- •Розділ 1 поняття про діловодство
- •1.1. Суть діловодного процесу. Нормативна база.
- •1.2. Принципи організації діловодного процесу.
- •1.3. Форми організації роботи з документами.
- •1.4. Канцелярія та її функції.
- •Розділ 2 документ з найдавніших часі в до наш их днів
- •2.1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.
- •2.2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.
- •2.3. Класифікація документів. Ознаки і групи.
- •2.4. Реквізити сучасних ділових документів
- •2.5. Рівні стандартизації документів.
- •Розділ з підготовка до складання службових документів
- •3.1. Мовний стиль ділового документа.
- •3.2. Текст службових документів. Його складові частини. Композиційні особливості побудови службових текстів.
- •3.3. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.
- •3.4. Оформлення титульної сторінки.
- •Зразок титульної сторінки.
- •Проблеми рекреаційних зон придніпров'я
- •Західних областей україни
- •3.5. Способи виділення тексту в документах.
- •3.6. Додаткові відомості в текстах службових документів.
- •Зразок тексту з однією приміткою
- •Зразок тексту з двома примітками
- •Зразок застосування виноски.
- •3.7. Оформлення бібліографічних описів.
- •Зразок оформлення бібліографії. Список використаної літератури
- •3.8. Оформлення змісту в документах.
- •3.9. Традиції та етикет службових документів.
- •Розділ 4 надання документам юридичноїсили
- •4.1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.
- •4.2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.
- •4.3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.
- •4.4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.
- •Розділ 5 складання та оформлення службових документів
- •5.1. Призначення та класифікація управлінської документації
- •5.2. Організаційно-розпорядчі документи (орд).
- •Форма стандартного статуту
- •Форма правил внутрішнього трудового розпорядку
- •Форма наказу про внесення змін в положення про структурний підрозділ (з кутнім розташуванням реквізитів)
- •Форма наказу про розподіл обов'язків
- •Зразок індивідуального наказу з основної діяльності (відображає питання фінансової діяльності)
- •Зразок наказу (відображає питання внутрішнього розпорядку)
- •Зразок вказівки з кутнім розташуванням реквізитів
- •5.3. Інформаційно-довідкові документи
- •5.3.1. Документи колегіального характеру
- •Форма складного (повного) протоколу.
- •Форма короткого протоколу.
- •Зразок акта (внутрішнього призначення) з кутнім розташуванням реквізитів.
- •Зразок акта з повною композиційною побудовою і розташуванням реквізитів
- •5.3.2. Група кореспондентських документів
- •Зразок вхідного листа.
- •Зразок факсу
- •Зразок телеграми
- •Міжнародна телеграма
- •5.3.3. Довідкові документи
- •Зразок трафаретної довідки
- •Така довідка може мати такий вигляд – (зразок індивідуальної довідки):
- •Зразок довідки табличного типу
- •Форма трафаретної довідки облікового характеру
- •Форма пояснюючої записки
- •Зразок доповідної записки
- •Зразок пам'ятної записки:
- •Зразок повідомлення (запрошення)
- •Зразок оголошення
- •Про періодичні видання
- •Зразок позовної заяви
- •5.3.4. Спеціалізовані документи
- •Форма довіреності зі зразком підпису
- •Зразок офіційної довіреності (доручення)
- •Форма платіжної відомості
- •Зразок заяви-зобов'язання
- •Документування трудової діяльності (Документи по особовому складу)
- •6.1. Нормування трудової діяльності
- •6.3. Комплект документів з кадрової діяльності
- •Зразок титульного аркуша особової справи
- •Яременка степана гнатовича
- •Форма внутрішнього опису справи
- •6.4. Облік чисельності працівників та їх робочого часу
- •6.6. Відрядження та відпустки працівників
- •Розділ 7 документи табличного типу
- •7.1. Поняття про таблиці та їх призначення
- •Розділ 8 редагування службових текстів
- •Розділ 10 планування та звітування службової діяльності
- •Розділ 11 організація документообігу
- •Форма зразка відомості
- •Зразок витягу з наказу
- •Розділ 12 складання та використання номенклатури справ
- •Форма розташування статей номенклатури справи
- •12.3. Контроль якості використання номенклатури справ
- •Розділ 13 формування справ
- •13.1. Норми та вимоги до формування справ
- •13.2. Підготовка документів до зберігання
- •Зразок форми обкладинки справи
- •Зразок оформлення обкладинки справи (типу "Леітс")
- •Форма завірчого аркуша справи
- •Форма річного опису справ постійного зберігання
- •Форма акта про виділення документів до знищення
- •13.3. Архівне зберігання та подальше використання
- •14.1. Організація нарад, обговорень та документаційне забезпечення
- •14.2. Організація та проведення переговорів і їх документаційне забезпечення
- •1. Вивчення свого потенційного партнера.
