11. Информационные технологии в подразделении маркетинга

Автоматизация маркетинга вызвана его ведущей ролью среди всех функциональных подсистем. Хотя без автоматизации бухгалтерского учета было бы то же невозможно нормально функционировать.

Автоматизация происходит путем внесения всей поступающей информации о клиентах, конкурентах, поставщиках в компьютер, что существенно облегчает работу по поиску и дальнейшей обработке поступающей информации.

Основной задачей автоматизации является формирование базы данных о клиентах, конкурентах и поставщиках и соответственно работа с ней.

Рассматривая организационно-методическое обеспечение, следует отметить, что на ЧТПУП «Велес-торг» оно отсутствует, что связано с тем, что все сотрудники имеют высшее образование, что предполагает умение пользоваться современными информационными технологиями.

Основными входными документами являются:

1) информация о клиентах, оформленная на бумажном и электронном носителе;

2) информация о поставщиках, оформленная на бумажном и электронном носителе;

3) информация о поставщиках, также оформленная на бумажном и электронном носителе.

В информации о клиентах содержится:

- точное название клиента;

- сфера деятельности;

- -объем потенциальных закупок, структура закупок;

- телефоны и прочие реквизиты;

- ФИО ответственного за закупки;

- время работы;

- анализ и история общения с данной организацией, её положительные и отрицательные черты (постоянство, порядочность, честность, платежеспособность и т.п.).

В информации о конкурентах содержится:

- информация о их товарах и ценах;

- телефоны и все реквизиты;

- основные клиенты;

- анализ наших конкурентных преимуществ и недостатков.

В информации о поставщиках содержится:

- информация о их товарах и ценах;

- телефоны и все реквизиты;

- возможные варианты работы (предоплата, отсрочка, скидки, форма оплаты и т.п.).

Анализ информации происходит следующим образом:

1) изучаются потенциальные клиенты и их запросы – ассортимент, объем и т.п.;

2) анализируется предприятия-конкуренты занимающиеся данной продукцией, определяются низшие и высшие границы цены, средняя цена, решается вопрос об эффективности занятия данной продукцией;

3) определяется список потенциальных поставщиков, согласовываются цены, заключаются договора;

4) закупка продукции и её реализация.

Таким образом, на основании имеющейся информации предприятия определяет возможности продажи и закупки того или иного товара и эффективность продаж.

Выходной документ формируется на основании структуры входной информации, то есть о клиентах, конкурентах и поставщиках и анализом каждого пункта имеющейся информации.

Среди решаемых задач можно выделить:

1) по клиенту

- выбор времени для обзвона и уведомлении о наличии товара;

- быстрый поиск того или иного клиента в базе с получением подробной информации.

2) по конкуренту

- поиск по базе и получение подробной информации о предлаемой продукции и её цене.

3) по поставщику

- поиск по базе и получение подробной информации о предлаемой продукции и её цене

Документы оформляются либо с помощью табличного процессора Excel либо СУБД Access.Хранение информации, а также её дальнейшее изменение осуществляется посредством создания базы данных.

Примером базы данных является также адресная книга, календарь и т.п., которые можно создать посредством Outlook с помощью команды Пуск – Программы – MS Outlook. После чего воспользоваться командой Файл – Создать и ввести нужную информацию и сохранить. Кроме того, адресную книгу можно создать с помощью команды Пуск – Программы – Accessories – Адресная книга. После чего выполнить команду Создать папку – Создать группу – Создать контакт, вставляя на каждом шаге необходимую информацию.

Анализ информации состоит из:

1) анализа клиента

- возможности;

- запросы;

2) конкурента

- преимущества;

- недостатки;

3) анализа поставщика

- цена;

- срок платежа;

- срок и условия поставки.

Данный анализ имеет достаточно большое влияние на принимаемые решения. То есть если, данный анализ не будет проведен, то предприятие будет действовать в слепую, что не приемлемо. На основании результатов анализа принимаются определенные действия, основными из которых являются:

1) решения о закупке товара;

2) выбор способов продвижения;

3) решения об условиях продажи товара и т.п.

Таким образом, применение ПЭВМ значительно облегчает работу, поскольку значительно упрощается доступ к базе данных для оперативного изменения информации. Также значительно упрощается сам процесс изменения в частности и ведения вообще информации, это ведет к экономии времени и человеческих ресурсов. Все вышесказанное позволяет с уверенностью говорить, что использование ПЭВМ и АСОУИ в работе предприятия является очень перспективным направлением совершенствования работы, эффект которого особенно ярко проявляется на предприятиях и в учреждениях, работающих с большим количеством информации.