- •Розділ 1 поняття про діловодство
- •1.1. Суть діловодного процесу. Нормативна база.
- •1.2. Принципи організації діловодного процесу.
- •1.3. Форми організації роботи з документами.
- •1.4. Канцелярія та її функції.
- •Розділ 2 документ з найдавніших часі в до наш их днів
- •2.1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.
- •2.2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.
- •2.3. Класифікація документів. Ознаки і групи.
- •2.4. Реквізити сучасних ділових документів
- •2.5. Рівні стандартизації документів.
- •Розділ з підготовка до складання службових документів
- •3.1. Мовний стиль ділового документа.
- •3.2. Текст службових документів. Його складові частини. Композиційні особливості побудови службових текстів.
- •3.3. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.
- •3.4. Оформлення титульної сторінки.
- •Зразок титульної сторінки.
- •Проблеми рекреаційних зон придніпров'я
- •Західних областей україни
- •3.5. Способи виділення тексту в документах.
- •3.6. Додаткові відомості в текстах службових документів.
- •Зразок тексту з однією приміткою
- •Зразок тексту з двома примітками
- •Зразок застосування виноски.
- •3.7. Оформлення бібліографічних описів.
- •Зразок оформлення бібліографії. Список використаної літератури
- •3.8. Оформлення змісту в документах.
- •3.9. Традиції та етикет службових документів.
- •Розділ 4 надання документам юридичноїсили
- •4.1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.
- •4.2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.
- •4.3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.
- •4.4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.
- •Розділ 5 складання та оформлення службових документів
- •5.1. Призначення та класифікація управлінської документації
- •5.2. Організаційно-розпорядчі документи (орд).
- •Форма стандартного статуту
- •Форма правил внутрішнього трудового розпорядку
- •Форма наказу про внесення змін в положення про структурний підрозділ (з кутнім розташуванням реквізитів)
- •Форма наказу про розподіл обов'язків
- •Зразок індивідуального наказу з основної діяльності (відображає питання фінансової діяльності)
- •Зразок наказу (відображає питання внутрішнього розпорядку)
- •Зразок вказівки з кутнім розташуванням реквізитів
- •5.3. Інформаційно-довідкові документи
- •5.3.1. Документи колегіального характеру
- •Форма складного (повного) протоколу.
- •Форма короткого протоколу.
- •Зразок акта (внутрішнього призначення) з кутнім розташуванням реквізитів.
- •Зразок акта з повною композиційною побудовою і розташуванням реквізитів
- •5.3.2. Група кореспондентських документів
- •Зразок вхідного листа.
- •Зразок факсу
- •Зразок телеграми
- •Міжнародна телеграма
- •5.3.3. Довідкові документи
- •Зразок трафаретної довідки
- •Така довідка може мати такий вигляд – (зразок індивідуальної довідки):
- •Зразок довідки табличного типу
- •Форма трафаретної довідки облікового характеру
- •Форма пояснюючої записки
- •Зразок доповідної записки
- •Зразок пам'ятної записки:
- •Зразок повідомлення (запрошення)
- •Зразок оголошення
- •Про періодичні видання
- •Зразок позовної заяви
- •5.3.4. Спеціалізовані документи
- •Форма довіреності зі зразком підпису
- •Зразок офіційної довіреності (доручення)
- •Форма платіжної відомості
- •Зразок заяви-зобов'язання
- •Документування трудової діяльності (Документи по особовому складу)
- •6.1. Нормування трудової діяльності
- •6.3. Комплект документів з кадрової діяльності
- •Зразок титульного аркуша особової справи
- •Яременка степана гнатовича
- •Форма внутрішнього опису справи
- •6.4. Облік чисельності працівників та їх робочого часу
- •6.6. Відрядження та відпустки працівників
- •Розділ 7 документи табличного типу
- •7.1. Поняття про таблиці та їх призначення
- •Розділ 8 редагування службових текстів
- •Розділ 10 планування та звітування службової діяльності
- •Розділ 11 організація документообігу
- •Форма зразка відомості
- •Зразок витягу з наказу
- •Розділ 12 складання та використання номенклатури справ
- •Форма розташування статей номенклатури справи
- •12.3. Контроль якості використання номенклатури справ
- •Розділ 13 формування справ
- •13.1. Норми та вимоги до формування справ
- •13.2. Підготовка документів до зберігання
- •Зразок форми обкладинки справи
- •Зразок оформлення обкладинки справи (типу "Леітс")
- •Форма завірчого аркуша справи
- •Форма річного опису справ постійного зберігання
- •Форма акта про виділення документів до знищення
- •13.3. Архівне зберігання та подальше використання
- •14.1. Організація нарад, обговорень та документаційне забезпечення
- •14.2. Організація та проведення переговорів і їх документаційне забезпечення
- •1. Вивчення свого потенційного партнера.
- •Відносини
- •Інструкція учаснику переговорів
- •1. Підготовка до переговорів
- •1.1. Аналіз проблеми
- •1.2. Планування переговорів
- •2. Ведення переговорів
- •3. Завершення переговорів
- •14.3. Організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •14. 4. Організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •Зразок форми заявки на участь у конференції (реєстраційна форма)
- •Зразок бланка запису бесіди з відвідувачем стенду
Розділ 1 поняття про діловодство
1.1. Суть діловодного процесу. Нормативна база.