- •Відносини
- •Інструкція учаснику переговорів
- •1. Підготовка до переговорів
- •1.1. Аналіз проблеми
- •1.2. Планування переговорів
- •2. Ведення переговорів
- •3. Завершення переговорів
- •14.3. Організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •14. 4. Організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •Зразок форми заявки на участь у конференції (реєстраційна форма)
- •Зразок бланка запису бесіди з відвідувачем стенду
Зразок витягу з наказу
Міністерство освіти України
ВИТЯГ З НАКАЗУ
№321
00.00.00 м. Київ
Про затвердження типового Положення
"Про атестацію педагогічних працівників України"
Для виконання постанови Міністерства освіти України від
00.00.00
за №...
НАКАЗУЮ:
1. Директорам технікумів, професійно-технічних училищ коледжів забезпечити атестацію педагогічних кадрів відповідно до вимоги даного типового Положення.
Міністр (підпис) розшифрування підпису
Вірно
Секретар-референт (підпис) розшифрування підпису
00.00.00
Відповідним чином робиться витяг з акта, протоколу чи іншого документа.
Розділ 12 складання та використання номенклатури справ
12.1. Поняття про номенклатуру справ. Види номенклатури справ та її призначення
Для забезпечення правильного формування та обліку справ на підприємстві повинна складатися номенклатура справ закладу.
Номенклатура справ - це затверджений в усталеному порядку, систематизований, з вказівкою строків зберігання список справ, заведених у даному діловодстві.
Номенклатура справ служить для розподілу та групування виконаних документів у справи, закріплення індексації справ, встановлення термінів зберігання, побудови довідкової картотеки.
Отже, в номенклатуру справ входять:
- схема розподілу та групування виконаних документів згідно з загальною класифікацією документів;
- вказівник індексації документів і справ;
- вказівник термінів зберігання документів;
- схема побудови довідкової картотеки на виконані документи.
Окрім того, номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від того, як складена номенклатура справ закладу, залежить оперативність роботи з документами, які знаходяться на зберіганні.
Наявність номенклатури справ обов'язкова.
Номенклатура справ буває таких видів:
- індивідуальна (конкретна);
- приблизна;
- типова.
Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної установи і, як правило, складається в закладах, не підвідомчих міністерствам та відомствам (приватних, колектив них, акціонерних та ін.), тобто згідно зі специфікою даною щ| ладу та формою власності.
Приблизна номенклатура справ відображає документ наближеним характером діяльності та діловодного процесі розробляється відомствами, має стандартний вигляд, але коректується в залежності від потреб закладу і носить рекомендований характер.
Типова номенклатура справ розробляється вищестоящими організаціями (міністерствами) для певної категорії організацій з однотипним характером діяльності, комплексом документі н і носить обов'язковий характер, тобто встановлює єдину індексацію справ. Наприклад: номенклатура справ ПТУ, середні шкіл, проектних інститутів та ін.
Розрізняють також номенклатури справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається за усталеною формою. її розділами можуть бути:
- назви відділів, бюро;
- назви їх діяльності;
- додатки.
