Документальне оформлення касових операцій

Відповідно до Положення № 637 касові операції оформлюються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами по операціям з використанням спеціальних платіжних засобів, іншими касовими документами, які відповідно законодавству України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Касові операції оформлюються типовими формами документів, які затверджені Міністерством статистики України за згодою НБУ та Мінфіном України від 15.02.1996 року № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій», та які повинні застосовуватись без змін:

КО – 1 «Прибутковий касовий ордер»

КО – 2 «Видатковий касовий ордер»

КО – 3, 3а «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових

документів»

КО – 4 «Касова книга»

КО - 5 «Книга обліку»

Касові ордери – це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням. У касових ордерах зазначається підстава для їх складання та перелічуються додані до них документи.

Приймання готівки в касу здійснюється на підставі прибуткових касових ордерів (ПКО), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Відривна частина прибуткового касового ордера, засвідчена відбитком печатки, підписами головного бухгалтера або працівника, який на це уповноважений є доказом приймання готівки в касу.

Видача готівки з каси оформлюється видатковими касовими ордерами (ВКО) або видатковими відомостями, підписаними керівником і головним бухгалтером, або працівником, який на це уповноважений. До ВКО можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на додатках до ВКО є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

Приймання отриманої з банку готівки в касу та видача готівки з каси для здавання її до банку оформлюються відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням такої касової операції в касовій книзі.

На операцію по здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру оформлює об’яву на внесок готівкою. Об’ява складається з трьох частин: перша – залишається в банку, друга (квитанція) – передається касиру, третя (ордер) повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

Касові ордери або видаткові відомості одразу ж після отримання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати.

Касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються відповідно до законодавства матеріально відповідальною особою в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (КО - 3). За даними журналу реєстрації здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої та витраченої підприємством.