Глава III. Комплектование и экспертиза ценности электронных документов, прием документов на хранение в архив
§1. Комплектование и экспертиза ценности электронных документов
Архив имеет важную роль, как для отдельного предприятия, так и в жизни общества в целом, являясь гарантом и источником стабильности и безопасности информационного обеспечения. Информация, хранящаяся в бумажном виде имеет свойство приходить со временем в негодность, может быть безвозвратно утеряна в случае утраты документа. Резервирование информации, которое сегодня позволяют создать современные технологии хранения электронных архивов значительно снижают риск потери информации.
Современные технологии позволяют обеспечивать территориально распределенное хранение документов на новейших носителях. Комплектование является одним из основных процессов работы с архивными документами. От комплектования по существу зависят дальнейшая судьба Архивного фонда нашей страны и состояние источниковой базы исторических и других исследований. С одной стороны, комплектуются архивы или архивохранилища в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях документами своих структурных подразделений, с другой – государственные или муниципальные архивы, музеи, библиотеки, негосударственные хранилища, государственные хранилища и другие, например центры хранения документация (в рамках аутсорсинга архивных документов) документами государственных, муниципальных и негосудартвенных организаций, а также граждан. Сегодня в России действует три формы собственности на архивные документы: государственная, муниципальная и частная, многие ведомства в лице организаций, учреждений, предприятий – источников комплектования АФ РФ, получив большую самостоятельность, сегодня открыто выступают против передачи своих документов на государственное и муниципальное хранение, не лучшим образом обстоят дела с комплектованием архивов документами относящимися к частной форме собственности, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих и некоммерческих организаций. Большая часть источников комплектования объясняет такое желание практической необходимостью постоянного использования документов в оперативной деятельности, наличием в документах информации ограниченного доступа и т.д.
Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Однако для большинства негосударственных хранилищ, понятие профиль слабо применимо, т.к. основной целью их деятельности является извлечение выгоды – получение прибыли от услуги аутсорсинга документов. Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание (сорсинг) другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания. Активное появление на рынке архивных услуг негосударственных организаций, предоставляющих услуги по архивной обработке документов и архивному хранению, приходится на конец 1990 – начало 2000-х гг. Наряду с использованием традиционных методов ведения архивного дела, организации шагают в ногу со временем, расширяя круг предоставляемых услуг и внедряя в свою деятельность такие новые информационные технологии, как штрих-кодирование, создание электронного архива, разработка собственных систем учета документов, внедрение средств по обеспечению безопасности хранения. Аутсорсинг архива предусматривает и обслуживание, хранение электронных дел. Огромное количество разнообразных платформ (европейских, американских) используются специализированными компаниями как хранилища, что позволяет и освободить компьютеры предприятия-заказчика услуги от нагрузки, и обеспечить при необходимости быстрое пополнение такого хранилища или извлечение нужных файлов (присылаются по спецканалам).
Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает:
- определение источников комплектования архива;
- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
- прием-передачу архивных документов в архив.
Опыт хранения электронных документов в России гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. Главным образом, это опыт, сложившийся в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных.
Источниками комплектования государственного или муниципального архива электронными архивными документами являются государственные органы и органы местного самоуправления, другие организации и физические лица в процессе деятельности которых образуются электронные документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации.
Источники комплектования архива электронными документами определяются на основании критериев, определенных п. 4.2.1 Правил (М., 2007)
Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
В целях планирования и повышения оперативности работ по комплектованию электронными архивными документами архив должен вести базы данных по учету источников своего комплектования и возможных источников комплектования с указанием состава применяемых в организациях программных комплексов и автоматизированных информационных систем.
Рассматриваются также вопросы возможности комплектования государственного архива интернет-ресурсами, которое может происходить двумя путями: 1) в составе документов, передаваемых на хранение непосредственно от организации/лица - источника комплектования, и 2) в результате научно-исследовательской деятельности самого архива по выявлению и собиранию источников по истории и культуре современного российского общества. Первый путь соответствует пофондовой организации архивных документов, которые поступают в архив на внешних электронных носителях в ходе стандартной процедуры приема-передачи документов. Во втором случае результаты НИР (комплекс интернет-документов, их описание и сопроводительная документация) оформляются в виде архивной коллекции, описи к которой утверждаются ЭПК архива. В качестве источника комплектования в данном случае может рассматриваться сам архив.
Основными источниками комплектования архива организации являются:
- структурные подразделения организации;
- подведомственные организации;
- физические лица.
Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат (Росстат) начали аккумулировать информацию в электронном виде с начала-середины 90-х годов. В настоящее время любая организация выделяет значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют каждодневное практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования как правило погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований.
