21. Telephoning.

Communication means have changed over the years, with the introduction of modern telecommunications such as faxes and email, but still the most widely used communication tool is the telephone. The telephone is a very powerful tool, especially when used within a business environment.

Telephone communication is a subject in itself. Many books have been written about it. There is no single definitive authority but there are several guiding principles. If you understand and adhere to the major guiding principles you're well on the way to perfecting your skills.

In the context of delivering employment services, telephone communication is more time and cost effective than a meeting. The telephone also offers a more personal approach than a letter or email, not to mention greater flexibility. You can respond to questions and important information on the spot.

Effective telephone communication involves the combination of good verbal skills with unobtrusive telephone technique. Even the smoothest talker can be off-putting if they have poor telephone technique. Conversely, an excellent telephone technique will not compensate for poor verbal communication skills. The key to success is in finding a balance between the two.

Generally, most authorities teaching telephone skills agree that before placing a call you need to organise yourself. Ask yourself, 'What is the purpose of my call? What information do I need to have at hand? What information do I need to get from the other person?'

If you follow the guidelines listed below, it won't be long before you develop your own style of effective telephone communication that makes you sound genuine, friendly and professional.

Telephone technique

- At all times your voice should reflect a friendly and professional image.

- Don't eat, drink or use chewing gum while talking on the telephone.

- Hold the receiver about five centimetres from your lips.

- Keep a smile in your voice.

- Speak clearly and at a moderate pace.

- Give your undivided attention (eg don't type while talking).

Speed and Clarity may be fine but this means nothing without a positive tone. No matter how bad your mood is, don't let it show in your voice. Sound friendly and cheerful, even if it is killing you.

Another important communication skill essential while on the telephone is listening. Listening to customers is perhaps one of the most important things that anybody can do. Ask questions and then step back. Try not to prompt too much. Allow them to have their say.

Переклад - Розмова по телефону.

Засоби зв'язку змінилися за ці роки, з введенням сучасних телекомунікацій як приклад факси і електронна пошта, але все ще більшість широко використовує інструмент комунікації - телефон. Телефон - дуже потужний інструмент, особливо, для ділового використання.

Телефонна комунікація - тема особлива. Багато книг було написано про це. Немає жодних єдиних остаточних рекомендацій, але є декілька провідних принципів. Якщо ви розумієте і дотримуєтеся цих принципів, ви йдете по дорозі до вдосконалення ваших навиків.

У контексті постачання послуг зайнятості, телефонна розмова - більше економічна по часу, ніж зустріч. Телефон також пропонує більш особистий підхід, ніж лист або електронна пошта, бо має більшу гнучкість. Ви можете відповісти на питанням і важливу інформацію негайно.

Ефективна телефонна розмова включає комбінацію хороших усних навиків з ненав'язливою телефонною технікою. Навіть бовтун може довго розмовляти, якщо має телефонну техніку. З іншого боку, чудова телефонна техніка не дасть компенсацію для бідних усних навиків комунікації. Ключ до успіху знаходиться в пошуку балансу між обома.

Взагалі, як стверджують ті, хто викладає телефонні навики, стверджують, що перед розміщенням виклику, вам потрібно організувати себе. Запитайте себе, ''Яка мета мого виклику? Яку інформацію мені потрібно мати? Яку інформацію мені потрібно отримати від іншої особи?''

Якщо ви послідуєте за директивами, внесеними до списку нижче, ви розробите свій власний стиль ефективної телефонної розмови, яка змушує вас бути дзвучати дружнім, спокійним і професійним.

Телефонна техніка:

-Весь час ваш голос повинен відображати дружнє і професійне зображення.

- Не можна їсти, пити або жувати, коли розмовляєш по телефону.

- Тримайте слухавку не близько п'яти сантиметрів від ваших губ.

- Ван голос має бути посміхненим.

- Говоріть ясно і в помірному темпі.

- Показуйте свою неподілену увагу.

Швидкість і Ясність, можливо, прекрасна але це не має на увазі нічого без позитивного тону. Байдуже, який поганий ваш настрій є, don''t дозволяв цьому показати ваш голос. Звучіть дружнім і бадьорим, навіть якщо це вбиває вас.

Інша важлива суть навику комунікації, поки на телефоні слухає. Прислухатися- можливо одна з найголовніших речей, які хто-небудь може зробити. Поставте питання а потім відступіть. Пробуйте не спонукати надто багато. Дозволяйте їм мати їх думку.