6.3. Комплект документів з кадрової діяльності

До комплекту документів, які відображають кадрову діяльність закладу на кожного окремо взятого працівника, входять:

- заяви по прийняттю, звільненню, переведенню та ін.;

- резюме;

- контракти (трудові угоди, договори);

- автобіографії;

- характеристики (рекомендації);

- накази;

- довідки;

- витяги з наказів та трудових книжок;

- особистий листок по обліку кадрів;

- трудова книжка.

У деяких організаціях, найчастіше в спільних підприємствах або інофірмах, необхідним документом, який входить в особо­ву справу, є резюме.

Резюме - документ, що містить короткі відомості біографіч­ного характеру, які подаються працівником при працевлаштуванні.

Резюме містить: назву виду документа; прізвище та ініціали, посаду і поштову адресу претендента, телефон; текст і влас­норучний підпис.

Текст резюме складається з таких розділів:

- персональні дані;

- мета працевлаштування (яку роботу чи посаду бажає от­римати претендент);

- освіта (перелік у зворотному хронологічному порядку, починаючи з останнього місця навчання);

- досвід роботи (короткий опис характеру роботи з вказів­кою посад, які раніше обіймалися претендентом, з дату­ванням);

- додаткова інформація (іноземні мови, конкретні навички, які мають відношення до професії, робота в громадських організаціях та ін.);

- рекомендації (з прізвищами та телефонами).

У деяких фірмах сьогодні стають популярними рекомендації як окремий та самостійний вид документа.

Рекомендація - сторонній опис (характеристика) особи (працівника), складений за останнім місцем роботи.

В рекомендацію входять такі дані:

- прізвище та ініціали претендента, рік народження, його адреса та телефон;

- посада, яку обіймав працівник;

- дані про його професійність та стаж роботи;

- комунікабельність (вміння працювати в колективі та створен­ня працівником позитивної ділової атмосфери спілкування).

Рекомендація підписується тільки керівником фірми або безпосереднім начальником структурного підрозділу (відділу) і проставленням дати складання даного документа та відтис­ком печатки. Рекомендація подається в комплекті з іншими кадровими документами працівником за новим місцем робі ми Подеколи рекомендація має значення при конкурсному відборі на посаду (робоче місце) претендентів.

Рекомендація, на відміну від характеристики суб'єкті відрізняється тим, що складається не колегіально, а на прав єдиноначальності.

Окрім того, в рекомендації головним є текстовий акцент » можливість виконання претендентом професійних дій на нон му місці роботи. Рекомендація не містить даних про політичні чи релігійні погляди, вона є документом, який відображає су ділові та людські якості.

Рекомендація може бути оформлена на фірмовому бланку а на папері формату А-4 чи А-5 (в залежності від обсягу тексту).

Рекомендація може бути видана на руки працівнику, який звільнився, а може мати вигляд кореспонденції (факсу чи листа)

Для організацій державного спрямування діяльності деколи необхідна автобіографія.

Автобіографія - документ, в якому працівник власноручно у довільній формі (без виправлень та помилок) дає короткий опис в хронологічній послідовності етапів свого життя та трудової діяльності.

Автобіографія містить такі дані: назва виду документа; текст (короткі відомості про себе в хронологічному порядку); підпік та дата.

При необхідності чи за станом здоров'я в комплект кадро­вих документів можуть входити медичні довідки з констата­цією факту стану здоров'я (інвалідність). Довідки медичного характеру підшиваються в особову справу працівника.

Окремо до особової справи можуть додаватися витяги з наказів, їх копії та витяги з трудових книжок.

Вся сукупність документів, яка фіксує відомості про трудо­ву діяльність працівника, називається особовою справою.

Особова справа заводиться на всіх працівників організації (підприємства), але найчастіше на керівників (при цьому на окремих працівників замість особової справи можуть заводи­тися особові картки обліку).

Підприємство само може вирішувати питання про те, які документи, особові справи чи особові картки заводити на працівників. В особову справу входять такі документи:

- внутрішній опис документів;

- анкета або особистий листок по обліку кадрів;

- автобіографія (резюме);

- характеристика (рекомендація);

- копії документів про освіту (свідоцтво, диплом);

- копії наказів;

- трудовий контракт (договір);

- копії наказів про прийняття, переведення, звільнення;

- медичні довідки (при потребі).

Особові справи обов'язково повинні мати титульний аркуш. Правила користування особовою справою:

1. Особову справу, взяту з відділу кадрів, зберігають нарівні з документами для службового користування.

2. Забороняється:

- затримувати особову справу більше ніж на три дні;

- виносити особову справу за межі організації.

3. Під час користування особовою справою забороняється:

- робити будь-які виправлення записів чи дописування;

- вилучати документи, а також вкладати нові.