Розділ 11 організація документообігу

11.1. Поняття про документообіг. Принципи організації

В кожній організації відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більший обсяг до і ментів, опрацьованих за календарний робочий рік, тим більші і складнішим є процес їх руху - документообігу.

Документообігом називається рух документів в організації з часу їх появи до завершення роботи з ними. Тобто документообіг складається з двох основних фаз - створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший, документ .

Перша фаза - створення, складається з двох етапів:

- одержання документів організацією зі сторони (згідно з класифікацією це - вхідні документи);

- створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).

Друга фаза - завершення роботи з документами, складається з трьох етапів:

- відправлення створених документів (вихідні);

- здавання відпрацьованих документів на зберігання І архів;

- знищення непотрібних документів.

Таким чином, документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами і обробки.

Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечуємо, ся дотриманням основних принципів:

- прямоточність (створений або одержаний документ пови­нен мати конкретну адресу, тобто призначатися для пев­ної мети або службової особи, яка працюватиме з даним документом);

- пропорційність (передбачає приблизно однакове доку-ментаційне навантаження на певні структури діловодно­го процесу, в функції яких входять створення, вивчення, ознайомлення, технічна обробка та ін.); паралельність (застосовується в значенні одночасної фун­кціональної роботи над одним документом кількох діло­водних підрозділів);

- ритмічність (забезпечується робота з документами всіх діловодних структур в єдиному робочому ритмі);

- безперервність (відсутність тривалих пауз - "простоїв" під час роботи з документами);

- спеціалізація (та чи інша діловодна структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначен­ням відповідають специфіці її діяльності. Наприклад: відділ кадрів займається документами, які відображають трудову діяльність);

- одноразовість (документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз).

Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відображення в реєстраційних журналах або реєстраційних картках.

При необхідності і з точки зору оперативного контролю за місцем перебування документа на певний момент можна вико­ристовувати оперативний телефонний зв'язок між окремими структурами.

Загальний рух документів в діловодних службах організації можна зобразити у вигляді таблиці:

Експе-	Канце-	Контр.	Керів-	Секретар	Керівник	Вико-
диція	лярія	служ./	ник	структури.	структури.	навці
		референт		підрозділу	підрозділу

Всі діловодні ведення та служби, які обробляють документи, працюють згідно з Інструкцією з організації діловодного процесу в закладі або Положенням про служби діловоді | (див. Розділ 1).

В той же час організація роботи з документами - це створення оптимальних умов в тих чи інших службах для всі документів, які проходять через них.

Організація роботи з документами (створення, вивчення, передача для опрацювання, контроль, зберігання, подалі, використання та ін.) називається діловодством. Діловодів складається з двох основних процесів: документування організації безпосередньої роботи з документами.

Документування передбачає:

Документування

Операції документування

1. Складання проекту документа.

2. Погодження проекту документа.

3. Перевірка правильності оформлення (редагування).

4. Створення чистового зразка.

5. Підписання.

6. Реєстрація.

Організація роботи з документами включає:

Організація роботи з документами

Операції діловодства

1. Розгляд документа керівником.

2. Виконання документа.

3. Контроль за виконанням документа

4. Формування справ.

5. Поточне зберігання і використання

6. Передача на архівне зберігання.

7. Знищення документа.

При цьому в діловодстві окремо розрізняють документальний потік, документальний масив, документальні ресурси та и і] су ментальний фонд.

Документальний потік (ДП) - організована кількість доку­ментів (первинних та вторинних), функціонуючих (створюва­них, поширюваних і використовуваних) у діловодному середовищі. Документальний потік визначається кількістю документів, які знаходяться в русі, динаміці. Документальний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю докумен­тальних видань у закладі.

Документальний масив (ДМ) - визначена незмінна в часі і кість документів. Документальний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів.

Документальні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована Кількість документів, які слугують засобом чи об'єктом докумен­тообігу або поповненням документального фонду.

Документальний фонд (ДФ) - сукупність документів, зо­середжених у закладі, в тому числі функціонуючих в даний момент та тих, які знаходяться на зберіганні.

