Форма пояснюючої записки

Найменування структурного Директору підприємства

підрозділу (назва)

Ініціали та прізвище

ПОЯСНЮЮЧА ЗАПИСКА

00.00.00

Заголовок до тексту

Текст

Посада підпис Розшифрування підпису

В справу 00-00

Підпис Дата

Зразок доповідної записки

АО "Укрпромбуд" Начальнику АО "Укрпромбуд"

Яремчанське спеціалізоване п. Коваленко Р.А.

будівельне управління

гірничо-збагачувальних робіт 284 000 м. Івано-Франківськ

пл. Ринок, 4

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00.00.00 № 45

смт. Яремче

Про підготовку профілактично-

оздоровчого комплексу "Лаванда"

до прийому дітей

За Вашим дорученням мною перевірена підготовка профілактично-оздоровчого комплексу "Лаванда" до роботи в літніх умовах.

Встановлено, що ремонт спальних корпусів, їдальні, ігротеки кухні, медпункту з ізолятором повністю завершений.

В "Лаванду" завезені необхідні меблі та обладнання. Укомплектований господарський персонал.

Разом з тим, комплекс не готовий повністю до прийому дітей на літній канікулярний період: не підведений газ до кухні, не виконані передбачені кошторисом оздоблювальні роботи.

Для завершення капітального ремонту вважаю за необхідне продовжити термін до закінчення поточного місяця.

Начальник СБУТКР А.І. Іванків

Одним з різновидів записок є пам'ятна записка - мемо­рандум (з лат. - те, про що слід пам'ятати). У міжнародних відносинах - один з видів дипломатичного листування з викладом позиції (погляду) уряду на ту чи іншу подію, проблему (питання) документального або юридичного характеру. В той же час меморандум може містити аналіз тих чи інших поло­мім, або полеміку з доведенням другій стороні. Хоча меморандум складається у вигляді листа, загальноприйняті форми ввічливості у цьому документі відсутні. В деяких випадках меморандум є самостійним документом, що подається особи-і п > чи відсилається з кур'єром і вважається документом для обговорення, подальших переговорів. Але, як правило, мемо­рандум додається до ноти.

Загальний термін "нота" охоплює за традицією всі види офіційного листування між дипломатичними представниками i урядами країн перебування. Ноти можуть бути написані від Першої чи третьої особи, бути офіційними та особистими. Нота ні і першої особи (особиста) направляється з питань важливою і принципового значення чи в порядку інформування про Якісь факти або події.

Особиста нота має форму листа, що посилається від конк­ретної людини, тобто від імені службової особи, котра підписала документ. Нота починається із звернення і закінчується ком­пліментом (формулою ввічливості), в якому автор засвідчує твоє "шанування".

У дипломатичній практиці прийнято у відповідях на ноту дотримуватися принципів взаємності при формулюванні вступного звернення і заключного комплімента, тобто у ноті-нідповіді звичайно використовуються ті ж вирази, які були присутні у присланій ноті.

Нота від третьої особи (вербальна нота) використовується для розгляду широкого кола питань. В ній викладаються пол­ітичні, економічні, науково-технічні питання та інші проблеми як двостороннього так і багатостороннього порядку. Нотами запрошуються візи, а також доводиться до відома посольств, торгпредств і т.ін. інформація представницького характеру.

Текст вербальної ноти складається від третьої особи (міністерства, відомства, посольства та ін.) і починається зі звертання, яке містить комплімент. Закінчується нота також загальноприйнятою формулою ввічливості. Це послання менш офіційне, ніж особиста нота, але більш офіційне, ніж меморандум, Нота може підписуватися, і дата проставляється в окремому рядку після останнього слова тексту ноти, що розглядається особливий знак поваги. Нота скріплюється відтиском печатки відправника.

Пам'ятна службова записка використовується для різних цілей: для підтвердження зробленого під час бесіди усного характеру (заяви), щоб не допустити її неправильного тлумачення; для підтвердження досягнутих в процесі усних переговорів домовленостей; для того, щоб привернути увагу до певного питання; щоб пов'язати співбесідника необхідністю дати відповіді на питання, які порушені під час бесіди.

Пам'ятна записка, в якій викладені суть питання і його обґрунтування, може бути вручена співбесіднику для подальшо­го розгляду та прийняття на її основі відповідних рішень.

Пам'ятна записка в ділових службових відносинах відіграє ту ж саму роль нагадування або короткого розпорядження ок­ремій особі (працівнику).

Пам'ятна записка може мати довільний характер викладу інформації, а може бути трафаретизована, якщо вона відпові­дає в закладі практиці широкого використання. Пам'ятні запис­ки оформляють на папері малого формату - А-7 або А-5.

Пам'ятна записка не містить комплімента і не скріплюється відтиском печатки автора (відправника).

Подекуди пам'ятна записка складається в безособовій формі з використанням таких безособових виразів, як: "порушується питання", "доводиться констатувати", "повідомляється, що...", "нагадується..." та ін.

Обов'язковими елементами для пам'ятної записки розпо­рядчого характеру є такі дані: адресат (структурний підрозділ або службова особа), для якого документ складається, завдання (з переліком або деталізацією роботи), строк виконання, дата та підпис автора (керівника чи його заступників) без розшифрування підпису - за спрощеною схемою. В окремих випадках пам'ятних записках може бути відсутня власна назва.