Зразок вказівки з кутнім розташуванням реквізитів

Фірма "Еталон"

ВКАЗІВКА

00.00.00

№00

Київ

Про графік відпусток на 0000 рік

Для складання графіка відпусток на 0000 р.

Пропоную:

1. Керівникам структурних підрозділів подати у відділ кадрів списки співробітників з вказівкою можливих строків чергової відпустки на поточний рік. Термін подачі списків - до 10.01.00.

2. Відділу кадрів скласти зведений графік відпусток працівників фірми на 2000 рік і подати його на затвердження в дирекцію фірми. Відповідальний - начальник відділу кадрів Панасенкої С.А. Строк подання графіка - 20.01.00.

Заст. директора фірми підпис М.І.Стапенко

Візи

В справу 05-21

Підпис 00.00.00

Самійленко 913 48 11

5.3. Інформаційно-довідкові документи

5.3.1. Документи колегіального характеру

Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол - документ, який фіксує хід обговорення питань i прийняття рішень на різних масових заходах - зборах, нарах, засіданнях, конференціях, семінарах, симпозіумах. На комерційному підприємстві складаються протоколи засідання ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів ак-11 мінерного товариства та ін., які фіксують події в хронологіч­ному порядку. В той же час протокол засвідчує хід та результатів роботи колегіальних органів різного виду діяльності (як постійних так і тимчасових). Протоколи бувають:

- прості ("шкільні") - зі стисло викладеною суттю питання або проблеми, які розглядалися;

- складні (повні) - досить повний виклад інформації з да­ного заходу, який фіксується в документі;

- стенографічні - деталізований виклад інформації в чітко­му хронологічному порядку.

Стенографічний вид протоколу найчастіше використовується в судовій практиці та на зустрічах дипломатичного характе­ру і під час візитів представників влади.

Окрім того, протокол - це первинний офіційний документ, На підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання певних доручень. Це ж стосується і подан­ня документа у вищестоящі інстанції при вирішенні певної проблеми.

Складанню протоколу заходів колегіального характеру пе­редує певна підготовча робота, в ході якої готується ряд доку­ментів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки /часників (подекуди списки гостей), тексти доповідей чи тези виступів, довідки, проекти рішень (деколи з кожного питання).

В ході засідання колегіального органу може вестися його стенографічний або технічний запис на магнітну стрічку.

Найчастіше протокол веде секретар, який конспектує хід засідання. Сам хід засідання очолює голова, який фактично є режисером даного заходу. Від нього залежить організація, робота з документами та регламент - затрачений час на всі етапи роботи.

Як правило, голову та секретаря обирають шляхом голосу­вання після подачі кандидатур на ці тимчасові посади. В дея­ких випадках голосування може бути таємним.

Після засідання у розпорядження секретаря надходять всі письмові матеріали: листки реєстрації фактичних учасників, тези доповідей (співдоповідей), проекти рішень, письмові запи­тання учасників до виступаючих та ін.

Оформлення складного (повного) протоколу має ряд особ­ливостей. Він складається на бланку для внутрішніх документів або на чистому аркуші формату А-4.

У простому (короткому) протоколі вказуються тільки питан­ня розгляду, прізвища тих, хто брав участь в обговоренні та прийняті колективних рішень.

Реквізити протоколу:

- автор документа (найменування організації);

- назва документа;

- порядковий номер;

- дата (вважається днем засідання);

- заголовок до тексту (в ньому вказується назва колегіаль­ного органу, наприклад: "Протокол...засідання ради дирек­торів");

- текст (складається з двох частин: вступної та основної).

Вступна частина протоколу оформляється в такій послідовності:

Голова - ініціали та прізвище;

Секретар - ініціали та прізвище;

Присутні - ініціали та прізвища працівників підприємства.

Якщо кількість присутніх більша десяти, то вказують тільки загальну кількість. На таких видах колективних заходів, як кон­ференції, симпозіуми, де кількість присутніх може становити досить велику кількість, складаються окремі списки присутніх та гостей. Тоді вони оформляються у вигляді додатка.

Порядок денний містить питання, винесені для обговорен­ня. Кожен пункт нумерується, записується з нового рядка і відповідає на питання "про що?", наприклад:

"Про підсумки роботи підприємства за перше півріччя

0000 р."

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст будується в такій послідовності позицій:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ, УХВАЛИЛИ).

З міркувань етикету ділових документів до останньої по­ліції рекомендується підходити за ранжиром. "Вирішили" зас­тосовувати в підпорядкованих організаціях, "постановили" - в тих закладах, які несуть певну відповідальність за прийняття рішення, а "ухвалили" застосовується для тих колегіальних органів, від яких залежить реалізація прийнятих рішень.

Якщо в ході виступу чи обговорення задавалися питання, то вони повинні бути зафіксовані в протоколі разом з відпові­дями. Записи робляться в короткій, лаконічній формі.

Рішення вказується в протоколі повністю (без скорочень), оскільки є найголовнішою позицією тексту - його розпорядчою частиною. Тому частково протоколам притаманні риси доку­ментів групи ОРД.

Протокол підписується головою та секретарем.

До нього підшиваються додатки.

Додатками можуть бути тези основних доповідей або їх повний текст. Це характерно для повних (складних) прото­колів. Коли додатків кілька, їх комплектують за правилами ро­боти з додатками.

У найближчі 2-3 дні (для дипломатичних служб - в той же день) протокол повинен бути оформлений і підписаний на віддрукованому аркуші.

Рішення, прийняті на засіданнях, доводяться до відома не тільки тих, хто був присутній, а й всіх співробітників підприємства у вигляді копії самого протоколу або виписки його розпорядчої частини, яка може набувати вигляду само­стійно діючого документа - наказу, рішення, які складають­ся на основі протоколу.

Не останнє місце в оформленні протоколу займає кількість примірників документа. Для організації, в якій відбувся колек­тивний захід, протокол складається в 2-х примірниках: один підшивається в справу, другий - робочий (може бути переда­ний до вищестоящої інстанції, якщо в тому була потреба).

Кількість примірників протоколу може бути значно більша, якщо цього вимагають обставини та рішення, прийняте в доку­менті. На конференціях протоколи або їх розпорядча частина оформляються, як правило, в тій кількості примірників, скільки було присутніх.

Протоколи належать до ряду важливих документів і тому зберігаються не менше 10 років, а також можуть передаватися на зберігання в архів.

З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть не рішення або коротку ухвалу, а резолюцію.

Резолюція приймається на зборах, конференціях, з'їздах та ін.

Вона може вміщуватися в кінці протоколу або писатися окремо і додаватися до нього.

Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, в якому описується фак­тичний матеріал. Тут цей опис мотивується, вказуються при­чини, далі йде узагальнююча частина - висновок, оцінка робо­ти, конкретні рішення з кожного питання, даються загальні настанови й перераховуються заходи, які необхідно здійснити в майбутньому.

Резолюція складається з двох частин: констатуючої та ре­зультативної.

У більшості випадків в групу колегіальних з ознаками роз­порядчого характеру входять акти.

Акт - документ, складений кількома особами, які підтверд­жують факт або подію, що мала або має місце на даний час.