Глава IV. Обеспечение сохранности, учет, организация использования электронных документов

§1. Обеспечение сохранности электронных документов

В организации долговременного и постоянного хранения электронных документов можно выделить две задачи. Первая - сохранить информационное содержание документов (их контент) с тем, чтобы обеспечить возможность их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. При всей своей сложности задача понятна. В этом направлении имеется большой практический опыт, в том числе и отечественный – достаточно вспомнить продолжающиеся программы спасения ценно научной информации с магнитных лент, записанных в 80-е и 90-е годы. Задача вторая - сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Поэтому эту задачу можно рассматривать как наиболее сложную из двух.

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом или государственным органом и им была придана максимальная доказательная сила, организации необходимо реализовать целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности и целостности документов.

Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.

Сохранность электронных документов в архиве организации, как правило, обеспечивают несколько служб. ИТ-отдел обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Службы информационной безопасности реализуют основную задачу - обеспечения конфиденциальности, т.е. в ограничении доступа к информации. Архивную службу (и иногда – и юристов) волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов.

Напомним, что согласно стандарта ISO 15489, п. 7.2.2. Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:

● то, что он является именно тем, чем он претендует быть;

● то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

● то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.4. Целостность документа означает его полноту и неизменность.

С точки зрения архивного дела основной целью является не столько обеспечение сохранности отдельных документов, сколько сохранение массивов документов вместе с их взаимосвязями с тем, чтобы была возможность понять роль этих документов в деловой деятельности организации. Значение отдельного документа в большой степени зависит от контекста – от обстоятельств его создания и использования, от его взаимосвязей с другими документами.

Если в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел – это всего лишь логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы "раскладываются по делам" виртуально, и эта логика – тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена – можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.

Разрушение контекста может привести к потере юридической значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в "карточке" на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.

Обеспечение осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, а потому и более хрупок.

Одной из основных проблем, которую сегодня решают организации и разработчики ПО при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

Причины нечитаемости информации на цифровом носителе:

1. Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

2. Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

3. Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.(См. Гл.3)

4. Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Операционные системы и прикладное ПО неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую, т.е. осуществлять миграцию документов.

Сохранность электронных архивных документов обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов их хранения (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, пожарного и охранного режимов), применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, упаковка), а также рациональной организацией хранения, включающей размещение документов в архивохранилище, соблюдение порядка выдачи документов из хранилища, проверку наличия и контроль технического состояния документов.

Обеспечение сохранности электронных документов включает также необходимость создания их дополнительных рабочих копий, а также защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.), и от вредного физического воздействия.

Мероприятия по обеспечению сохранности электронных документов должны соответствовать общим требованиям, изложенным в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее Правила М., 2007), с учетом специфики электронных документов.

Архивохранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Системы кондиционирования (естественная или искусственная вентиляция) должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения электронных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В архивохранилище электронных документов не допускается хранение электронных документов с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.

Обеспечение сохранности электронных документов в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно установленных условий и режимов их хранения.

Противопожарный режим в архивохранилище регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Охранный режим хранилища электронных документов обеспечивается в порядке, установленном п. 2.11.2.2 Правил, т.е. комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудования здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, наличием постов охраны, опечатыванием помещений, установлением пропускного режима.

Температурно-влажностный режим в помещениях, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении электронных носителей должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим:

для документов на магнитных дисках: температура воздуха – +15–20°С, относительная влажность воздуха – 50–65%.

для оптических дисков: температура не должна превышать +25°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне 20–50%.

В хранилище с основными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности относительно низкая влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациями.

Размещение хранилищ электронных документов в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

В хранилищах допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией, оборудованной притивопыльными фильтрами.

В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

Не допускаются резкие колебания (в течение одних суток):

температуры: ±5°С – для оптических дисков,

относительной влажности воздуха: ±10%.

При длительном стабильном нарушении режима хранения, сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

В период проведения различных видов работ с электронными документами допускается временное хранение (до 2 месяцев) электронных носителей в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20±5°С и относительной влажностью воздуха 50±20%.

Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:

• в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю;

• в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю;

• при нарушениях режима хранения – один раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний приборов и меры, принятые для нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха, проверки точности показаний определяются действующими нормативными и методическими документами.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в помещениях для хранения электронных документов, должно обеспечиваться заземлением. Аппаратура для работы с электронными носителями должна иметь защиту от поражения электрическим током; по своим параметрам и режимам работы отвечать требованиям ГОСТ 24863–87.

Средства хранения электронных носителей (стеллажи, шкафы, контейнеры, футляры) должны быть сделаны из материалов, устойчивых к воздействию температуры +150°C в течение 4 часов.

Перед размещением в хранилище и перед выдачей для использования или специальной обработки в помещениях с температурно-влажностным режимом, отличным от режима в хранилище, электронные носители должны пройти акклиматизацию. Хранилища не должны использоваться для акклиматизации и проведения работ по упаковке поступающих единиц хранения и единиц хранения, подлежащих транспортировке за пределы архива.

Акклиматизация оптических дисков проводится в плотных непроницаемых контейнерах при температуре +20±3°С и относительной влажности воздуха 40±10%. Продолжительность акклиматизации – 24 часа. При этом максимально допустимое изменение температуры – 10°С в час, максимально допустимое изменение относительной влажности – 10% в час.

Если электронные носители содержались при низкой температуре (например, при транспортировке), то перед выемкой в более теплом помещении, их следует нагреть в контейнере до необходимой температуры.

В случае если электронные носители доставляют в помещение с более низкой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по влажности, а затем по температуре. В случае если оптические диски доставляют в помещение с более высокой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по температуре, а затем по влажности.

Световой режим - хранение электронных носителей должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается их хранением в футлярах и контейнерах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в помещениях может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи, штор и т.п.

Электронные носители и футляры не должны подвергаться воздействию флуоресцентного и ультрафиолетового излучения, в том числе воздействию прямых солнечных лучей.

Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

В хранилище уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола – 20–50 лк, на рабочих столах – 100 лк.

Защита электронных носителей от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях, связанных с их хранением и при любых видах работы с электронными документами.

Санитарно-гигиенический режим устанавливает, что помещения для хранения электронных документов должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться требования санитарно-гигиенического режима, аналогичные требованиям хранения документов на бумажном носителе.

В хранилищах проводится ежедневная влажная уборка. При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина – 2%, катамина АБ – 5% и т.п.). Полы моются чуть влажной, но не мокрой тряпкой. Все остатки воды немедленно вытирают сухой тряпкой.

Не реже одного раза в месяц проводится влажная уборка стеллажей, полок, ящиков, первичных средств хранения электронных носителей. Для удаления грязи и пыли с полок, ящиков, внешних поверхностей коробок, боксов и футляров должны использоваться химически неактивные, чистые и не статичные салфетки.

Не допускается использование при уборке химических чистящих растворов, промышленных и бытовых моющих средств. При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на электронные носители.

Не реже одного раза в неделю лицам ответственным за архив следует проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (контейнеров, футляров). Обеспыливание должно производиться с помощью вакуумных систем, выхлопные трубки которых выводят пыль из хранилища наружу, или с помощью пылесосов, снабженных многоуровневыми фильтрами.

В хранилищах не должно быть пылесобирающих материалов, асбестовых изоляционных материалов, ворсистых покрытий стен и мебели.

В хранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В помещениях должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение электронных носителей в неприспособленных местах.

Окна в помещениях, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем.

Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

При работах с электронными носителями в соответствии с требованиями санитарно-гигиенического режима запрещается касание руками рабочих поверхностей носителей.

При очистке и ручной обработке электронные носители разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус. При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки и т.п. обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ (например, этиловому спирту). Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок.

Эксплуатационный режим электронных документов устанавливает что при использовании носителей с электронными архивными документами, их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы.

При перемещении или транспортировке электронных носителей в больших количествах и на большие расстояния футляры с электронными носителями должны помещаться в контейнеры в вертикальном положении.

Каждый обособленный электронный носитель (диск) должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.