У більшості випадків види оперативної роботи з докумен­та и тісно пов'язані між собою і є тими проміжними ланками, на яких перебувають документи між двома фазами (створен­ня та завершення) в процесі документообігу. Проміжні ланки у своїй сукупності та чіткій послідовності не є обов'язковими для всього потоку документів - вхідних, вихідних та внутрішніх.

11.2. Механізми проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

У закладах, де організована діяльність канцелярії 1 -2-ї категорій, вхідні та вихідні документи проходять різні ета­пи обробки.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК

ВИКОНАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

№ з/п	Назва операції		Зміст операції
1.	Приймання документів		Приймаються канцелярією або секретарем.
2.	Первинна обробка		2. Перевірка правильності надходження (звірка вмісту за адресок» їм конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.
			3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряю 11, наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою "особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою "особисто" знаходиться службовий документ, їй після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації.
			4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли: дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля; адресу відправника можна встановити тільки по конверту; конверти зі службовими помітками ("таємно", "рекомендований", "з по­відомленням про вручення" тощо); документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка "особисто".
			5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.
			6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в момент реєстрації.
3.	Попередній розгляд		7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєстру­ються, та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєструються документи, помічені "особисто" і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.
			8. Реєстрація документів (простав­лення індексу).
			9. Передача документів, в залеж­ності від важливості інформації, керівнику установи або керівникам структурних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються безпо­середньо їм в руки. Керівнику направляється доку­ментація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження
4.		Розгляд документів керівником або керівниками		10. Секретар особисто доповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду
		структурних підрозділів		документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді)
				11. Результати розгляду документіи керівником відображаються в резолюції.
				12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами).
				13. Передача документів виконавцю.
5.		Робота виконавця з документами		14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно зі своїми
				службовими функціями, інструкціями з діловодства.
				15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу.

Головними критеріями для подання документів у струк турні підрозділи або керівнику закладу вважаються: графіки креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (циркулярні листи та ін.).

При оцінці важливості документа враховуються:

1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).

2. Складність і новизна питання (питань), проблеми.

3. Авторство (становище службової особи).

4. Терміновість виконання.

5. Вид документа та його призначення.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ

ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

№ і/н	Назва операції	Зміст операції
І.	Складання проекту документа	Проект документа складає виконавець
2	Оформлення документа	Рукописний варіант коректується і віддруковується
3.	Погодження документа	Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документ-та. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни та доповнення.
4.	Перевірка правильності оформлення	При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики.
5.	Підписання	Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець
6.	Реєстрація документа	Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря
7.	Відправлення документа	Відправлення включає в себе етапи: - перевірку правильності оформлення, наявності додатків; - повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання; - сортування за адресами і видами техніки відправлень; - фальцювання (складання) документа і вкладання його в конверт; - заклеювання конверта; - визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою. Документи, передані в канцелярію на оброб­ку, повинні бути відправлені в день передачі.

Особлива робота з документами в процесі документові вхідних та вихідних документів здійснюється на двох етапах

- розгляд керівником;

- виконання документа.

Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідного документа або в день створення проекту вихідного документа. Керівникам рекомендується не затримувати документи п розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терміну розгляду документ розмножують (копіюють). Результат розгляду документів керівником знаходять відображення в резолюціях.

Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання та ознайомлення до підготування відповіді. З моменту отримання документа і до завершення; роботи з ним документ знаходиться в робочій папці.

Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК

ВИКОНАННЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

№ з/п		Назва операції	Зміст операції
1.		Створення	Вказівка на створення документа.
		документа
			Проект документа складає виконавець.
			Розгляд документа.
			Доопрацювання (редагування та внесення коректив)
2.		Оформлення документа вимогами.	Документ оформляється та друкується у відповідності з встановленими вимогами
3.	Погодження		Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація.
4.	Розмноження документа		Створення відповідної кількості копій.
5.	Виконання документа		В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням.
6.	Зберігання документа		Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів.

Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося, називається документальним масивом, або обся­гом документів організації за визначений період часу.

Обсяг документів організації в установах 1-2-ї категорій підра­ховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.

Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отри­мання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.

Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження.

Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.

Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник - кількість копій.

Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості м них про обсяг документа.

11. 3. Реєстрація, індексація та систематизація документів

Реєстрація документів - це запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодної | індексу, а також дати реєстрації.

Метою реєстрації є зазначення обліку, контролю та пошук документів.

Основним принципом реєстрації є разовість. Кожен доку мент повинен реєструватися в даній установі тільки один раз Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні і внутрішні - в день підписання.

Реєстрація документів проводиться централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах 1-2 -ї категорій, в територіально відокремлених структурних підрозділах, а також в не обхідних випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які надхо­дять з вищестоящих інстанцій або направляються на їх адресу. Найважливіші внутрішні документи (накази з основної діяльності, з особового складу, протоколи, доповідні записки та ін.), а також пропозиції, заяви та скарги громадян реє­струються обов'язково.

В кожній організації є перелік документів, які не підлягають реєстрації. Цей список затверджується керівником установи.

Для реєстрації документів у закладі використовується єдина реєстраційна картка типового зразка або журнал реєстрації.

Практика показує, що реєстраційні журнали зручніші для використання, оскільки всі дані про документи в них пода­ються в певній хронологічній послідовності. До того ж реє­страційні картки можуть губитися і перекладатися в процесі роботи з ними.

В реєстраційний журнал або реєстраційну картку запису­ються назва документа, дата його одержання (створення), інко­ли час реєстрації і вихідний номер документа.

В деяких організаціях, де документообіг становить великий документальний масив, реєстраційний журнал заводиться ок­ремо для вихідних, вхідних та внутрішніх документів.

Форма журналу реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа (вхідний номер)	Кореспондент, дата та індекс документа, що надійшов	Короткий зміст	Резолюція чи кому направлено документ	Позначка про виконання
1	2	3	4	5

Записи в журналі робляться тільки чорнилом (не олівцем), розбірливим та чітким почерком.

Форма журналу реєстрації вихідних документів

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про виконання
1	2	3	4

Форма журналу реєстрації внутрішніх документів

Дата та індекс документа	Хто підписав	Короткий зміст	Відмітка про виконання
1	2	3	4

Реєстраційно-контрольні картки можуть мати різну форму в залежності від потреб організації щодо обліку документі н я її специфіки.

Більшу частину документів реєструють у канцелярії, арені ту - згідно зі специфічним призначенням самих документів у підрозділах:

- відділі кадрів;

- бухгалтерії;

- юридичному відділі;

- плановому та ін.

Службові листи реєструють за принципом: "запит -відповідь".

У державних організаціях при реєстрації документів використовують класифікатор документів.

При цьому слід пам'ятати, що бухгалтерські, статистичні документи не реєструються. Не реєструються також вітальні листи, проспекти, каталоги, порядок денний, оголошення, заявки, повідомлення, особиста кореспонденція.

Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів або, іна­кше кажучи, індексація - це проставлення при реєстрації до­кумента порядкового номера, який вказує на місце виконання та зберігання документа.

Місце проставлення індекса визначається за ГОСТ 6.38-90.

Правила індексації:

- умовні позначки мають вигляд арабських чисел у певній комбінації;

- розташування складових частин індекса повинно бути постійним;

- система індексів повинна залишатися незмінною;

- документ отримує тільки один індекс.

Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ закладу.

Реєстраційний індекс складається з:

- індексу справи по номенклатурі;

- власного порядкового номера самого документа.

Наприклад: наказ № 05-12, де 05 - порядковий номер доку­мента, а 12 - номер за номенклатурою структурного підрозділу.

Реєстраційний індекс може мати і більш складний набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскіль­ки до вихідного може додаватися номер вхідного документа.

Наприклад: (для вихідного листа) № 08-12/345, де 08 - по­рядковий номер документа, 12 - структурний підрозділ, а 345 - номер його по номенклатурі.

