- •Розділ 1 поняття про діловодство
- •1.1. Суть діловодного процесу. Нормативна база.
- •1.2. Принципи організації діловодного процесу.
- •1.3. Форми організації роботи з документами.
- •1.4. Канцелярія та її функції.
- •Розділ 2 документ з найдавніших часі в до наш их днів
- •2.1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.
- •2.2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.
- •2.3. Класифікація документів. Ознаки і групи.
- •2.4. Реквізити сучасних ділових документів
- •2.5. Рівні стандартизації документів.
- •Розділ з підготовка до складання службових документів
- •3.1. Мовний стиль ділового документа.
- •3.2. Текст службових документів. Його складові частини. Композиційні особливості побудови службових текстів.
- •3.3. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.
- •3.4. Оформлення титульної сторінки.
- •Зразок титульної сторінки.
- •Проблеми рекреаційних зон придніпров'я
- •Західних областей україни
- •3.5. Способи виділення тексту в документах.
- •3.6. Додаткові відомості в текстах службових документів.
- •Зразок тексту з однією приміткою
- •Зразок тексту з двома примітками
- •Зразок застосування виноски.
- •3.7. Оформлення бібліографічних описів.
- •Зразок оформлення бібліографії. Список використаної літератури
- •3.8. Оформлення змісту в документах.
- •3.9. Традиції та етикет службових документів.
- •Розділ 4 надання документам юридичноїсили
- •4.1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.
- •4.2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.
- •4.3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.
- •4.4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.
- •Розділ 5 складання та оформлення службових документів
- •5.1. Призначення та класифікація управлінської документації
- •5.2. Організаційно-розпорядчі документи (орд).
- •Форма стандартного статуту
- •Форма правил внутрішнього трудового розпорядку
- •Форма наказу про внесення змін в положення про структурний підрозділ (з кутнім розташуванням реквізитів)
- •Форма наказу про розподіл обов'язків
- •Зразок індивідуального наказу з основної діяльності (відображає питання фінансової діяльності)
- •Зразок наказу (відображає питання внутрішнього розпорядку)
- •Зразок вказівки з кутнім розташуванням реквізитів
- •5.3. Інформаційно-довідкові документи
- •5.3.1. Документи колегіального характеру
- •Форма складного (повного) протоколу.
- •Форма короткого протоколу.
- •Зразок акта (внутрішнього призначення) з кутнім розташуванням реквізитів.
- •Зразок акта з повною композиційною побудовою і розташуванням реквізитів
- •5.3.2. Група кореспондентських документів
- •Зразок вхідного листа.
- •Зразок факсу
- •Зразок телеграми
- •Міжнародна телеграма
- •5.3.3. Довідкові документи
- •Зразок трафаретної довідки
- •Така довідка може мати такий вигляд – (зразок індивідуальної довідки):
- •Зразок довідки табличного типу
- •Форма трафаретної довідки облікового характеру
- •Форма пояснюючої записки
- •Зразок доповідної записки
- •Зразок пам'ятної записки:
- •Зразок повідомлення (запрошення)
- •Зразок оголошення
- •Про періодичні видання
- •Зразок позовної заяви
- •5.3.4. Спеціалізовані документи
- •Форма довіреності зі зразком підпису
- •Зразок офіційної довіреності (доручення)
- •Форма платіжної відомості
- •Зразок заяви-зобов'язання
- •Документування трудової діяльності (Документи по особовому складу)
- •6.1. Нормування трудової діяльності
- •6.3. Комплект документів з кадрової діяльності
- •Зразок титульного аркуша особової справи
- •Яременка степана гнатовича
- •Форма внутрішнього опису справи
- •6.4. Облік чисельності працівників та їх робочого часу
- •6.6. Відрядження та відпустки працівників
- •Розділ 7 документи табличного типу
- •7.1. Поняття про таблиці та їх призначення
- •Розділ 8 редагування службових текстів
- •Розділ 10 планування та звітування службової діяльності
- •Розділ 11 організація документообігу
- •Форма зразка відомості
- •Зразок витягу з наказу
- •Розділ 12 складання та використання номенклатури справ
- •Форма розташування статей номенклатури справи
- •12.3. Контроль якості використання номенклатури справ
- •Розділ 13 формування справ
- •13.1. Норми та вимоги до формування справ
- •13.2. Підготовка документів до зберігання
- •Зразок форми обкладинки справи
- •Зразок оформлення обкладинки справи (типу "Леітс")
- •Форма завірчого аркуша справи
- •Форма річного опису справ постійного зберігання
- •Форма акта про виділення документів до знищення
- •13.3. Архівне зберігання та подальше використання
- •14.1. Організація нарад, обговорень та документаційне забезпечення
- •14.2. Організація та проведення переговорів і їх документаційне забезпечення
- •1. Вивчення свого потенційного партнера.
