3.8. Оформлення змісту в документах.

У деяких видах документів великого обсягу необхідний такий інформативний матеріал, як зміст. Мається на увазі, що зміст - це різновид списку (переліку), в якому перераховані положення (позиції) рубрикованого тексту у вигляді розділів, пунктів та підпунктів, глав, параграфів. Розділи, пункти та Підпункти можуть мати вигляд заголовків та підзаголовків. Їх розташовують у порядку послідовності в міру необхідної побудови тексту.

У змісті вказується повна назва розділу чи підрозділу (пункту чи підпункту), глави, параграфу, які й перераховуються. Та­кий список композиційної побудови тексту має власну назву -і (МІСТ. Навпроти кожної позиції, яка означає частину рубрикованого тексту, вказується порядковий номер сторінки, з якої текст розпочинається. Відстань між останньою літерою речення і цифрою сторінки може бути позначена ритмічною крапкою через певні проміжки (............8) або може мати не заповне­ний крапковою позначкою лінійний ряд ( 8).

Речення, які вказують у змісті на заголовок чи підзаголовок, пишуться без абзацу одразу після порядкового номера рубри­ки. Перша літера - велика.

Якщо в тексті є додатки, то їх позначають у змісті в самому кінці переліку.

Зміст розташовується в роботі на її початку (після титуль­ної сторінки) або в кінці усього тексту після компонування додаткових відомостей.

Розташування змісту на початку роботи більше характер­не для документів виробничого, господарського, планово-звітного характеру і, звичайно, для художньої та наукової роботи. Деякі праці дослідницько-наукового та довідково-пізнавального характеру можуть мати розташування аркуша зі змістом в кінці. Для документів логічно вивірено розташо­вувати зміст на початку.

ЗМІСТ

Передмова....................................................................................................................3

Розділ 1. Російський фактор в етнодемографічному

розвитку західних областей України......................................................19

1. Динаміка приросту населення.................................................................19

2. Етнічні процеси.........................................................................................26

Розділ 2. Міграція і розселення.............................................................................49

1. До питання про причини міграції...........................................................54

2. Розселення.................................................................................................75

Зміст друкується за загальними правилами машинописно­го оформлення текстів і необхідної доповнюючої інформації.

3.9. Традиції та етикет службових документів.

Традиції ділового документа складалися протягом довгого періоду. Вони мають як загальний, так і вузькопрофесійний характер в залежності від ділової практики організації, підприє­мства. Необхідно продовжувати використовувати ті форми, які вже себе виправдали, а окрім того, всіляко підтримувати ті з них, які допомагають швидко і якісно оформити документ або налагодити подальшу роботу з ним. І, навпаки, слід уникати тих традицій, які заважають документу виконувати свою функцію або перешкоджають роботі з ним.

Оскільки ділова документація відображає характер суспіль­них відносин у різних галузях суспільного життя, то питання ділового мовного етикету для службових документів набуває принципового значення.

Найголовнішою ознакою ділового етикету в документах єкоректність, повага до адресата.

Тотальність службових документів повинна бути нейтральною і доброзичливою.

Рекомендується не використовувати категоричних фраз, особливо в службових листах, факсах.

Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед п їм у, що переважна більшість ділових паперів, як уже говорилося вище, складається від третьої особи однини.

В деяких видах документів (особливо службових листах, доповідних записках, поданнях на розгляд конкретної службової особи) обов'язковим елементом тексту є форма звертання. Шановний або вельми-шановний ... зустрічається в деяких гаран­тійних листах, які містять прохання, звертання або пропозицію.

У більшості службових листів результат може бути лише підказаний, але ніяк не нав'язаний. Тому не слід викладати прохання у категоричній формі жорсткої вимоги. Реакція на такий лист може бути непередбачувана або й зовсім протилежна очікуваному результату.

Доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання чи розв'язання проблеми.

Використання ж форми третьої особи посилює суспіль­ний характер ділового документа. Однак повністю відмови­шся від будь-яких проявів ввічливості в діловому документі означало б відмовитися від усталених у суспільстві форм і традиційного етикету.

