар (секретар-референт, зав. архіву).

Експертна комісія:

1. Щороку відбирає документи підприємства для подальшого зберігання чи знищення, здійснює контроль за організацією роботи з документами в апараті підприємства.

2. Вносить пропозиції про затвердження і подання на зат­вердження в установленому порядку зведених описів справ (річних розділів) постійного і описів справ трива­лого (понад 10 років) зберігання, в тому числі з особово­го складу, актів про виділення до знищення документів, терміни яких закінчилися.

3. Бере безпосередню участь у підготовці і розгляді номенк­латури справ підприємства, експертизі цінності і підго­товці документів до подальшого зберігання.

4. Виносить на розгляд керівництва підприємства пропо­зиції про зміну термінів зберігання окремих видів до­кументів, встановлених діючими переліками, і визна­чення термінів зберігання документів, не передбачених переліками.

Експертна комісія може вимагати від керівництва підприє­мства пошуку відсутніх справ, які підлягають передачі їх на зберігання, і письмового подання у випадку їх втрати.

Експертна комісія повинна працювати за планом, затверд­женим керівником підприємства, і звітувати перед ним про свою роботу.

Рішення експертної комісії приймаються більшістю голосів. Засідання експертної комісії протоколюються. Експертна комісія працює в кілька етапів:

- проводить експертизу наукової і практичної цінності документів;

- допомагає в оформленні справ;

- контролює опис документів постійного та тривалого збе­рігання;

- контролює стан зберігання документів;

- контролює передачу документів на зберігання у відомчий архів.

Експертиза цінності здійснюється на основі принципу особ­ливості документів за внутрішніми та зовнішніми критеріями оцінки.

Критерії оцінки внутрішніх ознак:

- місце і роль організації або автора документа;

- вагомість організації (автора) в єдиному організмі держави;

- час створення документа;

- значення події, відображеної в документі;

- значення самої інформації;

- цільове призначення документа;

- вид або різновид документа. Критерії оцінки зовнішніх ознак:

- юридична достовірність документальних реквізитів (підпис, відтиск печатки, дати);

- особливості тексту документа;

- матеріальна основа документа (матеріальний носій - фак­тура);

- фізичний стан документа.

Експертиза цінності документів постійного та тимчасового зберігання проводиться щорічно.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та тимчасового термінів зберіганні документів з особового складу, а також актів про виділення справ до знищення.

Справи вносяться в акт про знищення, якщо передбаченим для них термін зберігання закінчився до 01.01. того року, в яки му складений акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством у 1999 році, можуть бути введені в акт, який буде складений не раніше 01 січня 1999 рок} Справи можуть бути знищені тільки після того, як описи па справи постійного зберігання за відповідний період затверджені і передані у відомчий архів організації. Описи справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та з особової и складу, а також акти про виділення справ до знищення розглядаються на засіданні експертної комісії і погоджуються з відомчим архівом.

Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового зберігання (понад 10 років) та з особового складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі їх у відомчий архів.

Перед архівна підготовка справ включає дві процедури:

- оформлення;

- опис справ.

Оформлення справ здійснює особа, відповідальна за робо­ту з документами. Повне або часткове оформлення справ про­водиться в залежності від термінів зберігання документів.

Справи постійного зберігання підлягають повному оформ­ленню, справи тимчасового зберігання - частковому.

Повне оформлення справ передбачає:

- перегрупування документів справи в прямій хроно­логічній послідовності з січня по грудень;

- нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому ріжку сторінки арабською цифрою;

- складання для найбільш цінних справ внутрішнього опи­су документів справи;

- складання завірчого напису справи;

- підшивку справи в тверду обкладинку темного кольору з картону чи іншого твердого паперу на 4 проколи без ме­талевих затискачів (з шнурівками для зав'язування) чи друкарське палітурне переплетення документів справи;

- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо вона змінювалася, діловодного індексу, заголовка справи, дати та ін.

Опис справ - це систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, закріплює систематиза­цію справ та зміст.

Окрім того, опис - обліковий документ і основний вид на­уково-довідкового апарату, який забезпечує оперативний по­шук справ.

Описи складаються як канцелярією, так і секретарем.

Якщо опис має чотиризначний набір чисел, то він вважаєть­ся викінченим описом.

В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюваних справ постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в нього введені розділи річних зведених справ постійного зберігання, які утворилися за 5 років.

В описі справ структурного підрозділу кожна справа повин­на вноситися під самостійним номером. Якщо є декілька час­тин справи (томів), то вони мають свій порядковий номер.

Подекуди складають вказівники до описів: тематичні, іменні, географічні, хронологічні і т.ін.

Кожен опис справи оформлюється в двох примірниках: один направляється в архів, а другий залишається на місці діловод­ного процесу, до якого опис належить.

При роботі експертної комісії для неї складається третій примірник.

Описи в архів разом з документами приймають за актом-прийому-передачі.

Форма внутрішнього опису документів справи №

№ з/п	Індекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номери аркушів	Примітка
1	2	3	4	5	6

Всього________________________________документів

(цифрами і прописом)

Кількість аркушів внутрішнього опису__________________________________________

(цифрами і прописом)

Найменування посади особи,

що склала

внутрішній опис справи підпис розшифрування підпису

00.00.00