У процесі діловодства важливою умовою чіткої роботи до­кументообігу є систематизація документів закладу.

Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів.

Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групують за ознаками:

- алфавітна (в порядку зростання від "А" до "Я". Наприк­лад: анкети, акти, акредитиви та ін.);

- географічна (за географічними пунктами: держана, область, місто, район та ін.);

- предметно-питальна (принцип "запит-відповідь");

- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа)

- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);

- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання

- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази протоколи та ін.).

Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознак! яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці и діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт облікування доку ментів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше їй практикується в комерційних організаціях.

11.4. Контроль за виконанням документів та його термінами

Контроль за виконанням документів і прийняття рішень невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина діловодного процесу

Основна мета контролю - забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отри­мання оперативної інформації.

Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій:

- першу групу контрольних операцій виконують самі кері­вники всіх рангів;

- другу - діловодні служби закладу.

Основні завдання контрольної служби - контроль за терм­інами виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів і вказівок керівництва; вироблення пропозицій щодо прискорення і вдосконалення документообігу; зміцнення виконавсь­кої дисципліни.

Важливою вимогою ефективності контролю є його центра­лізація. Контрольні операції вимагають зосередження інфор­мації в одному структурному підрозділі або в одного виконав­ця. Контрольні операції повинні бути викладені в інструкції з діловодства, обов'язки, права та відповідальність осіб, пов'яза­них з контрольною діяльністю, - в посадових інструкціях.

Інформація про результати контролю повинна надходити до тих керівників, які встановили необхідність контролю документів і терміни їх виконання. Цю вимогу необхідно виконувати неза­лежно від місця контрольної інстанції у структурі закладу.

Підвищення ефективності контролю виконавської дисцип­ліни сприяє чіткому розподілу праці в апараті. Правильно скла­дені положення про підрозділи, посадові інструкції забезпечу­ють визначення відповідного виконавця, чіткі й однозначні формулювання рішень, які фіксуються у термінах виконання, встановлених у закладі.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені тер­міни виконання, виконавці, завдання.

Обов'язковому контролю підлягають: закони України, поста­нови Верховної Ради України, укази та розпорядження Прези­дента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, листи народних депутатів України та депутатів облас­них рад, подання та протести прокуратури.

Дії з контролю включають:

- поставлення документа на контроль;

- своєчасне направлення документа виконавцю (вико­навцям);

- перевірка та регулювання ходу виконання;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;

- інформування вищих інстанцій (керівника);

- підготовку матеріалів для зняття документа з контролю. Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначенібезпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями).

Терміни виконання вимірюються календарними днями :і чи надходження документа, його підписання чи затвердження Терміни діють згідно зі встановленими нормами і бувають:

- типові (передбачені);

- індивідуальні (встановлюються керівництвом закладу)

Окрім того, за класифікацією сучасних документів термін за характером виконання бувають:

- дуже термінові;

- термінові;

- безстрокові.

Як правило, максимальний строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів (один місяці.) і окремих випадках виконання документів може здійснювати, з відхиленням в межах 10 днів (однієї декади).

Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складних за характером виконання.

Терміни виконання документів можуть бути продовжені якщо виконавець з об'єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. У такому випадку він зобов'язаний в день одержання документа або не пізніше як за 3 - 5 днів до закінчення терміну звернутися усно (письмово) з обґрунтованим ними пропозиціями про продовження строків до керівник,! який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним.

У більшості випадків для повного інформування контрольованих документів використовують обліковий документ відомість з виконання документів, взятих на контроль.

Технічними засобами контролю за виконанням документі и вважаються контрольні картки та заведення службового фаліала "контроль" у персональному комп'ютері. Пошук документі н на ПЕОМ може здійснюватися послідовним переглядом жур­налу чи різних "ключів" (автор, кореспондент, виконавець, дата та ін.).

Для контрольованих документів на персональному комп'ю­тері можна використовувати постійний облік - у заданому ре­жимі встановлюються проміжні строки виконання і на монітор