Діловодний процес передбачає роботу з документами та організацію різноманітних процесів, які забезпечують її досконалість.
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) зі складання документів і роботи з ними.
Діловодний процес ґрунтується на загальних, розроблених для типових закладів, обов'язкових для використання положеннях та нормативних документах: інструкціях, правилах, статутах.
Основним документом в роботі діловодного підрозділу установи (організації) є Інструкція з ведення та організації діловодства в закладі.
Типова інструкція з діловодства повинна містити такі положення:
1. Мета і завдання діловодства в закладі.
2. Коло питань, які підлягають документуванню.
3. Організація і методика документообороту в закладі, порядок проходження і виконання документів.
4. Організація і правила реєстрації документів.
5. Організація, форми, методи і техніка контролю за виконанням документів (груп документів).
6. Розробка номенклатур справ і створення єдиної номенклатури справ закладу, порядок їх затвердження і використання; персонал, який залучається до складання номенклатури справ; особи, відповідальні за їх складання.
7. Організація, склад і порядок роботи експертної комісії закладу з експертизи цінності документів.
8. Загальні принципи організації праці працівників діловодства в закладі (розподіл обов'язків, нормування праці).
9. Правила і рекомендації відносно застосування технічних
засобів у діловодстві закладу.
Додатки:
схеми проходження документів;
зразки основних документів;
акти з ліквідації документів;
форма внутрішнього опису документів;
пам'ятка зі складання службових документів.
Інструкція розробляється, як правило, на 2-3 роки. Після цього її можна змінити, доповнити.
Інструкції для закладів відомчого підпорядкування розробляються в міністерствах і розсилаються на місця в установи з типовою формою діловодства.
Інструкції для закладів інших (недержавних) форм власності можуть бути розроблені згідно з власними потребами або замінені правилами чи іншими вказівками щодо організації ділового процесу.
Інструкції, правила чи вказівки по роботі з документами в закладі повинні бути доведені до відома всіх працівників у ВИГЛЯДІ інструктажів, практичних занять.
1.2. Принципи організації діловодного процесу.
Складовою частиною управління є діловодство. Працівники сфери управління (керівники, менеджери, спеціалісти) близько 75 % свого робочого часу витрачають на роботу з документами. Тому необхідно з самого початку діяльності підприємства так організувати діловодство, щоб це була не традиційна канцелярщина, в якій ділові папери "дозрівають", а сучасний офіс, в основу функціонування якого покладені такі принципи:
спеціалізація (документи повинні відображати суть тільки того закладу, який спеціалізується на певному виді діяльності);
безперервності (в роботі діловодних структур не повинно бути простоїв);
- ритмічність (заклад повинен працювати в чіткому злагодженому ритмі);
- пропорційність (всі структури діловодного процесу повинні мати однакове навантаження в роботі з документами);
- паралельність (робота з документами певних структур повинна вестися паралельно - розгляд, вивчення, погодження, копіювання, тиражування та ін.);
- прямоточність (кожен документ повинен на вході чи виході потрапити саме тій службовій особі або в той структурний підрозділ, де опрацьовуватиметься далі).
Окрім того, дуже важливою для кожного закладу є оперативність в роботі з документами (швидка і чітка робота з ними).
Доцільно, щоб робота з документами була виправдана кінцевою метою. До того ж важливе уміле поєднання документаційного забезпечення управління з бездокументаційним (складання документів тільки в тому випадку, коли це дійсно необхідно чи встановлено нормативними державними актами).
Важливим для підприємства є використання сучасного технічного обладнання типу персональних комп'ютерів, факсів, ксероксів, сканерів, а також різноманітних засобів малої оргтехніки (нумераторів, скреперів та ін.). Вони полегшують роботу з документами, економлять робочий час на деяких операціях, забезпечують впровадження нових технологій.
З урахуванням рекомендацій державних стандартів України можна завести або скласти окремий альбом (справу, файл) зразків найнеобхідніших документів, які часто використовуються у практиці закладу (листів, наказів, контрактів, факсів та ін.).
В практиці роботи сучасних підприємств і установ склалися три основні форми організації роботи з документами: централізована, децентралізована і змішана.
При централізованій формі всі документи установи і всі операції, пов'язані з ними (прийняття, реєстрація, контроль за виконанням, відправлення та прийняття, формування в справи та ін.), виконує один підрозділ, як правило, канцелярія. Централізована форма організації діловодства використовується в н ладах з великим документообігом.
При децентралізованій формі роботи з документами всі Операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах установи.
При змішаній формі роботи з документами частина операцій здійснюється канцелярією, а деякі - структурними підрозділами.
Найпоширенішою формою в роботі з документаційним забезпеченням є змішана форма. Вона більш гнучка й економічна.
Слід пам'ятати, що при виборі форми організації роботи з і оку ментами необхідно враховувати обсяг документообігу, характер роботи підприємства і його територіальне розміщення, структуру підприємства та його підрозділів.