В обсяг номенклатури справ структурного підрозділу входить вся документація:
- незакінчені справи, які ввійшли в організацію зі сторони;
- справи, що продовжуються більше одного календарного року;
- довідкові картотеки до документів.
Структурні підрозділи зі складання номенклатури справ виконують такі операції:
- визначають документи, які входять в склад справ;
- складають найменування справ;
- розробляють класифікаційну схему, тобто порядок розташування (чергування) справ;
- встановлюють строки зберігання справ;
- визначають систему індексів (індексацію справ);
- оформляють та узгоджують проект номенклатури справ.
Робота з номенклатури справ структурного підрозділу узгоджується з керівниками підрозділів, завідувачем архіву та експертною комісією структурного підрозділу.
З метою уніфікації найменувань, систематизації і централізації обліку справ, контролю за їх заведенням номенклатури справ зводять в єдину (вільну) номенклатуру справ закладу.
12.2. Вимоги та рекомендації зі складання номенклатури справ
Складанню номенклатури справ передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, які заводяться у діловодстві, їх відповідність видам і змісту документів, правильну їх класифікацію відповідно до ділянки роботи і питань діяльності організації.
Основні вимоги до складання номенклатури справ:
1. Номенклатура справ оформляється за ТОСТ 6.38-90 і 6.30-90.
2. В номенклатури справ повинні включатися всі документи, які відображають діяльність установи.
3. В номенклатуру справ включаються також справи тимчасово діючих органів, документи яких підтверджують повноваження установи.
4. Не включаються в номенклатуру справ друковані видання, брошури, довідники, реферативні журнали, збірники постанов органів державної влади.
5. В номенклатуру входять заголовки справ з грифом "для службового користування" ("для с/к") і журнали їх обліку.
6. Кожна справа повинна мати індекс. Індекси проставляються на справах в порядку розташування заголовків у номенклатурі. Індекс справи включає номер підрозділу і порядковий номер самої справи.
7. Заголовок справи формулюється за такими ознаками:
- номінальна - вказує на вид документів, підшитих у справу (наприклад: "накази");
- авторська - визначається на певних реквізитах документа - "назва установи" або "підпис" (наприклад: "директор фірми");
- кореспондентська - визначається по реквізиту "адресат" (наприклад: СП "Слован-сервіс") і використовується для складання заголовків справ зі службового лис тування;
- хронологічна - вказує на те, за який період документи згруповані в справу (наприклад: № 5 "Листування за 1999 р.");
- географічна - використовується рідко (наприклад: "Річні звіти директорів шкіл м. Львова").
8. По закінченні календарного року в кінці номенклатури справ робиться запис про кількість заведених справ.
9. Затверджені номенклатури справ (їх примірники) є документами постійного зберігання.
10. Номенклатура справ закладу, який не передає документи на державне архівне зберігання, схвалюється експертною комісією (ЕК) та щорічно затверджується керівником підприємства. Перший примірник такої номенклатури справ зберігається не менше як 10 років.
Експертна комісія складається не менше як з 3 службових осіб, і її склад затверджується наказом керівника на весь період підготовки та оформлення номенклатури справ. До складу комісії можуть входити керівники підрозділів (завідувачі відділів), завідувач архіву, які пропрацювали в закладі не менше ніж 3 роки. Експертна комісія може бути і постійно діючою, але на термін не більше як 5 років.
Номенклатуру справ візує завідувач архіву, затверджує керівник організації.
Реквізити номенклатури справ:
1. Реквізити штампа бланка.
2. Дата.
3. Індекс.
4. Місце складання.
5. Гриф затвердження.
6. Заголовок до тексту (на 2000 р.).
7. Текст (табличної форми).
8. Підпис.
9. Гриф погодження (для державних і підвідомчих організацій).
У графі "Кількість справ (томів)" вказують дату початку і закінчення справи, кількість листів у закінченні справи. В одному томі повинно бути не більше як 250 аркушів.
