Розділ 2 документ з найдавніших часі в до наш их днів

2.1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.

За тлумаченням "Оксфордського словника" "документ" - це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В пере­кладі з латинської мови "документ" - це доказ (інформаційний доказ), підтвердження якогось факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Інакше кажучи, документ - це те, що вчить (повчальний приклад). Вперше в цьому значенні слово "доку­мент" використали Цезар та Ціцерон. Пізніше поняття, пов'я­зане з документом, набуло юридичного значення і стало озна­чати "письмовий доказ", "доказ, взятий з книг". У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середнь­овіччя до XIX ст. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміна бельгійсь­ким вченим, основоположником документації - науки про су­купність документів у галузі практичної діяльності - Полем Отле (1868 - 1944). Його основна праця, присвячена вивчен­ню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається "Трактат про документацію". Оче­видно, що документ виник майже одночасно з появою писем­ності у тих чи інших народів світу. Потреба у ньому з'явилася з причин суспільно-історичних. З розпадом родового ладу і зародженням державності постала необхідність у фіксації на певних видах матеріалів географічних, побутових, соціальних, культурно-релігійних відомостей, що. не тільки могли слугува­ти людям щодень, а й мали виховне та освітнє значення.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, тех­нікою та матеріалом виготовлення.

Важко сказати сьогодні, який відомий науковцям документ найдавніший. Найдавніші цивілізації Вавилону та Єгипту, а пізніше Стародавнього Китаю та Індії (Мохен-джо Даро та Хараппа) створювали документи різноманітного характеру, змісту та призначення ще в кінці IV тис. до н.е.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, істо­рію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн па­лацу царя Ашурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько ЗО тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних сто­сунків населення Шумеру та Вавилону. Державам, що виник­ли колись на берегах рік Тигру та Євфрату, було призначено стати колискою найдавніших в історії людства знань в різних галузях життя. Глиняні документи розповіли, що мудрі матема­тики Вавилону знали не тільки чотири арифметичні дії, а й легко вираховували відсотки, вимірювали площу різних геомет­ричних фігур, підводили до квадратного ступеня і виводили його. Наш семиденний тиждень теж був систематизований ста­родавніми вавилонцями. їм же належить і слава першодрукарів. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилав­ся за призначенням. Особливо це стосувалося царських указів, які розсилалися на місця намісникам. У великих хра­мових та царських господарствах Шумеру і Вавилону працю­вали десятки обліковців і чиновників, що фіксували з ре­тельною точністю кількість робочої сили, продукції; навіть вираховували відпрацьовані трудодні. Шумерські і вави­лонські писарі складали для навчальної мети списки рос­лин, тварин та мінералів і робили спроби їх систематизації. В III тис. до н.е. (за 2 000 тис. р. до Катона) був створений перший трактат з агрономії. Відомі також клинописні доку­менти з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому ж Єгипті інформацію записували на пап­ірусі. На болотяних берегах ріки Ніл росли великі зарості, подібно до осоки, чагарника - папірусу. З високих (до 3 метрів) стебел видаляли тверду оболонку, а серцевину розрізали на тонкі пасочки, які підганяли впритул один до одного і розкла­дали на довгому змоченому водою столі. Потім накладали дру­гий шар, але вже впоперек першого, притискали зверху важким вантажем. Виділявся сік, який склеював прошарки між собою, утворюючи щільний суцільний лист. А далі вже одержаний лист підрізали, надаючи йому певної форми та розміру, і після вису­шування на ньому можна було писати. Перегинати папірус не можна було - він міг зламатися. Тому листи папірусу згорта­ли. Аналогічно, як і в Стародавньому Вавилоні та Шумері, єгип­тяни записували на папірусі всю можливу інформацію, всі відо­мості, що були напрацьовані протягом багатотисячолітньої історії цього давнього народу: релігія, математика, історія, медицина, культура, система землевпорядкування, державні закони та ряд вимог і положень для різних прошарків населення. Про­аналізувавши велику кількість папірусних згортків Стародавнь­ого Єгипту, історики були вражені. Найбільший відсоток інфор­мації становило державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату - фараонів усіх династій. Але папірус як вид матеріалу, на яко­му виготовлялися документи, був суто регіональний, оскільки залежав від природної сировини, що росла тільки на території цієї держави. Правда, частково папірус становив незначну час­тину експорту в сусідні держави, але продавався дуже дорого.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Назва походить від міста Пергама (на півострові Мала Азія). Перга­мент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запи­су інформації вперше стали використовувати у II ст. до н.е. Це був дорогий матеріал: для виготовлення двох листів треба було зарізати теля чи свиню. Щоб особливо важливі документи, виготовлені на пергаменті, не пропадали, їх прикріпляли лан­цюгами до полиць у бібліотеках і навіть у власних будинках.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Ки­тайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього ма­теріалу в суворому секреті, як, зрештою, і всі свої винаходи (порох, порцеляну). На той час тільки особливо важливі до­кументи фіксувалися на папері. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході (Індія, Китай, Японія) були тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини, в залежності від призначення тексту. Але зі збільшенням виробництва па­перу шовк витіснявся. Поступово і Європа в ранньому серед­ньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виго­товлення документів.