Архивисты заинтересованы в том, чтобы создаваемые в процессе делопроизводства электронные документы, также как и связанные с ними метаданные, базы данных регистрации и контроля, web-документы и т.д., органично входили в структуру архивного фонда страны, с сохранением всех возможностей их хранения и использования в течение длительного времени. Это важно и для общества, и для государства, принимая во внимание социальную, культурную, экономическую и политическую роль архивов.
Во избежание утраты электронных документов, для обеспечения их сохранности и использования в дальнейшем, необходимо решить вопросы, связанные с разработкой единых подходов и требований к создаваемым в электронном виде документам и архивам, системам документооборота, системам защиты информации, подготовкой соответствующих специалистов, разработкой достаточной для работы с электронными документами нормативно-методической базы, финансированием и многие другие. Методология архивного хранения электронных документов в нашей стране еще только начинает развиваться.
В некоторых архивах уже имеется опыт хранения электронных документов, например, в РГАНТД, в РГАСПИ (Архив Коминтерна), ГАРФе, в Москве, Томске и ряде других регионов. Большая работа по оцифровыванию архивных документов Российского государственного исторического архива (РГИА) ведется в рамках проекта создания Библиотеки Президента в Санкт-Петербурге. Планируется создание специального федерального архива электронных документов.
Однако организация массового хранения больших массивов электронных документов для многих российских архивов является абсолютно новой задачей, решение которой уже началось посредством разработки научно-методических основ этой деятельности. Впереди предстоит большая работа по обучению архивистов навыкам работы с электронными архивными документами на основе собственного опыта, а также творческого использования международных достижений.
В настоящее время ежегодно объем Архивного фонда Российской Федерации увеличивается в среднем на 1,3 млн. дел, подавляющее большинство из которых поступают в архивы на бумажном носителе. Вместе с тем, развитие электронного документооборота и увеличение объема электронных документов объективно должны привести к постепенному видовому изменению состава Архивного фонда Российской Федерации и в конечном итоге – к уменьшению объемов приема такой документации на постоянное хранение. Это, с одной стороны, предполагает определенное сокращение дефицита площадей архивохранилищ, с другой – необходимость создания условий для приема значительных массивов электронных документов.
Для обеспечения качественного пополнения Архивного фонда Российской Федерации в рамках Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. отмечено что необходимы:
- проведение работы по оптимизации состава документов, отбираемых на постоянное хранение, с учетом совершенствования критериев отбора документов, экспертизы их ценности, в том числе осуществление разработки перечней документов с указанием сроков их хранения по всем основным отраслям деятельности государства и общества, предусматривающих сокращение сроков ведомственного хранения архивных документов с учетом уменьшения периода их «жизни» до сдачи на архивное хранение из-за происходящих изменений в делопроизводстве;
- проработка вопроса о создании (в том числе с использованием возможностей аутсорсинга) специализированного архивно-логистического центра с автоматизированной системой складирования, обеспечивающей высокую скорость выполнения операций по приему, поиску и выдаче документов с целью концентрации текущих ведомственных архивов федеральных органов исполнительной власти;
- уточнение с учетом современных реалий правовых основ работы архивов организаций и закрепление этих изменений в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Все электронные документы на государственное хранение поступают на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение). В трактовке Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности электронных документов органов власти как указано в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утв.приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76) осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Порядок экспертизы ценности электронных архивных документов в целом определяется положениями п. 4.3 Правил (М., 2007).
Включение электронных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения и содержания электронных документов.
К критериям происхождения электронных документов относятся:
- функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или и типового характера;
- значимость информационной системы, в которой образуются электронные документы, для выполнения организацией своих функций;
- время и место создания электронных документов.
К критериям содержания относятся:
- значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);
- повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения на других носителях;
- вид, разновидность электронных документов;
- подлинность электронного документа.
К критериям внешних особенностей электронных документов относятся:
- характеристики и физическое состояние электронных носителей с электронными документами.
При отнесении электронных документов к составу Архивного фонда Российской Федерации следует также учитывать:
- степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);
- возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;
- возможность обеспечения долговременного хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.
К решению научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности электронных документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, в качестве консультантов можно привлекать специалистов и экспертов в области информационных технологий.
Экспертиза ценности электронных документов в государственном (муниципальном) архиве производится:
- по истечении сроков временного хранения электронных документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
- при поступлении в архив электронных документов в неупорядоченном состоянии;
- до и после проведения миграции электронных документов.
В соответствии с п. 4.3.2 Правил, по результатам экспертизы электронных документов архив составляет описи единиц учета электронных документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.
Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
Экспертиза ценности электронных документов в государственном (муниципальном) архиве производится:
- по истечении сроков временного хранения электронных документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
- при поступлении в архив электронных документов в неупорядоченном состоянии;
- до и после проведения миграции электронных документов.
В соответствии с п. 4.3.2 Правил (М., 2007), по результатам экспертизы электронных документов архив составляет описи единиц учета электронных документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.
От источников комплектования архива электронные документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственными и муниципальными архивами по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
Экспертиза ценности электронных документов организации проводится:
- при разработке номенклатуры дел организации;
- по истечении сроков временного хранения электронных документов.
На этапе разработки номенклатуры дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» («Электронные документы»).
По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение 2), внутренних описей электронных документов (приложение 1) и актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.
Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе.
Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе.
При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитываются:
- значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);
- повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях;
- первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;
- вид, разновидность электронного документа;
- подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;
- ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей).
- форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов;
- характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;
- степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);
- возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;
- ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов);
- возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;
- возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.
При проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях организации осуществляется:
- отбор электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для проведения конвертирования их в форматы для архивного хранения, их запись на обособленные электронные носители однократной записи для передачи в архив организации;
- при необходимости отбор электронных дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, их запись на обособленные электронные носители для передачи в архив организации.
Одновременно с отбором электронных документов для передачи в архив организации осуществляется выгрузка метаданных электронных документов и протоколов аудита (системных протоколов/журналов) за тот же период времени.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения электронных документов.
По согласованию с государственным (муниципальным) архивом, уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или архивным учреждением субъекта Российской Федерации сроки временного хранения электронных архивных документов могут быть изменены.
Рекомендуется досрочная передача электронных архивных документов на постоянное хранение, осуществляемая по соглашению между организацией – источником комплектования и государственным (муниципальным) архивом.
Продление сроков временного хранения в организации – источнике комплектования электронных документов Архивного фонда Российской Федерации может осуществляться в случае неготовности государственного (муниципального) архива к приему электронных документов.
Рассмотрим процессы комплектования и экспертизу ценности электронных документов в корпоративном архиве.
Комплектование архива организации электронными документами включает:
- определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив;
- определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив;
- организацию передачи электронных документов в архив.
Электронные документы передаются в архив организации записанными на обособленные электронные носители (оптические диски) однократной записи.
Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел.
Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых поступают электронные документы в архив организации.
Если архив является частью единой системы электронного документооборота, именно последняя обеспечивает первый способ комплектования – передачу электронной документации непосредственно из СЭД. Этот путь является самым малозатратным и при этом наиболее эффективным, так как система электронного документооборота позволяет автоматизировать следующие процедуры:
1. Оформление дел и нормативно-справочного аппарата для сдачи в архив. Поскольку система электронного документооборота в текущем делопроизводстве поддерживает электронное дублирование оригиналов документов, то функциональность СЭД также обеспечивает формирование дел с разбиением на тома/части по фактическому количеству листов (не более 250 шт.) и с фактической толщиной тома/части (не более 4 см), и генерацию отчетных форм (титульный лист, лист-заместитель и внутренняя опись), необходимых для процедуры сдачи в архив оригиналов документов. В этом случае делопроизводителю подразделения остается лишь пронумеровать страницы в соответствии с описью и завершить оформление дела, подготовив его таким образом к сдаче. Также СЭД позволит сгенерировать сдаточную опись, которая исключит возможность случайной утраты дел;
2. Экспертизу ценности. Процедура экспертизы ценности применяется чаще всего при сдаче в архив разнородной документации и проводится для того, чтобы установить, представляет ли сдаваемый документ ценность для самой организации, ее работников, общества и (или) государства, а также определить временной срок, в течение которого документы эту ценность сохранят.
Именно механизмы групповой работы членов экспертной комиссии, реализуемые посредством collaboration-процедур, а также механизмы генерации установленных отчетных форм, являющихся результатами этой работы, значительно повышают эффективность деятельности такой комиссии, освобождая ее членов-экспертов для выполнения своих основных обязанностей на предприятии. Collaboration – процедура совместной работы группы должностных лиц, результатом которой является проект документа, с содержанием которого согласны все участники работ, что, в свою очередь, исключает необходимость его дальнейшего согласования. Эта процедура применятся чаще в зарубежных компаниях и их представительствах в Российской Федерации. Программное обеспечение совместной работы (англ. collaborative software, groupware, workgroup support systems, group support systems) — программное обеспечение, созданное с целью поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач. Так как устоявшегося русскоязычного термина пока нет, часто используется один из англоязычных без перевода.