У графі "Терміни зберігання і статті за переліком" вказують термін зберігання даної групи документів, номер статті.
Рекомендації зі складання номенклатури справ:
1. Для тих підрозділів, які складають номенклатуру справ, систематично проводяться інструктажі.
2. Постійне вивчення складу, змісту та кількості документів, що циркулюють в закладі.
3. Під час складання номенклатури справ використовуються джерела і посібники, які мають інформацію про завдання та напрямки роботи організації.
4. Використання постанов, ухвал, рішень, резолюцій, положень, розроблених вищими органами влади з метою одержання оперативної інформації.
5. Джерелом номенклатури справ можуть бути документи групи ОРД.
6. При складанні номенклатури справ можна використовувати номенклатури справ минулих років.
7. Найменування справ повинні бути чіткими та лаконічними, тобто коротко відображати зміст та схему документів.
8. У номенклатурі справ слід дослівно відтворювати назви документів.
9. Заголовки справ типу "Різне", "Звітні справи", "Загальні питання" не слід вводити в номенклатуру справ.
10. Якщо справа вміщує листування, то слід вказати, з ким і з якого питання (групи питань).
11. У заголовках справ з документами одного виду (накази протоколи, рішення, листи та ін.), в яких відображають ся різні питання діяльності закладу, найменування 1111 тань можна не вказувати.
12. Номенклатура справ закладу друкується в кількох при мірниках:
- перший - зберігається в діловодстві;
- другий - робочий примірник;
- третій - у відомчому архіві (зберігається як обліковий документ);
- четвертий - направляється в державний архів.
13. Номенклатура справ закладу переглядається не рідше одного разу в 5 років.
14. Датується номенклатура починаючи з 00.00.00 року (початок календарного періоду).
Номенклатура справ може мати вигляд розділів ті підрозділів.
Перший розділ може включати заголовки справ, які вміщують організаційно-розпорядчу документацію.
Другий розділ - назви підрозділів або визначення діяльності, якою вони займалися.
Третій розділ - справи органів, що діють на громадських засадах (комісій, комітетів, бюро та ін.).
Четвертий розділ - профспілка, народний контроль і т.д.
Номенклатура справ може мати і вигляд групування за підрозділами організації:
1. Канцелярія.
2. Виробничо-технічний відділ.
3. Плановий відділ.
4. Бухгалтерія.
5. Кошторисне бюро (технічне бюро).
6. Відділ кадрів і т.д.
Зведену номенклатуру справ закладу складають шляхом заповнення граф бланка номенклатури. Сукупність граф, які відображають відомості про одну справу, називають статтею номенклатури.
1 графа - індекси справи (однорідні справи мають однакові порядкові номери);
2 графа - найменування розділів номенклатури справ (наприклад: 12 - канцелярія, 15 - відділ кадрів);
3 графа - заповнюють в кінці року, коли вже відома кількість томів чи частини справ, які утворилися в минулому році;
4 графа - термін зберігання справи і № статті переліку, згідно з якою він встановлений.
Графа "примітка" - відмітка про заведення справ, передачу їх в архів чи в інші заклади та про осіб, відповідальних за справи.
Закриття номенклатури справи оформляють звітним записом, в якому вказують кількість фактично заведених за рік справ за категоріями обліку і їх загальну кількість. Звітний запис засвідчується підписом начальника канцелярії (секретарем-рефе-рентом закладу). Про факт закінчення роботи з комплектації номенклатури справ повідомляють відомчому (державному) архіву.
В окремих випадках при формулюванні заголовка можна використовувати терміни "справа" та "документи".
Термін "справа" використовується в заголовку тоді, коли об'єднують різні за видами документи, які зв'язані послідовністю операцій діловодства з одного конкретного питання.
Цей же термін використовують і на судові справи.
По закінченні календарного року до номенклатури справ складається звітний (підсумковий) запис про кількість заведених справ постійного та тимчасового (окремо) термінів зберігання.