Форма зразка відомості

відомість

про виконання документів,

поставлених на контроль

за період....................

Прізвище,	Всього		3 них		Причина
ім'я,	документів				невико-
побатькові		Виконано	Виконано з	Не	нання
		в строк	запізненням	виконано
1	2	3	4	5	5

Посада виконавця підпис розшифрування підпису

Дата

виводяться номери документів у призначений день для прове­дення по них контрольних операцій.

Ряд програм дають користувачу можливість вести календар-щоденник з допомо­гою ПК. Такий календар можна використовувати для проведен­ня контролю за виконанням документів. У відповідний день календаря заносяться номер документа, взятого на контроль, виконавець та його телефон, зміст доручення (якщо необхідно). ПК не тільки буде давати попередні нагадування, а й зможе у випадку необхідності передавати їх на комп'ютер виконавця.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки звіту, запису в контрольній картці про зняття до­кумента з контролю після його фактичного виконання і відпо­відної відмітки на самому документі "знято з контролю" та за­пису в журналі обліку документів, взятих на контроль).

Контрольні картки зберігаються у старшого референта або завідувача канцелярії.

Технічними засобами контролю, окрім того, є печатка (штамп) з написом "контроль", яка відтискається на відповідному документі.

Контроль виконання документів як частина діловодів для контроль виконання як функція управління в ряді фірм об’єднуються. Висока виконавська дисципліна і відповідальність працівників підприємства, єдність виконавців у досягненні поставленої мети ("єдність команди") та інші фактори, які впливають на результативність роботи, можуть сприяти виключно контролю за виконанням документів як функції.

11.5. Окремі операції по роботі з

документами (розмноження, копіювання, оформлення витягів)

В силу організаційних чи виробничих проблем часто виникає необхідність створення певної кількості примірників (екземплярів) одного документа. Створення необхідної кількості примірників відбувається за рахунок однієї з найпоширеніші операцій діловодного процесу - розмноження. Розмножують документи різними способами, але, звичайно, використовують при цьому певні технічні засоби.

Документи розмножують на механічній друкарській м-шинці, роблячи закладку з 3 - 5 аркушів, між якими проставляють копіювальний папір. На електричній друкарській машинці можна зробити закладку в 5 - 7 аркушів паперу.

Розмножують документи на ротаторі або ротапринті, а оскільки ці пристрої дещо громіздкі та проблемні в користуванні, то користуються нині ними все рідше. На зміну ротаторам та ротапринтам приходить універсальний пристрій сучасного покоління - ксерокс. Дуже зручний в користуванні принтер, який під'єднується до персонального комп'ютера і з заданою програмою робить відбитки певної кількості доку ментів. Розмножені документи майже нічим не відрізняються від оригіналу документа.

Створення копій - необхідна ланка роботи з документами.

Копія - відтворення інформації оригіналу документа, його зовнішніх ознак або їх частини. При цьому враховуються елементи оформлення, фізичний стан документа-оригіналу, розмір і а фактура матеріалу, з якого виготовлений документ. Копії бувають:

- прості (виготовлені рукописним або машинописним спо­собом);

- відтворені (фотографічні, факсимільні).

Факсимільні копії - найбільш точне відтворення оригіналу, вони враховується не тільки інформація, розмір, забарвлення, її й фактура документа.

Найголовнішою операцією копіювання є відтворення всіх реквізитів документа.

Відтворений засобами оперативного копіювання документ засвідчується підписом посадової особи, яка відповідає за зміст оригіналу.

Відмітка "копія" розташовується в правому верхньому ріжку першої сторінки примірника копії.

Копію документа завіряють, проставляючи нижче реквізи­ту "підпис" завірчий напис "вірно", назву посади працівника, який завірив копію, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату завірення і, якщо необхідно, проставляють відтиск печатки.

Наприклад:

Вірно. Старший бухгалтер (підпис) А.В. Іванченко

12.12.00

Копії документів завіряються керівниками підприємства або уповноваженими особами (згідно з наказом чи посадовою інструкцією).

При оформленні копії документа, який стосується прав і інтересів громадян, на документі, з якого знята копія, роблять відмітку, коли і кому вона видана, а на самій копії – відмітку про дату видачі і про те, що оригінал зберігається в даній організації. Форма і місце розмноження вказаної відмітки не рекомендуються.

Копія вихідного документа візується особами, які його сили, і особами, з якими документ узгоджується. В копію вноситься всі виправлення, зроблені під час підписання оригінал і Текст бланка не відтворюється, на його місці проставляю 11,< дата підписання і реєстраційний індекс оригіналу. Виконання підтверджує наявність підпису керівника на оригіналі шляхом оформлення на копії (відпуску) наступного напису:

О/п (оригінал підписаний)

Вірно: підпис виконавця.

Розмножені примірники документів, які не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, завіряються печаткою. На роз множеному примірнику вказується номер замовлення та тираж.

Копія документа видається і виробляється з дозволу керівника установи або відповідального службовця структурної п підрозділу.

Державні та громадські організації і підприємства видаю и. іншим підприємствам і організаціям та громадянам копії доку ментів, якщо вони необхідні для вирішення питань, які стосуються прав і законних інтересів громадян.

Якщо документи були виконані на бланках, то при виготовленні копії відтворюються реквізити бланків.

При вирішенні справ, які стосуються прийому громадян на роботу, навчання, задоволення їх трудових, житлових та інших потреб, при формуванні особових справ установа може виготовляти копії документів, які видані для інших установ і не обхідні для вирішення відповідних питань. Це - копії дипломі н, свідоцтв про народження, свідоцтв про освіту та ін.

Забороняється засвідчувати вірність копії паспорта (паспор­ти не копіюються!), посвідчення особи (депутатське, службове, військовий квиток) та інших документів, знімання копій з яких не дозволяється згідно з нормативними документами. Не дозволяється знімати копії з тих документів, на яких є відмітка про те, що ЇХ не можна копіювати. Не підлягають засвідченню копії документів, які мають нечіткий текст, підчистки, приписки та інші виправлення.

В такому ж порядку видаються виписки з документів, які стосуються прав і законних інтересів громадян.

Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтво­рення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.

Виписки (витяги), як правило, роблять зі службових доку­ментів: документів групи ОРД (наказів), колегіальних (акт, про­токол), документів з особового складу (трудова книжка) та ряду інших.

Виписки (витяги) технічно виконуються на друкарській ма­шинці або на персональному комп'ютері. Дуже рідко, тільки в окремих випадках, витяги оформляються рукописним способом.

У витягах повинні бути вказані реквізити самого документа:

- автор документа;

- назва документа;

- порядковий номер;

- дата документа;

- заголовок до тексту (виписка з ...);

- текст (власне, частина його - тільки та, в якій є потреба);

- підписи (посада службової особи або осіб, які відпові­дальні за документ, але без їх власноручного автографа);

- підпис службової особи, яка оформила витяг з докумен­та;

- напис "вірно" - після реквізиту "підпис";

- дата засвідчення виписки;

- відтиск печатки (для вихідних документів).

В окремих журналах після оформлення виписки робиться відповідний запис про видачу (особі) або відправлення витягу (іншій організації).