Облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахункові відносини з підзвітними особами вникають при видачі під звіт грошових коштів з каси підприємства на господарські потреби та службові відрядження.

Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Список осіб, які мають право отримувати грошові кошти в підзвіт на господарські потреби, затверджується наказом керівника.

Видача під звіт грошових коштів підзвітним особам та строки і порядок їх звіту перед підприємством регламентується Положенням ведення касових операцій № 637.

Видача готівки проводиться з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Сума авансу на відрядження визначають на підставі попереднього розрахунку.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючи документи.

Авансовий звіт – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання.

Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, яку працівник повертає в касу підприємства.

Якщо працівник витратив частину власних грошових коштів, то здійснив перевитрату авансової суми. Якщо сума перевитрат здійснена на цілі передбачені наказом, то сума перевитрат повинна бути відшкодована працівникові без його заяви з каси підприємства.

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначено рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом рахунку відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом – її погашення чи списання.

Характеристика рахунку 372«Розрахунки з підзвітними особами»

Рахунок 372«Розрахунки з підзвітними особами»
За Дебетом відображається	За Кредитом відображається
Видача грошових коштів під звіт	Погашення чи списання отриманих грошових коштів під звіт ( суми, які підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми).

Кореспонденція рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з іншими рахунками

рахунок 372«Розрахунки з підзвітними особами»
За Дебетом з Кредитом рахунків	За Кредитом з Дебетом рахунків
30 Видано аванс підзвітній особі 30 Видано підзвітній особі кошти в рахунок перевитрат за авансовим звітом 744 Відображено курсову різницю по підзвітних коштах на дату затвердження авансового звіту в разі зростання курсу	15, 20, 22, 28 Оприбутковано активи, придбані підзвітною особою 30 Повернуто в касу підприємства залишок невикористаних підзвітних сум 641 Відображено податковий кредит з ПДВ за документами, поданими підзвітною особою 23, 91, 92, 93 Витрати, оплачені з підзвітних сум і затверджені керівником, в межах норм списуються на рахунки витрат

Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов’язань балансу підприємства.

Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами визнається за фактом отримання підзвітними особами авансових підзвітних сум і погашається при повному розрахунку за використання підзвітних грошових коштів.

Документально підтверджені та затверджені керівником підприємства витрати підзвітної особи списуються на рахунки витрат за цільовим призначенням цих витрат.

Аналітичний облік на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться по кожній підзвітній особі та кожному отриманому авансу окремо.