- •Відносини
- •Інструкція учаснику переговорів
- •1. Підготовка до переговорів
- •1.1. Аналіз проблеми
- •1.2. Планування переговорів
- •2. Ведення переговорів
- •3. Завершення переговорів
- •14.3. Організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •14. 4. Організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •Зразок форми заявки на участь у конференції (реєстраційна форма)
- •Зразок бланка запису бесіди з відвідувачем стенду
4.3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.
Підпис є обов'язковим реквізитом кожного документа. Він може бути проставлений керівником організації (установи) або іншими службовими особами відповідно до їх компетенції та розподілу обов'язків. Право підпису різних категорій документів визначається нормативними актами, які регулюють роботу організації.
В організаціях, які діють на підставі єдиноначальства, документи мають, як правило, один підпис - керівника.
Два і більше підписів проставляються на документах колегіального характеру - постанові, рішенні, акті, протоколі і т.д. Підписується в більшості випадків перший примірник, але за умови особливого значення документа (господарського, виробничого, фінансового та ін.) підписуються всі примірники.
Підпис розташовується одразу від лівого поля без абзацного відступу.
Підпис складається з трьох компонентів:
- назва посади (без скорочень);
- власний підпис (автограф);
- розшифрування підпису (прізвище, ініціали).
Ніяких лапок, дужок біля розшифрування підпису не повинно бути.
Підпис повинен бути розташований на одній горизонталі, а не за принципом "драбини" - зверху донизу. Наприклад:
Директор ЗШ №12 (підпис) В.М.Свідчак
Якщо посада керівника вимагає повідомляти в посаді про вчений ступінь чи державні нагороди, то в такому випадку посаду розбивають на два-три рядки, але за тієї ж умови, що власноручний підпис і розшифрування підпису будуть на одній горизонталі з останнім рядком зазначення посади. Наприклад:
Ректор університету, професор,
доктор технічних наук (підпис) С.А.Кузьменко
На бланках посаду можна скорочувати і писати:
Директор (підпис) В.М.Свідчак
При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, яка відповідає займаній посаді.
Наприклад:
Директор підприємства (підпис) К.Т.Мороз
Головний бухгалтер (підпис) Г.В.Несвич
Якщо документ підписується декількома рівними за посадою особами, їх підписи можна розташовувати в алфавітному порядку або поряд - один навпроти одного.
Наприклад:
Директор фірми Директор АТ
"Міраж" "Авто-сервіс"
(підпис) В.М.Івнюк (підпис) С.М.Тишко
Примірники тих документів, які залишаються в організації, в тому числі додатків, повинні мати справжні підписи посадових осіб.
Якщо посадова особа, підпис якої був передбачений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, що підписує документ ( "Заст.", "В.о."), її прізвище та ініціали. Недопустимо проставляти перед посадою косу риску (/) та писати слово ("за").
Для більшості документів, підпис - це останній або передостанній ступінь надання документу юридичної сили, що підсилює відповідальність службової особи за його зміст.