Кроме того, используемая в современных СЭД система автоматизации документоориентированных деловых процессов позволяет достаточно легко автоматизировать процессы, характерные уже для эксплуатируемой архивной системы.
Экспертиза ценности электронных документов в организации проводится в два этапа.
На первом этапе проводится обследование информационных ресурсов с целью выявления ресурсов, сведения которых имеют постоянную практическую и историческую ценность. Итогом этой работы становится составление справки обследования информационных ресурсов организации.
Второй этап проведения экспертизы ценности электронных документов в организации заключается в непосредственном отборе ценных файлов и записей баз данных.
Экспертиза ценности информационных ресурсов и электронных документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица), архивного фонда и информационных ресурсов, а также состава и содержания документов на всех видах материальных носителей.
Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных информационных ресурсов и фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на хранении, и о документах, которые могут быть отобраны к уничтожению по данной группе.
При определении сроков хранения электронных документов организацией используются типовые, примерные, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.
Информационные ресурсы и электронные документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Предварительно составляется рабочая инструкция по проведению выборочного отбора, рассматриваемая на методической комиссии архива.
Вид выборки и ее представительность (репрезентативность) определяются в зависимости от вида документов, однородности содержащейся в них информации, количества документов. Применяются последовательно, как правило, несколько видов выборок, первой из которых должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов по заранее определенному для данных документов признаку (например, среди обращений граждан выбираются предложения граждан и письма творческого характера). Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи единиц учета электронных документов.
Просматривается содержимое каждой единицы хранения электронных документов, проводится считывание с единиц хранения электронной информации. Единицы хранения, с которых невозможно считать информацию всех единиц учета, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно считывание информации части единиц учета, единицы хранения оставляются на хранение для последующего копирования этих единиц учета на другой электронный носитель. В тех случаях, когда возможно восстановление читаемости хотя бы части из нечитаемых единиц учета, единицы хранения оставляются на хранение для последующего копирования и обработки компьютерных файлов.
Если в файлах с электронными документами, наряду с информацией, не имеющей научного и практического значения, находится ценная информация, то такие файлы должны быть оставлены на хранение. В результате экспертизы ценности электронных документов в организации составляются: описи единиц учета электронных документов постоянного хранения, описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению
3. Выделение дел к уничтожению. Архивная система обеспечивает автоматизированный анализ записей сроков хранения в архивной картотеке, что позволяет в очень короткий срок выделить дела к уничтожению, установить их топографическое размещение в хранилище, а также подготовить проект документа установленной формы – акта о выделении дел к уничтожению. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами информационных ресурсов, оставляемых на хранение. Кроме подлинников на хранение оставляются копии электронных документов в страховых и пользовательских форматах. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей единиц учета электронных документов постоянного хранения и описей единиц учета электронных документов по личному составу.
4. Переформирование дел. Зачастую в делах отдельные документы теряют ценность быстрее других. Для актуализации ценности таких дел и применяется процедура их переформирования, которая позволяет провести экспертизу ценности и удалить отдельные документы из дел/томов/частей с актуализацией форм НСА – внутренней описи, титульного листа и листа-заместителя.
Заслуживает отдельного упоминания вопрос эффективного поиска в корпоративном электронном архиве. Если у обычной компании – источнике комплектования, с небольшим документооборотом главное требование – это найти документ/дело по годам и описям, то в компании с большим документооборотом, где образуется огромное количество архивной документации, необходимо дополнительно обеспечить возможность полнотекстового поиска. Получается, что в первом случае архивная система для пользователя эмулирует только функциональность обычной архивной картотеки, которая позволяет осуществлять поиск по атрибутам дел/документов и устанавливать топографическое размещение оригиналов в архивном хранилище. Для нужд компаний, с большим числом документов создаваемых или помещаемых (оцифровка) в системе СЭД архивная система должна обеспечивать более мощный функционал, а именно – поддерживать полнотекстовый поиск по контенту хранимых документов, что накладывает новое требование на архивную СЭД, значительно меняющее фактическую себестоимость процесса комплектования: каждый документ для помещения в СЭД должен быть оцифрован, а его образ – прикреплен к документу, равно как и его атрибуты (метаданные). Также к регистрационной карте документа должен быть прикреплен его текстовый контент, по которому и будет осуществляться поиск (рис. ).