Народи Півночі і Північного Сходу використовували для запису інформації дещо специфічний матеріал - кістку: моржову або оленячу.

Такий же матеріал, правда в незначній кількості, застосову­вали і давні народи деяких поселень Північної Африки. Тільки тут матеріалом уже слугувала слонова кістка або бамбукові до­щечки чи пальмове листя.

Особливо цікаві для науковців нерозшифровані письмена - історичні документи деяких народів Північної, Центральної та Південної Америки (відомих цивілізацій інків, майя та ін.), за­фіксовані на природних мінералах: кварці, агаті, обсидіані і, зви­чайно, на металевих пластинках. Вироби із срібла і золота не тільки цінні як дорогоцінний метал, а й є невичерпним джере­лом наукового інтересу до стародавніх написів-малюнків (піктограм та ідеограм).

Довгий час для щоденного використання в Стародавній Греції і Стародавньому Римі успішно застосовувалися воскові таблич­ки, по яких писали стилосами, а пізніше - грифельні дошки, що було особливо зручно для коректування написаного.

Що стосується східних та південних слов'ян, з великою віро­гідністю можна сказати, що найпопулярнішим матеріалом для писемності була береста. Березову кору дуже обережно і ста­ранно обдирали, просочували її розчином і висушували. Такий берестяний лист можна було використовувати кілька разів, стираючи раніше написане. Писали загостреним металевим або кістяним патичком - писалом. Кілька сотень таких берестяних листів було знайдено археологами під час розкопок стародав­нього Новгорода, Києва. Це грошові документи, ділові та осо­бисті листи, прохання до урядовців, накази та розпорядження володарів.

І, звичайно, найпоширенішим (практично у всіх народів світу) матеріалом для виготовлення документів був природний камінь: мармур, піщаник або вапняк, в залежності від місцевості і глибини залягання його від поверхні. На ньому вирізалася, вибивалася найважливіша інформація - призначена для дов­готривалого зберігання, інакше кажучи, на віки.

З удосконаленням виробництва і розповсюдженням по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури папір використовувався і поде­куди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострі­чок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою - перфоратора. Перфоровані документи поділяють на карткові (перфокарти та апертурні карти) і стрічкові (перфост­річки). Перфокарти застосовуються, в основному, для введен­ня та виведення даних в ЕОМ, а також як основний носій запису в перфораційних обчислювальних комплексах. Існує ве­лика кількість різновидів перфокарт, які відрізняються за фор­мою, розмірами, обсягом інформації, формою та розташуванням отворів. Перфокарти найчастіше виготовляють на щільному картоні товщиною 0,18 мм у вигляді прямокутника зі сторона­ми 187,4 і 82,5 мм. Для зручності верхній край карти зрізають. На одній перфокарті можна записати до 80 знаків (приблизно 10 - 15 слів). Отвори мають у діаметрі до 3 мм. На такій картці дуже зручно розташовувати інформацію у вигляді анотації. Перфострічка - документальний носій на щільному папері шириною 17,5; 20,5 та 25,4 мм і товщиною до 0,1 мм. Перфост­річку можна використовувати при прийомі та передачі даних на телетайп, в обчислювальних машинах та на дешифраторах.

У сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка. Особливо важ­лива вона в тих випадках, коли необхідно створити так званий недоторканний запас - банк даних малого формату, призначе­ний для тривалого зберігання.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготов­лення документів є комп'ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування - у використанні природних та синтетичних мінералів, в першу чергу кварцу.

Отож, підсумовуючи вищесказане, можна зробити висновок, що матеріали для виготовлення документів становлять різно­манітний арсенал засобів:

- папір (в минулому - папірус);

- дерево (таблички та берестяні грамоти);

- тканини (найчастіше шовк);

- кістка (моржова, оленяча, слонова);

- метали (золото, срібло, мідь);

- пергамент;

- фотоплівка і кіноплівка, перфокарта і перфострічка;

- магнітна стрічка;

- природні і синтетичні мінерали;

- камінь природний та камінь штучний (глина);

- дискета.

Подекуди зустрічаються в діловодстві платівкові документи, які створені на пластмасовій основі (грамплатівки та диски).

Найбільшої популярності в сучасних умовах набуває дис­ковий документ - носій інформації у вигляді диска, тобто скру­чений у спіраль послідовний ряд знаків (пластинка, дискета, компакт-диск, відеодиск).

Входять у практику діловодства і документи-голограми. Голограма (з грец.) - документ, який містить зображення, за­пис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Чим більший об'єм голограми (товщина світлочут­ливості плівки), тим краще відтворюються її властивості. Голог­рафічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах. Голографічний документ досить місткий. Тільки на одному квадратному сантиметрі поверхні плівки можна розта­шувати 100 млн. біт інформації. Голограма дуже вигідна для створення запасу банку даних на невеликих площах. Найближ­чим часом можна буде застосовувати апаратуру для голографіч­ної мініатюризації документів з кратністю зменшення до 200 од. Гограма - майбутнє документального архіву.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного при­значення.