Зразок акта (внутрішнього призначення) з кутнім розташуванням реквізитів.

АТ "Інфакап" ЗАТВЕРДЖУЮ

Відділ реклами

Директор

підпис Г.К.Рябко

00.00.00

АКТ

00.00.00 №00

м. Київ

прийому-передачі ПЕОМ

Підстава: доповідна записка нач. відділу Правка О.С.

від 00.00.00.

Комісія в складі голови Правка О.С. та членів:

Славченка М.Т. - бухгалтера і Орлова С.А. - ст.технолога склали цей акт прийому-передачі ПЕОМ Р8 /1 486 Б-33 інв. № 21 з відділу реклами у відділ програмування.

ПЕОМ визнана придатною для експлуатації і повністю укомплектована (процесор, клавіатура, дисплей, принтер).

ПЕОМ передається у відділ програмування на термін ішконання робіт за контрактом № 22/47.

Голова комісії підпис ...........................

Члени комісії підпис ...........................

Підпис ...........................

Комерційний акт складається на друкарському бланку вста­новленого зразка, заповнюється без помилок, підчисток чи зак­реслень.

Всі доповнення чи виправлення в комерційному акті по­винні бути обумовлені і завірені підписами обох сторін отри­мувача вантажу та посадової особи, відповідальної за його пе­ревезення).

Зразок акта з повною композиційною побудовою і розташуванням реквізитів

Фірма "Маяк" ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник підприємства

підпис Розшифрування

підпису

00.00.00

АКТ

00.00.00 № 5

Київ

РЕВІЗІЇ КАСИ

Підстава: наказ директора підприємства від 00.00.00 за № 32

Складений комісією у складі:

Голова - заст. директора С.Н.Марченко

Члени комісії: 1. Заст. головного бухгалтера М.В.Зайцев

2. Ст. бухгалтер З.А.Васильченко

3. Бухгалтер А.С.Семенів

Присутні: касир В.І.Харитончук

00.00.00 комісія провела ревізію каси підприємства станом на 00.00.00.

В результаті проведеної ревізії встановлено:

1. Залишок наявних грошей в касі становить згідно з касовою книгою і даними бухгалтерського обліку 00 000 гривень.

2. Фактичний залишок наявних у касі грошей становить 00 000 грн.

3. Недостача готівки в касі сталася з вини касира Харитончук В.І.

Складений в 3-х примірниках:

1-й - в справу 05-11;

2-й - адміністрації;

3-й - головному бухгалтеру.

Додаток: пояснювальна записка касира Харитончук В.І. на І арк. в 1 прим.

Голова підпис ..............................

Члени комісії підпис ..............................

підпис ..............................

підпис ..............................

З актом ознайомлена: підпис ..............................

Дата

В справу 05-11

Підпис дата

Колегіальний характер можуть мати й інші документи: договори, службові листи, деякі види записок, плани, звіти та ін.

5.3.2. Група кореспондентських документів

Кореспондентські документи - найпоширеніший вид доку­ментації в системі управління і в загальному документообігу становить приблизно 70-80 %. Ця група документів охоплює досить велику кількість різноманітних тем і відрізняється від інших документів технічними засобами їх одержання та підправлення.

Ділове листування - невід'ємна частина зв'язку кожної організації із зовнішніми установами та фірмами.

За напрямком ділова кореспонденція є як вхідною, так і вихідною документацією і має ряд різновидів: листи, телегра­ми, телефонограми, факси.

В той же час кожен вид має своє призначення та власну класифікацію.

Листи - загальна назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою.

За змістом та призначенням листи можуть бути:

- інструктивні;

- гарантійні;

- умовно інформаційні - запити, відповіді, нагадування, запрошення, повідомлення та ін.

- рекламні;

- комерційні;

- рекламаційні;

- супровідні та ін.

Листи інструктивні (директивні) виходять з державних органів влади чи управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності, податків, екології та ін.