Рис. Структура регистрационной карты архивного дела электронных документов
Таким образом, к относительно малозатратной и хорошо автоматизируемой процедуре сканирования документов добавляется процедура распознавания, выполняемая с помощью дополнительного программного обеспечения, и процедура верификации, выполняемая оператором и требующая внесения изменений, что значительно удорожает процесс ввода документа в СЭД или архив. Однако использование полнотекстового поиска в архиве настолько увеличивает его возможности, что на полную оцифровку документов компании идут весьма охотно, выделяя на это значительные ресурсы.
Альтернативным вариантом комплектования электронного архива можно назвать процедуру ретроконверсии – ввода в электронный архив тех документов/дел, которые хранятся в архиве оригиналов за период времени, предшествующий автоматизации.
Процедура ретроконверсии обеспечивается обычно самой архивной системой, однако функционально она может производиться посредством системы электронного документооборота. Этот вроде бы незначительный фактор дает возможность провести ретроконверсию архивов подразделений их собственными силами, не перемещая материалы хранилища в единый центр ретроконверсии, что например в условиях высокого уровня территориальной распределенности офисов предприятий увеличивает эффективность процедуры ретроконверсии архивной документации в целом.
Процесс ретроконверсии архивной документации можно условно разделить на последовательность следующих процедур:
1) подготовка архивного дела к сканированию.
Процедура включает расшивку дела и помещение листов-разделителей со штрихкодами перед титульным листом каждого документа;
2) помещение документов в потоковый сканер и запуск сканирования. Далее система производит сканирование последовательно всех листов, помещенных в сканер.
При сканировании листа-разделителя система создает регистрационную карту архивного документа, в атрибуты которой прописывает следующие метаданные: идентификатор документа, его отсканированный образ, многолистовой pdf-файл по количеству листов до следующего разделителя в стопке, распознанный контент документа (для верификации привлекается при необходимости оператор сканирования);
3) после окончания сканирования система позволяет объединить документы в архивное дело и сгенерировать его опись и титульный лист с листом-заместителем;
4) дело нужно опять сшить, а его НСА заменить на сформированный системой, после чего дело следует поместить в хранилище, а в его регистрационной карте в системе сделать отметку о фактическом топографическом его размещении.
Эта процедура позволяет ввести в информационную систему очень большой объем документации в достаточно сжатые сроки, однако требует от самой компании значительных усилий, в том числе и в отношении методологического аспекта – для обеспечения максимально эффективной работы операторов сканирования. Альтернативным и весьма продуктивным подходом будет передача всего процесса ретроконверсии на аутсорсинг специализированным компаниям (См. Гл. 1), оказание услуг по ретроконверсии архивных и библиотечных фондов для которых является основной деятельностью. Зачастую такие организации осуществляют ретроконверсию с использованием собственного оборудования, что позволяет отказаться от закупки избыточного количества поточных сканеров для оцифровки документов.
Кроме рассмотренных ранее ретроконвесии и пополнения электронного архивного фонда непосредственно из СЭД есть и третий подход – миграция образов архивных документов и метаданных. При миграции, помимо создания образов документов, самое важное – обеспечить максимально целостную миграцию метаданных, что позволяет сразу создавать и заполнять карточку архивного документа. Но и другие процедуры, такие как распознавание сканированного образа, добавление полнотекстового поискового контента к карточке документа, оформление дел в электронной форме и подготовка описей и нормативно-справочного аппарата, также обязательны. Однако из приведенных путей пополнения корпоративных электронных архивов именно миграция является самой малозатратной и позволяет выполнить всю работу по переводу в электронный вид архивной документации в минимальные сроки.
Подводя итоги, можно сделать весьма позитивный вывод о том, что накопившаяся историческая проблематика организации процессов комплектования архива организации электронными документами, связанная с управлением большими объемами разнородной архивной документации в условиях значительной территориальной распределенности фондообразователя, в настоящее время практически решена за счет внедрения продуктов компаний «ИнтерТраст», «ЭОС», «Элар» и некоторых других. Тем не менее при решении одного комплекса задач появилась новая проблема: "двойственность" представления архивных документов, которые могут наличествовать как в электронной форме, так и на физическом носителе.
Каждой форме соответствует определенный атрибутивный состав. Так, атрибут состояния документа неактуален для электронных архивов, а валидность электронной подписи, скрепляющей целостность образа и атрибутов электронного документа, как и методы управления ею, совершенно неактуальны для документов, представленных в классической бумажной форме.
Эта вновь возникшая методологическая двойственность требует привлечения внимания экспертов-документоведов соответствующих регулирующих государственных органов, Росархива и ВНИИДАДа. А пока этот вопрос должна решать сама организация, а вернее, то ее подразделение, которое ответственно за выработку и актуализацию локальных актов, регламентирующих архивные процедуры предприятия.