При размещении футляров с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

В целях оперативного доступа к электронным документам электронные носители могут размещаться в роботизированных ленточных или дисковых библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае электронные носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек.

Не допускается хранение электронных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

В Правилах обозначены общие требования к размещению электронных архивных документов: электронные архивные документы в помещениях для их хранения размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и комплексный учет а также оперативный поиск. Порядок расположения электронных документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Электронные архивные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища письменных документов, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных архивных документов, записанных на отдельные электронные носители однократной записи: основной и рабочий.

Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных документов.

Основные и рабочие экземпляры электронных документов рекомендуется размещать в разных хранилищах.

Электронные документы, записанные на основные экземпляры электронных носителей, по своему статусу являются подлинниками. Основной экземпляр носителя электронных документов может использоваться только для воссоздания рабочего экземпляра носителя электронных документов в случае его утраты или неисправимого повреждения.

Рабочие экземпляры носителей электронных документов используются для создания дополнительных рабочих экземпляров, если они необходимы для работы архива.

Основные экземпляры архивам, согласно Проекта Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (М., 2013) рекомендуется хранить в основном хранилище электронных документов, территориально обособленном от хранилища рабочих экземпляров носителей электронных документов.

Рабочие экземпляры электронных документов должны размещаться на носителях, предназначенных для регулярного использования, в том числе для выдачи из хранилища пользователям.

В случае утраты или порчи основных экземпляров носителей электронных документов:

• рабочие экземпляры носителей электронных документов переводятся в разряд основных экземпляров;

• электронные документы с них копируют на новые рабочие экземпляры носителей, создавая рабочие экземпляры носителей электронных документов.

Подготовка электронных документов к созданию рабочих или резервных экземпляров осуществляется в соответствии с правилами выдачи электронных документов из хранилищ. При этом архивистом или лицом ответственным за архив проверяется физическое и техническое состояние электронных документов, проводится их специальная обработка, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, и проверка воспроизводимости электронных документов.

Копирование электронных документов на новый носитель проводится с соблюдением систематизации электронных документов в составе единицы хранения. Копируются все файлы, включенные в электронное дело на одном обособленном носителе.

По окончании копирования составляется акт о создании рабочего экземпляра электронных документов. Дополнительные рабочие экземпляры электронных документов могут составить страховой фонд или фонд пользования, они подлежат учету и хранению наравне с основными и рабочими экземплярами.

В случае технологического устаревания и выхода из употребления форматов хранения электронных документов необходимо проведение своевременной работы по созданию их экземпляров в иных форматах (в результате процедуры миграции).

Экспертиза электронных документов на предмет их технологического устаревания проводиться перед модернизацией или сменой технологической платформы информационной системы архива, обеспечивающей организацию хранения электронных документов, но не реже одного раза в 5 лет.

Перед подготовкой электронных документов к миграции проверяется их физическое и техническое состояние, проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

Миграция электронных документов в архиве проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения электронных документов в описи. Вопрос проведения миграции сегодня актуален с нескольких позиций:

- первый вопрос за чей счет будет осуществляться миграция. Для государственных и муниципальных архивов это дополнительно часть расходов, а при весьма скромном бюджете вопрос остается открытым.

- второй вопрос, легитимность миграционных копий документов и порядок уничтожения файлов с документами миграция которых осуществлялась.

- третий вопрос, защита информации.

Использование в государственном управлении и в коммерческой деятельности электронных документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире "долго" означает более 5-7 лет).

Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях:

Копирование - создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электронном носителе). Для кратко- и среднесрочного хранения самым простой и надежный способ, решающий проблему замены поврежденных и устаревших носителей.

Стратегия создания копий электронных документов на бумаге или микропленке большинством архивистов рассматривается как применимая к ограниченному числу программных приложений. Она может использоваться, если информация существует в независимом от программного обеспечения формате или в виде файлов простой однообразной структуры. И она не подходит для сохранения сложных цифровых объектов в сложных системах, поскольку может привести к потерям их уникальной функциональности (например, динамичности, взаимосвязанности, нелинейности, интегрированности).