Гарантійні листи містять гарантії оплати чи виконання пев­них зобов'язань (термінів поставки товару чи якості продукції). Крім свого юридичного значення, гарантійний лист виконує і моральну функцію. Стиль його викладу повинен відображати характер загальноприйнятих норм, які склалися в суспільстві і в світовому просторі. Цінність такого документа зростає, якщо в ньому в стриманій формі висловлюється доброзичливе став­лення до адресата, готовність підтримати його.

Умовно інформаційні листи містять прохання, пропозиції, нагадування, повідомлення та ін.

Рекламні листи пропонують рекламу, ціни запропонованих товарів, перелік послуг.

Комерційні листи складаються при укладанні чи виконанні контрактів. Вони являють собою звернення покупців до продавців і навпаки з проханням дати відповідну інформацію сто "Пію товарів, послуг чи направлення пропозиції (оферти) на постачання товару, відповіді продавців, рекламації, відповіді на рекламації, кредитні листи та ін.

В рекламаційних (претензійних) листах підприємство вимагає відшкодування збитків, нанесених в результаті невико­нання чи порушення умов контракту іншою стороною (контрактом). Рекламація повинна мати копії документів, які підтверджують такі факти. Оформляються подібні копії у вигляді додатків до основного документа - листа (рекламації).

При підписанні контрактів з іноземними партнерами вико­ристовуються кредитні листи, в яких продавець просить направити гарантійний лист з банку покупця з номером валютного рахунку і гарантіями оплати покупцем товарів чи послуг.

У листах-запитах підприємство просить роз'яснити який-небудь факт чи дію і спонукає фірму-контрагента (чи держав­ну організацію) дати відповідний лист.

В деяких випадках складаються супровідні листи, коли ос­новний документ вимагає додаткового пояснення. У супровід­ному листі вказується, з якою метою направляється основний документ, що з ним необхідно зробити і в які строки. Супров­ідний лист виконує роль "ярлика", "етикетки" (він наче марка, Яка "наліплюється" на основний документ). .Якщо ж супровідні чисти не несуть смислового навантаження, то складати їх не глід, оскільки вони в такому випадку стають непотрібною фор­мальністю. Подекуди додатки супровідного листа за своїм об­сягом переважають основний лист. В такому випадку супрові­дний лист повинен відправлятися бандероллю.

Листи мають особливість, яка відрізняє їх (факси - теж) від піших видів документів, - відсутність такого реквізита, як влас­на назва.

Службові листи оформляються як на бланках підприємства, гак і на чистих аркушах паперу форматів А-4 та А-5 - в залеж­ності від обсягу текстової частини.

Реквізити листа:

- "адресат" (одержувач листа ) - вказується фірма (органі зація), її структурний підрозділ (якщо потрібно), посада, прізвище та адреса фірми (організації) і поштовий індекс;

- "адресант" (відправник) - вказується фірма (організація), що посилає даний документ, її структурний підрозділ (якщо потрібно). Цей реквізит може мати вигляд відбит­ка штампа з реквізитами організації, який проставляють у лівому ріжку від поля навпроти реквізиту "адресат";

- порядковий (вихідний) номер;

- дата;

- місце складання (при відсутності штампового відбитка);

- заголовок до тексту;

- текст;

- підпис (підписи у гарантійних листах, крім керівника організації, ставить головний бухгалтер або юрист чи інша службова особа).

Якщо лист направляється кільком адресатам, то спочатку вказують адресу основного отримувача, а вже потім перерахо­вуються інші. Коли документ направляється більше як чотирь­ом адресатам, то складається список розсилання, і на кожному примірнику вказується лише один адресат, якому направляєть­ся конкретний примірник.

Така практика застосовується до циркулярних листів, які надсилаються не одному адресату, а кільком адресатам з одно­го джерела (міністерства - управлінням та ін.).

Якщо лист відсилається в доповнення до раніше відправле­ного, то в ньому слід вказати номер і дату попереднього.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, пере­конливим та коректним. Етикет тут повинен витримуватися в чітких рамках загальноприйнятих правил. Факти і події повинні подаватися об'єктивно, а всі сторони (аспекти) питання висві­тлюватися з достатньою повнотою, коротко та ясно.

