5.3.4. Спеціалізовані документи

Згідно з класифікацією документи одного виду можуть мати ознаки спеціалізації, тобто відображати якості та певні риси, яких вони набувають в різних сферах господарського, виробничого та громадського життя або призначені для певного виду діяльності.

Спеціалізованими є більшість видів документів: наказ, акт, Вміст, контракт, договір, доручення, розписка та ін.

Найбільшої спеціалізації зазнає такий вид документа, як (ОВІреніеш Довіреність (доручення) - офіційний (службовий) 00 особистий документ, який надає право (повноваження) Собі або групі осіб на здійснення яких-небудь дій від особи довірителя (підприємства чи громадянина).

Згідно зі специфікою її призначення довіреність буває: Фіпансово-матеріальна, транспортна, арбітражна, побутова.

За терміном дії - одноразова (від одного дня до одного місяця, тривала (до року) та довготривала (до 3 років).

Офіційні довіреності (доручення) видаються представнику підприємства на здійснення різних операцій, в тому числі на Вдержання грошей, товарно-матеріальних цінностей, виконан­ні функції позивача або відповідача в арбітражному суді чи Інших дій від імені підприємства (організації).

Така довіреність повинна мати наступні реквізити: найменування підприємства;

- юридична адреса підприємства;

- назва виду документа; дата;

індекс (номер);

- текст;

підписи посадових осіб;

- відтиск печатки.

В тексті службової довіреності повинні бути відображені такі моменти: а) найменування керівника (доручителя) з вказівкою його повної посади, як вона юридично зафіксовані б) найменування особи, якій доручають ведення справ з вказівкою посади та паспортними даними; в) перелік повноважень (операцій) або вид дій, які службова особа повинна ви­конати; г) підстава для видання довіреності (підставою може бути наказ за № 00 від 00.00.00 або інший супровідний документ); д) термін дії даного документа.

В підписах довіреності повинен бути зразок підпису особи якій видається довіреність.

Форма довіреності зі зразком підпису

Емблема

Компанія "Шенк"

000 000, Київ,

вул. Артема, 38

р/р № 0000000 в АКБ "Київ-Стар"

тел.000-00-00

факс (000) 000-00-00

ДОВІРЕНІСТЬ

0. № 00

Київ

Компанія "Шенк" в особі директора Скорина Л.А. видала довіреність № 00 заступникові директора компанії "Шенк' Миколаєву Андрію Івановичу (паспорт ...серія...№..., виданий...} для укладення контракту з фірмою "Едісон" (США).

Зразок підпису особи, яка одержала доручення № 00 (_).

Довіреність дійсна до 00.00.00

Директор підпис ........................

Головний бухгалтер підпис .......................

М.П.

Реквізити оформляються в тексті з виділенням окремих речень, абзацами.

Службова довіреність може бути оформлена на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4 чи А-5 ( в залежності від обсягу текстової частини). Якщо дії, вказані в довіреності, стосуються фінансових чи матеріальних цінностей, то документ підписується не тільки керівником підприємства, а й бухгалтером.

Дії юридичного характеру, що відображені в довіреності, підписує, окрім керівника, юрист або заступник директора.

Кожен вид службової довіреності повинен бути зареєстрований.

Форма журналу для довіреностей М-2 знаходиться на звороті бланка, виготовленого друкарським способом. В окремих випадках на документі необхідно вказати зразок підпису особи, яку уповноважують.

Особисте доручення юридично правомірне тільки тоді, коли підпис доручителя засвідчений керівником підприємства, установи та відтиском печатки. Реквізити особистого доручення: назва виду документа; текст; дата; підпис особи, яка уповноважує іншу; завірення підпису.

В окремих випадках внутрішні довіреності можуть бути засвідчені підписом керівників структурних підрозділів.

Довіреності видаються тільки на той термін, який вказаний в документі. Довіреність може бути недійсна, якщо в ній їй кутній який-небудь реквізит, наприклад: дата документа, підпис керівника навіть при наявності відтиску печатки.

Довіреності зберігаються, як правило, не більше 3 років.