Так, большинство веб-документов может быть представлено исключительно в цифровой форме, поскольку содержимое сайта обычно представляет собой взаимосвязанные при помощи гиперссылок элементы информации, и при распечатке веб-страницы на бумаге это уникальное свойство теряется.

Бумага позволяет сохранить содержание документа и всю необходимую информацию, определяющую юридическую силу документа, но усложняет поиск и систематизацию документов.

Конвертирование в стандартный формат - перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с гарантированным сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование). Эта стратегия предполагает конвертирование электронного документа в стандартный или открытый формат в целях обеспечения независимости документа от программного обеспечения. Предпочтительными форматами для документов в настоящее время являются SGML, XML, RTF. Формат XML позволяет перемещать электронные документы с одного типа программного и технического обеспечения на другой без потерь информации. Разработчики концепции электронного правительства в Евросоюзе считают, что основанные на XML форматы приносят пользу управлению и позволяют улучшить взаимодействие органов власти с различными организациями и населением, поэтому государственным организациям особенно рекомендуется использовать документы в XML-форматах. Российская Федерация одобрила принятие Open XML в качестве стандарта ISO/IEC 29500. (См. Глава 3). Эта стратегия, как и все другие, подвергается критике, поскольку форматы устаревают. Кроме того, при конвертировании имеется риск потери данных. При конвертировании изменяется формат электронного документа. Например, можно конвертировать документ, созданный в формате Word Perfect, сохранив его в формате RTF или MS Word.

Тем не менее, в настоящее время большие надежды связываются с использованием формата XML в качестве стандартного для обмена электронными документами в различных сферах деятельности, особенно, в сфере государственного управления.

Миграция — периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования этих документов в будущем. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах. При миграции производится перемещение электронного документа с одной программной платформы или носителя на другой/-ую без изменения формата. Например, можно переместить документы с дискеты на компакт-диск. Однако и при миграции может понадобиться конвертирование электронного документа. Например, при перемещении электронного документа из операционной системы Macintosh в операционную систему Microsoft Windows необходимо конвертирование электронного документа в новый формат (например, RTF или другой).

Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку и т.д., - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.

Следует отметить, что если в целях "просто" сохранения информации допустима "ручная" миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически – только тогда можно будет более-менее уверенно защититься от обвинений в том, что операторы исказили или могли исказить документы.

Миграция электронных документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. По окончании миграции составляется акт проведения миграции документов на электронных носителях.

Эмуляция – пока что популярна в основном у теоретиков. Привлекательна она тем, что если написать для нового компьютера программу, точно эмулирующего работу старого, то для доступа к информации можно использовать оригинальные электронные объекты и ПО. В то же время эмуляция является практически единственным решением, если нужно сохранить, например, исполняемую программу, исходных кодов к которой нет.

Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.

Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.

Инкапсуляция - включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов [4], хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.Копирование, миграция, конвертирование на другой носитель являются способами обеспечения сохранности установленными Международным стандартом ИСО 15489.

При применении этих способов возможно три основных типа потерь, которые необходимо учитывать при хранении электронных документов:

1. Потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным.

2. Потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF, можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов.

3. Потеря связей между данными (например, в электронных таблицах, базах данных) и/или потеря доступности связанных с документом метаданных также делают документ неполноценным.

При решении задачи обеспечения сохранности электронных документов не менее важен, чем вопрос конвертирования и/или миграции, вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения - программ сжатия файлов, которым также присущи проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Рекомендации по выбору методов компрессии электронных образов документов содержит международный стандарт ИСО 12033.

В систему обеспечения информационной безопасности государственного или муниципального архива входит защита электронных архивных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»);

Электронные архивные документы должны проверяться на наличие в них вредоносных компьютерных программ в следующих случаях:

• при приеме на хранение в архив;

• через месяц после поступления в архив;

• через год после поступления в архив;

• при подготовке к выдаче единиц хранения электронных документов из хранилища перед началом использования или компьютерной обработки;

• после проведения работ по копированию, миграции и другой компьютерной обработки электронных документов;

• при проверке технического состояния электронных документов.

