Зразок титульного аркуша особової справи

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "ЯТРАНЬ"

ВІДДІЛ КАДРІВ

ОСОБОВА СПРАВА

№45

Яременка степана гнатовича

Внутрішній опис документів розміщується на обклади пін особової справи і містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, заголовки та дати. Листи особової справі) нумеруються окремо.

Внутрішній опис справи підписується її укладачем з вказівкою посади та розшифрування підпису і дати складання.

Форма внутрішнього опису справи

ВНУТРІШНІЙ опис

00.00.00

Документів справи №00

№ п/п

Індекс документів

Дата документів

Заголовок документів

№№ листів справи

Примітка

Всього___________________________________________________________ документів

цифрами і прописом

Посада підпис розшифрування підпису

6.4. Облік чисельності працівників та їх робочого часу

Основним документом з обліку персоналу підприємства є особова картка (листок), яка заводиться на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну або тимчасову роботу.

Всі записи в ній робляться на основі документів, поданих працівником. Особовий листок з обліку кадрів має трафаретну форму напівтабличного типу, виготовлену друкарським спосо­бом. Це - аркуш формату А-3 з нанесеною на обох сторонах стандартною інформацією. Аркуш перегинається посередині і має після цього вигляд двох аркушів формату А-4. На першо­му аркуші вказуються загальні дані:

1. Прізвище, ім'я, по батькові.

2. Рік, число і місяць народження.

3. Місце народження.

4. Освіта (вказується назва навчального закладу та його місце знаходження, рік вступу та закінчення, спец­іальність).

5. Володіння іноземними мовами.

6. Вчений ступінь.

7. Наукові праці та винаходи.

На другому аркуші (звороті) вказуються:

8. Виконувана робота з початку трудової діяльності (вклю­чаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчаль­них закладах, військову службу, роботу за сумісництвом).

На третій сторінці позначаються:

9. Перебування за кордоном.

10. Участь у центральних, крайових, обласних, окружних, міських, районних та інших виборних органах.

На четвертій сторінці позначаються:

11. Урядові нагороди.

12. Відношення до військового обов'язку і військове звання.

13. Сімейний стан на час заповнення особового листка.

14. Домашня адреса.

15. Паспортні дані (серія.....№........, виданий......, дата видачі...).

16. Закордонний паспорт (серія ....№..., виданий..., дата ви­дачі...).

Нижче проставляється дата заповнення листка і власноруч­ний підпис.

На першій сторінці в правому верхньому ріжку в рамці на­клеюється фотографія розміром 3x4 мм.

Особові картки обліку (листки) заповнюються машинопис­ним або рукописним способом в одному примірнику. Всі запи­си робляться без скорочень. Особова картка (листок) обліку зберігається в сейфі і є документом суворої звітності.

Картки (листки) звільнених співробітників формують в са­мостійну справу за алфавітним принципом (за трьома перши­ми буквами прізвища). Перед здачею справи в архів всі особові листки повинні бути пронумеровані, а всередину вкладений (наклеєний) внутрішній опис. Документи особової справи зберігаються до 75 років.

Посадовий та чисельний склад працівників підприємства (організації) з вказівкою на кількісний фонд заробітної плани закріплюється у штатному розписі.

Штатний розпис складається на бланку підприємства або на аркуші паперу формату А-4 чи А-3 - в залежності від чисельності працюючих.

Штатний розпис для державних підприємств розробляється міністерствами та відомствами і відсилається на місця. У готові трафаретні штатні розписи можуть бути внесені зміни в залежності від внутрішніх потреб, але вони обов'язково узгоджуються з вищими інстанціями. В комерційних організаціях штатні розписі розробляються за необхідністю, згідно з реальними потребами.

Штатний розпис підписується керівником або заступники керівника підприємства, погоджується з головним бухгалтери і затверджується вищою посадовою особою керівництва, при цьому в грифі затвердження вказується загальна штатна чисельність персоналу і місячний фонд заробітної плати.

Штатний розпис в державних організаціях складається, я правило, на один календарний рік

Штатний розпис в організаціях різних форм власності, окрім державної, може бути складений на певні терміни (квартал, півроку, рік). Це пояснюється нестабільністю функціонування деяк підприємств та, особливо, їх фінансовою спроможністю.

Штатний розпис не тільки дає змогу слідкувати за необхідною кількістю персоналу, а й подає картину витрат організації на оплату праці.

В штатному розписі можна простежити зростання потре організації в певній кількості працівників на певних посадах Штатний розпис є гнучким інструментом для оперативної роботи керівництва з регулювання кадрового набору.

Протягом зазначеного періоду дії штатного розпису можуть виникнути потреби в зміні чисельності персоналу або окладів

Якщо в штатний розпис вносяться зміни, то стосовно цього видається наказ керівника.

Для постійного контролю за трудовою дисципліною працівників закладу використовують: "Журнал контролю виходу пра­цівників на роботу" та "Журнал відсутності працівників про­тягом робочого дня". Ці документи дають змогу простежувати динаміку робочого процесу протягом всіх робочих днів. Журнали контролю знаходяться в приймальній керівника або без посередньо в структурному підрозділі.

Журнали заводяться на певний період, як правило, на один календарний рік. Такі документи повинні мати титульний ар куш та відповідну кількість сторінок, які б сумарно відповідали кількості контрольованих робочих днів.

Журнали мають табличну форму різного формату і запов­нюються від руки в кожній колонці (графі). В деяких випадках за журналами контролю складаються документи, за якими бухгалтерія нараховує заробітну платню.

Табелі обліку робочого часу практикуються керівництвом для тих працівників, в яких робочий час чітко нормований.