Текст листа найчастіше складається з двох частин: вступу та основної.

54Вступ бажано розпочинати зі звертання. Наприклад: "Ша­ни й...!", "Пане........!", або одразу з наймення.

Далі у вступі повідомляються причини, що обумовили складання листа, які супроводжуються посиланнями на факти, дати, документи, наприклад:

"У зв'язку з тим, що при отриманні вантажу 00.00.00 на станції "Уточне" за накладною № 45341 у відправленому запломбованому вагоні відправника при відкритті контейнерів і перевірці вмісту за участю представника... був помічений недорахунок...одиниць виробів на суму...(комерційний акт від ні) 00.00 за № 41)...".

У другій частині листа формулюється його основна мета (пропозицій, відмова, прохання, гарантія та ін.), наприклад:

"На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банк­івських днів перерахувати вказану суму на наш розрахунковий рахунок"

В залежності від призначення листа і від того, на чому його автор бажає зосередити увагу адресата, може бути використа­ний інший порядок розташування логічних частин тексту.

Для більшості ділових листів характерна повторюваність Одних і тих самих зворотів, звертань. Практично освоївши їх, можна складати листи до "старих" та й "нових" партнерів за одним трафаретом.

В кожному листі, навіть якщо він несе в собі вимогу, слід обов'язково дякувати - в будь-якій, навіть нейтральній формі.

Це - загальноприйнято у всьому світі. Наприклад:

"Ми були раді отримати Вашого листа", "Велике спасибі 1.1 лист " Підтверджуємо з вдячністю отримання Вашого листа..." .

Варіанти словесних конструкцій для виразу подяки різно­манітні.

Якщо у вступній частині листа-відповіді заповнений рекві­зит "посилання на номер та дату вхідного документа", то не варто повторювати посилання на документ у тексті листа.

В залежності від теми листа (факсу) використовуються на­ступні звороти:

Відправлення вантажу, документа

1. Відправляємо Вам...

2. Направляємо Вам...

3. Висилаємо Вам...

Нагадування

1. Нагадуємо Вам, що...

2. По закінченні ...терміну пропозиція нашої фірми втрачає силу.

Підтвердження

1. Концерн...підтверджує одержання...

2. Підтверджуємо, що партія...отримана...

Повідомлення

1. Повідомляємо Вам, що...

2. Доводимо до Вашого відома, що...

3. Сповіщаємо Вас, що...

Прохання

1. Будь ласка, повідомте...

2. Просимо заплатити протягом...банківських днів...

3. Ми будемо вдячні, якщо Ви...

Гарантія

1. Оплату гарантуємо.

2. Якість продукції відповідає стандарту...Сертифікат ...

Пропозиція

1. Ми раді запропонувати Вам...

2. Пропонуємо Вам...

3. Ми можемо порекомендувати Вам...

4. Ми впевнені, що Ви зацікавитеся...

Відмова

1. На жаль, ваше прохання не може бути задоволене з при­чин...

2. На жаль, задовольнити Ваше прохання через...

3. На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію через...

Попередження

1. Фірма залишає за собою право звернутися..., якщо Ви...

2. Затримка постачання може призвести до...

3. Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, а тому ми вимушені...

Запрошення

1. Запрошуємо Вас взяти участь в ...

2. Запрошуємо...

3. Ми раді запросити Вас ...

Поздоровлення

1. Ми хотіли б висловити наші щирі привітання (поздоров­лення) з... найкращі побажання подальших успіхів в ро­боті та особистого щастя Вам і Вашій родині!

2. З великим задоволенням вітаємо Вас з новим призначенням...

3. Сердечно вітаємо Вас з ювілеєм...і бажаємо доброго здо­ров'я та подальших успіхів у Вашій діяльності вченого (...) і бізнесмена...

4. Бажаю бути щасливим у Новому році!