В случае выявления в электронных документах «вирусов» осуществляется проверка на наличие «вирусов» всех программно-технических средств архива.

Обновление антивирусных программ и проверка с их помощью информационной системы архива производится не реже одного раза в месяц.

В случае выявления в единицах хранения «зараженных» электронных документов, оформляется акт выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах. Единица хранения, в которой обнаружен «вирус» изымается из общего хранения и размещается в отдельном контейнере с маркировкой «зараженные единицы хранения».

Если «вирус» обнаружен лишь в одном из экземпляров электронных документов (на рабочем или основном носителе), зараженный экземпляр замещается копией, сделанной с незараженного экземпляра, а затем уничтожается. Если заражены оба экземпляра электронного документа, делается попытка удаления «вируса» с помощью антивирусной программы.

Если удалось удалить «вирус» из «зараженного» носителя электронных документов, следует провести проверку воспроизводимости всех единиц учета в целях выявления возможной потери части информации.

Если удалить «вирус» не удалось, составляются акт о неисправимых повреждениях электронных документов, который передается в ЭПК архива для принятия решения об уничтожении электронного архивного документа. Решение об удалении электронного документа принимается с учетом ценности зараженного документа и степени опасности диагностированного «вируса». В учетных документах единиц хранения делается отметка: «содержит документы, зараженные «вирусом»: «название вируса».

Среди организационных мер по обеспечению сохранности документов можно выделить определение методов хранения и путей обеспечения целостности и аутентичности. Здесь определяется позиция организации в отношении выбора одного из двух способов хранения электронных документов: на съемных носителях (предпочтительно – однократной записи: CD, DVD и т.п.) или "онлайн" в системах электронного документооборота или в электронных архивах, использования криптографии и разработки комплекса организационных мер по методологии "менеджмента качества" (СМК). Кроме того, среди организационных мер - опережающая сдача документов на архивное хранение и использование стандартных форматов для длительного хранения.

Метод использования «однократных» носителей. При хранении электронных документов на носителях однократной записи "мастер-копия" находится на носителях. Те же документы в онлайн-системе рассматриваются как рабочие копии. Если электронные документы записываются на носитель однократной записи в момент времени, максимально близкий ко времени их создания, и носитель "закрывается", - то дальнейшее управление электронными документами аналогично управлению привычными бумажными делами. Не требуется переучивать архивных специалистов, и можно использовать апробированные стандарты и методики работы.

Этот метод также имеет и свои недостатки. Так, проблемой является оперативный доступ к документам. Более того, этот метод неудобен при больших объемах документов и при большом размере самих документов. Сложно проводить частичное уничтожение документов, а также обслуживание, конверсию и миграцию - поскольку может потребоваться вставить в привод, прочитать и извлечь из привода тысячи носителей. Кроме всего прочего, носители могут "потеряться" в хранилище, при их перемещении и использовании.

Существует несколько зарубежных норм, детально регламентирующих хранение электронных документов на съемных носителях однократной записи. Наиболее авторитетными из являются французский стандарт NF Z 42-013 "Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению целостности содержащихся в них документов" и британский BIP 0008-1:2004 "Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, сохраняемой электронным образом".

Оба эти стандарта успешно используются в своих странах уже более десяти лет. Оба следуют принципам, предложенным в стандартах менеджмента качества.

Интересен опыт хранения архивных документов США. Рекомендации Национальных архивов США (NARA) по сохранению электронных документов на носителях однократной записи (разработаны в 2003 году для федеральных государственных учреждений):

• использовать носители с ожидаемым сроком службы не менее 20 лет, поддерживаемые многими производителями;

• мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет;

• контролировать отсутствие изменений в документах;

• миграцию документов осуществлять на технологически нейтральные файлы форматов XML, RTF;

• хранить электронные носители в стабильной среде: температура 15-18 градусов, влажность 35-45%;

• ежегодно проводить выборочную проверку документов, чтобы убедиться в их сохранности, их проверка на читаемость, и при 10 ошибках чтения – заменять носитель и восстанавливать данные; если высокий риск ошибок характерен для определенной партии носителей – переписывать всю партию;

• протоколировать все действия с документами.