Табелі обліку робочого часу мають трафаретну форму таблиць різного формату (А-5, А-4, А-3), виготовлених друкарським способом, і охоплюють місячний період роботи.

В табелях обліку позначаються такі дані: табельний номер, Прізвище та ініціали працівника, розряд, посада, числа місяця, і ні явок, неявки, недопрацьовані години, відпрацьовані годи­ни і загальна кількість людино-днів.

Позначки здійснюються за допомогою простих кодів - по­чаткових літер певних слів, які означають конкретний стан, наприклад:

"В" - позначаються вихідні дні, "К" - службові відряджен­ня, "О" - чергові та додаткові відпустки, "П" - прогули та ін. В кожній клітинці робочого дня проставляється кількість годин арабськими числами (5, 8). Всі умовні позначки з роз'ясненням щодо заповнення табелів друкуються на трафаретах документа як додаток на звороті або в нижньому полі.

Табелі обліку робочого часу - усталені стандартизовані форми документів.

Заповнений табель на кожну штатну одиницю після підпи­су керівника (начальника структурного підрозділу) подається в бухгалтерію. На основі цього документа здійснюється нарахування заробітної платні.

6.5. Трудова книжка. Правила її ведення та заповнення

Трудова книжка є основним документом установленого зразка про трудову діяльність працівника, в якому фіксуються стаж його роботи, нагороди та заохочення.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників, які пропра­цювали понад 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових

При прийнятті на роботу всі працівники зобов'язані пода­ти у відділ кадрів трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Прийняття на роботу без трудової книжки забо­роняється, окрім тих, хто працює за сумісництвом.

На осіб, які тільки розпочинають свою трудову діяльність, трудову книжку заводять безпосередньо, про що робиться за­пис в журналі реєстрації видачі трудових книжок.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться в присут­ності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

Порядок видачі та заповнення трудових книжок здійснюєть­ся на основі "Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях" (відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301 "Про трудові книжки України").

В трудову книжку вносяться:

- відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;

- відомості про роботу, прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення;

- відомості про заохочення та нагороди (присвоєння звань, заохочення за успіхи в трудовій діяльності та ін.);

- відомості про відкриття, на які видані дипломи згідно з чинним законодавством України.

Стягнення в трудовій книжці не фіксуються. При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється титульний аркуш.

ТРУДОВА КНИЖКА

№

Прізвище _____________________________________________________________________

Ім'я __________________________________________________________________________

По батькові ___________________________________________________________________

Дата народження ______________________________________________________________

Освіта _______________________________________________________________________

Професія, спеціальність_________________________________________________________

Дата заповнення_______________________________________________________________

Підпис власника книжки________________________________________________________

Підпис особи, відповідальної за

видачу трудових книжок

М.П. _________________________

На розгортці трудової книжки фіксуються всі дані (розбірливо) по кожній графі.

Запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на основі наказу працівника, де працівник прийнятий на роботу за сумісництвом.

У такому самому порядку проводиться і запис про звільненій з цієї роботи.

ЗаПИСИ Про ПРИЧИНИ ЗВІЛЬНеННЯ ПОВИННІ ПРОВОДИТИся в трудовій книжці в повній відповідності з формулюваннями діючого законодавства з посиланнями на відповідну статтю, пункт закону.

При розриванні трудової угоди (контракту) з ініціатив працівника та з причин, за якими законодавство надає пенні пільги та переваги, запис про звільнення вноситься в трудові книжку з зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнений ■ власним бажанням...".

Днем звільнення вважається останній день роботи. Наприклад, трудовий контракт з робітником припиняється в зв'яли зі скороченням кадрів.

При переведенні на інше підприємство за розпорядженням вищих інстанцій за згодою керівників цих підприємств робиться відповідний запис - про переведення.

В тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сто­рінки відповідних розділів, трудова книжка поповнюється до датком (вкладкою).

Вкладка (додаток) підшивається в трудову книжку, заповнюється та ведеться адміністрацією підприємства в тому ж по рядку, що і трудова книжка.

Вкладка (додаток) без трудової книжки не дійсна!

Про видану вкладку на титульному листі трудової книжки зверху робиться відтиск штампу з написом "Видана вкладка" І вказується серія та номер вкладки.

У випадку необхідності адміністрація підприємства видана працівникам на їх прохання завірені виписки відомостей про роботу з трудової книжки.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагород­ження та заохочення, внесені в трудову книжку за час його роботи на підприємстві, завіряються підписом керівника чи відповідної уповноваженої на це особи, а також відтиском печатки підприємства чи печатки відділу кадрів.

Адміністрація зобов'язана видати працівникові трудову книжку в день звільнення з записом про звільнення.

Особи, які з різних причин втратили трудову книжку (вкладку до неї), зобов'язані негайно повідомити про це адміністрацію останнього місця роботи. Не пізніше як через 15 днів після подачі заяви про втрату адміністрація зобов'язана вида­ні працівникові трудову книжку чи вкладку до неї з написом " ДУБЛІКАТ" в правому верхньому ріжку титульного аркуша.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж роботи, підтверджений інши­ми документами (довідками, витягами з наказів, особистими картками чи листів обліку, відомостями на видачу заробітної платні, що підтверджують трудовий стаж), записується в установленому порядку.

За одержання дубліката особа вносить відповідну плату.

Видача трудових книжок повинна обліковуватися в устале­ному порядку. Для цього ведуться приходо-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них, книги з обліку руху трудових книжок та вкладок до них. При отриманні і р удової книжки на руки її власник розписується в книзі об­міну у відповідній графі.

Претензійні питання з ведення трудових книжок вирішу­ються у відповідності з чинним законодавством.