Зразок вхідного листа.

АТ "Старт" Директору виставкового центру

000 000 Харків "Експо-Бізнес"

вул. Нова, 28 п. Сташенку Ю.П.

тел._______ 000 000, Київ,

факс________ вул. Майданна, 34

Р/р_________

00.00.00 № 00/00-00

на № ___ від ______

Про участь у виставці

Шановний Юрію Петровичу!

Ознайомившись з рекламою і програмою роботи Вашого виставкового центру, опублікованими в № 5 газети "Урядовий кур'єр" від 00.00.00, надсилаємо Вам заявку на участь у весняній експозиції Центру.

Просимо ввести нашу організацію в список учасників виставки.

Додаток: на 3 арк. в 2 прим.

Директор підпис …………..

Петренко 181 45 50

При складанні листів іноземним партнерам необхідно вра­ховувати, що вони складаються дещо за іншими правилами. Існують міжнародні стандарти (ІЗО) на основні комерційні документи, в тому числі і на діловий лист.

Діловий лист міжнародного зразка має чітку структуру, пев­ний набір реквізитів і стабільне розташування кожного з них.

Листи іноземним партнерам друкуються на бланку з поля­ми по 1 дюйму (2,55 мм).

В лівому верхньому ріжку чи в центрі верхньої частини листа розташовується емблема чи найменування фірми. Якщо компанія маловідома і з назви не зрозуміло, чим вона займаєть­ся, може бути вказаний профіль її діяльності, наприклад, "фрахт суден", "організація турів", "продаж нерухомості", "наукові роз­робки" та ін.

Під найменуванням фірми чи на нижньому полі листа вка­зується юридична адреса фірми, яка містить поштову і теле­графну (факс) адреси, номери телефонів, назви банків, адреси і телефони представництв компанії та її філій.

Всі решта реквізитів розпочинаються від межі лівого поля. Фактично - кутній спосіб розташування реквізитів.

Посилання (номер) документа може бути цифровим, буквенним та комбінованим (буквено-цифровим), наприклад:

Reference

Ref DB

Ref DB/AP/101, де Reference - посилання; DB - ініціали автора,

АР - ініціали секретаря чи виконавця; 101 - порядковий Номер документа.

Дата реквізиту вказується буквено-цифровим способом (без ні давання "th" до числа), наприклад:

17 August 2000.

Адреса одержувача складається з розташування рядків:

- ім'я та прізвище одержувача;

- найменування компанії (фірми);

- найменування будинку, вулиці;

- місто;

- штат (графство), поштовий округ (вказується числами);

- країна.

При написанні адреси найчастіше використовується "відкрита пунктуація", тобто без лапок і крапок.

Вступну частину пишуть з нового рядка, відступивши від адреси на чотири інтервали.

Діловий лист розпочинається зі слів "Der...".

Заголовок листа вказується після вступної частини. Він позначається:

R.E - скорочення слова " Redarding" (відносно);

Re - скорочення слів " In reqard to" (стосовно);

Subjekt - (предмет, тема, питання).

Заголовок не є обов'язковим реквізитом, але вважається ознакою гарного тону.

Текст друкується від лівого поля з відступом на абзац в 5 кроків.

Абзаци ще можуть позначатися більшим інтервалом між рядками тексту.

Сам текст будується за тими ж вимогами, що й в українсь­кому діловому мовленні.

Все більшого поширення набувають оперативні засоби зв'язку, зокрема факсимільний зв'язок. З його допомогою пе­редаються телефаксограми.

Факс - документ, отриманий за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Факс по суті є копією документа По телефаксу можна переда­вати різні документи і додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотографії. Однак факси більшою мірою є різновидом листування між діловими партнерами, організаціями. Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленню ділового листа.

Додатковими даними, які проставляє сам пристрій (телефакс), є:

- код відправника;

- дата і час передачі;

- тривалість передачі;

- № телефаксу, з якого передається інформація;

- кількість сторінок.

Відправник факсу може отримати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що інформація надійшла адресату, в якій вказується: код фірми адресата, № телефаксу, дата і час та тривалість передачі, кількість переданих сторінок (Р) та результат (RESULTS). Головною графою RESULTS є, в якій проставляється "ОК" (о'kеу), якщо повідомлення пере­дано (отримано) повністю і без помилок, або NG (негатив), якщо під час передачі виникли несправності.

Якщо отримані факси містять важливу інформацію і призна­чені для тривалого користування, їх необхідно скопіювати, ос­кільки факсовий папір недовговічний. У високоцінних факси­мільних пристроях при використанні звичайного паперу копіювання не обов'язкове.

Більша частина комерційного листування зберігається З роки і передачі на архівне збереження не підлягає. Листування з іноземними фірмами з найбільш важливих питань (експорт, імпорт, гарантії та ін.) зберігається до 10 років.

За допомогою телефону подеколи використовується і такий її документа кореспондентського характеру, як телефонограма.

Телефонограма - це термінове повідомлення (найшвидша і 11, їй простіша форма передачі службової інформації), зафіксоване на папері.

Текст під час передачі надиктовується адресатові по теле­фону з записуванням інформації тією особою, яка її приймає. Правильність тексту перевіряють повторним читанням. Телефонограма містить такі реквізити:

- найменування організації;

- вид документа;

- дата;

- індекс;

- місце складання;

- адресат;

- текст;

- підпис;

- відмітка про час передачі і вказівка посад та прізвищ осіб, котрі передають і приймають інформацію.

У випадку відсутності бланків для телефонограм викорис­товуються чисті аркуші паперу формату А-5.

Телефонограми складаються в одному примірнику, підпису­ються секретарем підприємства чи безпосереднім виконавцем.

Текст телефонограми не повинен містити більше як 50 слів.

Якщо документ передається кільком адресатам, то до теле­фонограми додається список організацій - адрес та номерів телефонів.

Форма телефонограми

Найменування Адресат

організації Посада, ініціали та прізвище Посада, ініціали та співробітника, що прийняв

прізвище співробітника, телефонограму, № телефону,

що передав телефонограму, час прийому № телефону,

час передачі