Метод хранения архивных документов он-лайн. Внешне его отличие от метода использования «однократных» носителей не существенно, поскольку, как и там, документы хранятся и в онлайн-системе (это может быть, в том числе, иерархическая система хранения данных), и на съемных носителях. Однако в данном случае мастер-копией являются данные в системе, а данные на носителях рассматриваются исключительно как резервные копии.

Принципиальное отличие этого метода заключается в том, что если нужно выполнить какие либо операции, охватывающие большие массивы документов, то не нужно тратить время на установку, извлечение и считывание носителей. Кроме того, становится возможной более глубокая автоматизация архивных операций, в том числе такой трудоемкой, как миграция. информация постоянно доступна для использования, и архив может окупать себя, информационно поддерживая основную деловую деятельность или же оказывая платные услуги. Съемные носители такую оперативность обеспечить не могут, поэтому все чаще и государственные и коммерческие организации используют именно "онлайн"-метод. Ряд рекомендаций по применению метода, содержащихся в британском стандарте BIP 0008-1:2004.

Самой сложной проблемой при организации долговременного хранения электронных документов с электронной подписью является необходимость поддержания возможности в любой момент убедиться в подлинности электронной подписи. Для архивов это означает, что придется сохранять в рабочем состоянии множество версии и поколений инфраструктуры открытых ключей PKI. Большинство российских организаций, государственные и муниципальных архивы, не готовы сейчас к решению таких задач, у них для этого нет ни финансовых, ни технических, ни кадровых ресурсов.

Практическим опытом, решения проблемы является отказ от сохранения ЭЦП "в рабочем состоянии". Главное, по мнению специалистов, чтобы при постоянном хранении электронных подписей (включая ЭЦП) можно было бы удостоверить роль, которую подпись выполнила в прошлом, в отношении интересов создавшей документы организации, интересов третьих сторон, культурных и исторических интересов общества.

При поступлении таких документов на постоянное или длительное архивное хранение, ЭЦП рекомендуется проверять и "снимать", фиксируя всю содержащуюся в ней информацию в метаданных документов. В дальнейшем защита целостности и аутентичности документов должна уже обеспечиваться силами и средствами архива. Поскольку подписывать миллионы документов архивными ЭЦП нереально, то используется система иерархического определения дайджестов (хэшей), когда в итоге вычисляется дайджест всего архива или крупной его части. Тогда одна архивная ЭЦП способна подтвердить целостность всего огромного архива.

Хранить электронные документы сегодня обычно рекомендуется на оптических дисках с однократной записью и многократным считыванием (CD-R, DVD-R), обеспечивающих защиту данных от некорректного обращения. Однако ни одно из цифровых средств хранения не подходит для долгосрочного, архивного сохранения документов. По общим оценкам, срок их физической пригодности составляет до 30 лет. Технологически они устаревают в срок от 5 до 10 лет. Поэтому файлы необходимо регулярно перемещать на новые средства хранения.

В то же время необходимо создавать резервные копии документов. Процедуры резервного копирования защищают хранящиеся данные от утраты и повреждения.

Система резервного копирования требует специального программного и технического обеспечения. При этом лучше, если резервное копирование осуществляется на сменные носители. Однако дискеты можно использовать только для кратковременного хранения электронных документов.

Общее правило обеспечения сохранности носителей: чем чище, прохладнее, суше и стабильнее среда хранения документов, тем дольше предполагаемый срок хранения документов. Однако для некоторых носителей следует соблюдать предписания производителей: например, может требоваться, чтобы температура была не ниже определенного уровня или чтобы носитель периодически очищался.

При выборе носителей, программного и технического обеспечения предпочтительнее те, которые популярны и лидируют на рынке, а не те, которые новы и являются последним достижением в развитии технологий.

В конечном итоге, как и в случае бумажных архивов, надежность документов определяется тем, насколько хорошо организована деятельность архива и насколько надежен его персонал.