5. Бажаю Вам усього найкращого з того, що може дати життя!

6. Мої найкращі побажання Вам у Вашій роботі та в усьому іншому!

Відповіді на поздоровлення

І.Дуже вдячні (вдячний) Вам за поздоровлення!

2. Дякую за Ваші поздоровлення і побажання з нагоди...

3. Я дуже зворушений Вашими поздоровленнями з нагоди мого ювілею і ціную добрі побажання, особливо тим, що вони прийшли від Вас.

4. Сердечно зворушений Вашим привітанням...

Вислови співчуття

1. Я дуже засмутився, коли дізнався з Вашого останнього листа, що Ви потрапили до лікарні. Маю надію, що зараз Ви вже видужали. Ми вважаємо, що Ви швидко понови­те свої сили.

2. З глибоким сумом ми довідалися про смерть...

3. Прийміть, будь ласка, від імені (...) наші співчуття з при воду втрати...

Відповіді на співчуття

1. Щиро дякую за Вашого доброго листа зі співчуттями І приводу...

2. Я дякую за Вашого доброго листа з виразами співчуття І приводу втрати...

Зміна адреси чи адресата

1. Зверніть увагу, будь ласка, на нашу нову адресу на блан­ку листа. Наш офіс тепер знаходиться...

2. Зважте, будь ласка, на те, що з (дата) наша адреса зміни­лася на...

3. Запишіть, будь ласка, наші нові номери телефонів (факсів)...

4. Запишіть, будь ласка, наш новий поштовий індекс...

5. Пишу, щоб відрекомендуватися, оскільки після реоргані­зації нашої компанії я став відповідати за предмет (...) у фірмі...

6. Пан...перебуває зараз ... і не може відповісти Вам сам.

7. Пан...перейшов на нову посаду у компанії..., і я тепер ви­коную його обов'язки.

8. Пан перейшов у іншу фірму, а я тепер виконую його обо­в'язки.

9. На посаді...я., замінив пана..., про що Вам і повідомляю.

Листи переважно закінчуються фразами:

♦ Надіємося, що наше прохання не буде Вас обтяжувати...

♦ Ми розраховуємо на наше успішне співробітництво...

♦ Ми маємо надію на Вашу зацікавленість у розширенні зв'язків.

♦ 3 повагою...

♦ Бажаю Вам всього найкращого, залишаюсь...

♦ 3 дружнім привітанням...

♦ Ми були б дуже раді, коли б Ви відповіли при першій пагоді...

♦ Чекаю швидкої відповіді...

♦ Ми дуже високо цінуємо нашу співпрацю у минулому, тепер та в майбутньому.

♦ Я (ми) маю (маємо) надію, що підсумком нашого діалогу буде зміцнення відносин між нами...

♦ Дуже вдячні за Вашу зацікавленість цією справою...

♦ Завжди Ваш...

Фінансові та гарантійні листи засвідчуються підписами та відтисками печатки.

Укладання угоди між партнерами на зовнішньому ринку Пов'язане з тривалим листуванням. Не всі питання можна вирішити за допомогою технічних засобів зв'язку. Найкращий спосіб - ділове листування.

Історично склалося так, що міжнародною мовою для ділового спілкування стала англійська. Щоб написати сучасного і нового листа, треба володіти деякими прийомами та навичками його оформлення.

По-перше, писати "від руки" не прийнято, окрім приват­них листів.

По-друге, бажано мати фірмові бланки, на яких відтво­рені всі реквізити установи (фірми), відтиснуті друкарським способом.

По-третє, копії листів повинні залишатися у респондента.

По-четверте, перед адресою у листі наводять посилання, яке їм травник листа просить згадати у відповідь.

По-п'яте, на листах допустимі позначки, які пишуть "від руки", типу: "обережно", "терміново". Якщо відправляються невеликі брошури, проспекти, реклами, каталоги, буклети, то конверти надписують "Друкована продукція".

По-шосте, всі листи підписуються керівником власноручно.