Деякі види загальноприйнятого етикету просто необхідні у висловленні подяки не тільки за допомогу, а навіть за увагу, яку гой чи інший адресат виявив, знайомлячись з документом. В да­ний час дуже популярною стає форма самореклами (пропозиція своїх послуг чи товарів), коли фірми кореспондентським шляхом розсилають інформацію про свої можливості ряду адресатів. Навіть якщо рекламовані послуги чи товари Вам не потрібні, обов'язко­во постарайтеся знайти час і подякувати. В такому випадку можна одразу розпочати, власне, з констатації відмови, а можна, перш ніж сформулювати відмову, пояснити, чим вона викликана. Тоді і сама відмова не справить гнітючого враження своєю сухістю і категоричністю. Так диктує світова практика ділового етикету, адже це і вияв поваги, і можливий місток до налагодження стосунків з тією організацією (фірмою), яка, може, стане Вашим потенційним партнером. Те ж стосується і тих організацій (фірм), які вже дея­кий час з Вами співробітничають. Ввічлива відмова дозволить і далі продовжувати ділові стосунки.

Неабияке значення в розпорядчих документах мають то­нальність та сама побудова речень. Вони не повинні принижу­вати того виконавця, якому адресуються. До того ж самі розпо­рядження повинні бути конкретні, аргументовані і стосуватися тільки справ, а не бути оцінкою особистісних характеристик ви­конавця чи нагадуванням його помилок у минулому. Наприк­лад: "Ви не виконали мого розпорядження! Ви постійно допус­каєте помилки тому, що просто не вмієте робити... у Вас не вистачає ні знань, ні досвіду... Вам нічого не можна довірити!"

Зовсім недоречними є кепкування, іронія, прояви грубощів (і таке буває) і ті ж самі багатослівні дорікання.

Ще один приклад викладу вказівки:

1. Ви повинні бути присутні на нараді.

2. Ваша присутність на нараді обов'язкова.

3. Ваша присутність на нараді необхідна.

4. Ваша присутність на цій нараді необхідна.

5. Ваша присутність на цій нараді вкрай необхідна. Перше речення звучить як категоричний наказ і можливе

лише в стосунках з підлеглими.

Друге речення має той самий зміст, але звучить м'якше, хоча й не менш категорично.

Третє речення має слабку категоричність.

Четверте речення підкреслює безапеляційну необхідність.

П'яте речення має відтінок розмовного мовлення, звучить ввічливіше, ніж усі попередні. Це - найоптимальніша форма вказівки зі збереженням змісту.

Або інші конструкції: "Ви не виконуєте мого розпорядження", "Моє розпорядження не виконується..." У першому випадку невиконання приписується як провина цілком конкретній особі. У другому увага концентрується на

І п її невиконання, конкретний винуватець не називається.

У тих випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на особу діяча, використовується пасивна форма. Наприклад: оплата гарантується...- лист надіслано...строки виконання робіт зриваються...

Активна форма надає викладові динаміки і вживається в тих випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій: організація не гарантує..., підприємство зобов'язується...

Негативне враження справляє і надмірна ввічливість, яка може віддавати лицемірством і лакейством. Особливо це стосується тих документів, які надсилаються вищестоящій організації. Наприклад: "Глибоко шанований..." - словесна конструкція, яка не тільки складається з зайвого слова (глибоко), а й має п собі той самий надмір лакейської тональності, фальш.

У документах найкращою є стримана тональність, яка проявляється ще й у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо, а дається опосередковано - через констатацію фактів, які мали місце або могли мати.

Не останнє місце займає і технічна сторона написання. Маючи на увазі звертання до другої особи множини "ви", слід обов'язково писати його з великої букви "Ви".

В той же час, апелюючи до конкретної особи, якщо вона нагороджена певними відзнаками і має вчений ступінь, необх­ідно в кожному випадку їх зазначати (доктор наук, професор, і орденоносець, лауреат і т.д.)

У тих випадках, коли на документах вказується кілька прізвищ, пріоритетне право, звичайно, віддається тим, хто наймає керівне місце. Якщо ж в документі необхідно подати прізвища незалежних осіб, то їх розташовують в алфавітно­му порядку.

Ситуацій, в яких проявляється діловий етикет, так багато, що неможливо їх усі передбачити й дати готові рекомендації. Тільки внутрішній такт і об'єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, найефективніший спосіб вислов­лення, який сприятиме налагодженню ділових контактів між організаціями, підприємствами та установами. Цього вимагають норми людського співжиття.