Форма складного (повного) протоколу.

ЛТ "Реал-контракт"

ПРОТОКОЛ

00.00.00 №00

Засідання ради директорів

Голова: Сірик Б.Т.

Секретар: І.С.Рядченко

Присутні: (перераховуються в порядку послідовності (осіб)

Порядок денний:

1. Про організацію філії підприємства в м. Дубне. Доповідач Громико А.С.

2 ..............

СЛУХАЛИ:

..................- короткий зміст виступу.

ВИСТУПИЛИ:

2. .............. - виклад змісту виступу чи питання.

3. ..............- виклад змісту виступу чи питання.

ПОСТАНОВИЛИ:

3. Підготувати необхідну документацію для організації філії підприємства до.......(Шевчук А.Г.).

4. Доопрацювати бізнес-план філії з урахуванням доповнень (вказується другий виступаючий) до........ .

Голова підпис ………….

Форма короткого протоколу.

Фірма "Статус"

ПРОТОКОЛ

00.00.00 №00

загальних зборів колективу

Голова: ....................

Секретар: .................

Присутні: 28 співробітників

Запрошені: заст. директора АТ "Інтур"..........

Розглянуті питання:

1. Про організацію літнього відпочинку працівників. (Виступили -зазначаються троє осіб).

2. Про перехід на нову систему преміювання. (Виступили - дві особи).

Прийняті рішення:

2. Підготувати документи для організації сімейних турів по І країні і за кордоном до 00.00.00 (Відповідальний..........).

3. Перейти на нову систему преміювання з 00.00.00 І (Відповідальний ...).

Голова підпис .......................

Секретар підпис ......................

Акти складаються в різних ситуаціях і тому мають багато різновидів⁴; згідно з їх призначенням:

акт прийому-передачі матеріальних цінностей; акт експертизи; акт обстеження;

- акт списання;

акт випробування (зразків та виробів); акт комерційний та ін.

Акти складаються комісією, яка постійно діє або тимчасово Призначена для виконання даних повноважень.

Акти оформляють на бланках, що є внутрішніми документами. Коли акт призначений для виходу за межі організації, він повинен міні юридичну адресу фірми. В практиці сучасного діловодства акти мають трафаретизовану форму і відповідають спеціалізації того напрямку діяльності або виду роботи, яка фіксується документом.

Текст акту мусить мати дві частини: вступну та констатуючу.

У вступній частині вказуються підстави для складання документа, перераховуються особи, що його складали (комісія), .і також присутні (при потребі).

Підставою для актування є розпорядчий документ - наказ, розпорядження, вказівка або графік (систематичних перевірок, що складається в організації).

Особи, які складають акт (комісія), перераховуються в по­рядку їх службового становища або в алфавітному порядку. З осіб, що здійснюють актування, призначається голова комісії. Вказуються прізвища та ініціали, посади, які вони обіймають. Кількість осіб, які беруть участь в актуванні, регламентується нормативними документами (від двох і більше).

Присутні зазначаються в такому порядку.

У констатуючій частині викладається мета і завдання акта, суть та характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки. Оскільки в констатуючій частині можуть бути по­вторювані відомості, її можна оформити у вигляді таблиці.

Загальні висновки і пропозиції, в яких дається спочатку загальна, а потім часткова (за окремими об'єктами) оцінка ро­боти з називанням конкретних осіб; вказуються адміністративні заходи або пропозиція щодо винних (догана, відшкодування збитків, передача справи до суду), також заохочення (премія, подяка, висока оцінка роботи та ін.).

Зміст (якщо він великий) для зручності читання розбиваєть­ся на пункти, які позначаються арабськими числами.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється про кількість примірників документа та про місце їх направлення (зберігання).

Наприклад:

Складений у 3-х примірниках:

1-й примірник - адміністрації;

2-й примірник - в бухгалтерію; 3

-й примірник - у справу.

Кількість примірників визначається відповідними норма­тивними документами або тим, яке коло організацій чи осіб може бути зацікавлене в ньому.

Акти можуть оформлятися на чистих аркушах паперу фор­мату А-4.

В такому випадку акт повинен мати такі реквізити:

- автор документа;

- назва виду (А К Т);

- порядковий номер;

- дата (датою документа є останній день роботи комісії);

- місце складання;

- заголовок до тексту (вказується конкретний вид роботи комісії), наприклад: "Акт прийому-передачі документів з гри­фом "конфіденційно" або "Акт ревізії матеріальних цінностей";

- текст;

- підписи;

- кількість примірників.

Для деяких видів актів (з матеріальних, фінансових та інших важливих питань) необхідні наявність грифу затвердження документа керівником підприємства і завірення його відтиском печатки, після чого акт набуває юридичної сили.

Особливу групу становлять комерційні акти, які фіксують факти пошкодження чи недорахування вантажу, інших пору­шень правил транспортування.