Сортування даних в таблицях

Операція Сортування даних використовується завжди для зручності пошуку необхідної інформації. Значно легше знайти в таблиці потрібний запис, якщо ці записи впорядковані. Табличні дані звично бачити впорядкованими за алфавітом, датою, за збільшенням або зменшенням значень в стовпцях, які містять числа. Але в різних ситуаціях бажано сортувати записи за різними ознаками (стовпцями таблиці). Якщо таблицю відкрити в режимі таблиці, вона впорядковується по значенню ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначене, записи виводяться в порядку їх введення в таблицю. При необхідності відсортувати записи за значенням іншого поля, достатньо встановити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця і натиснути на одну із кнопок стандартної панелі інструментів: Сортування за зростанням або Сортування за спаданням , або в меню Записи вибрати команду Сортування. Таким чином можна впорядкувати записи по будь-якому стовпцю. Не можна сортувати значення полів типу МЕМО, гіперпосилання або об’єкти OLE.

Індекси.

З метою прискорення пошуку і сортування даних у будь-якій СУБД використовуються індекси. Індекс єзасобом, що забезпечує швидкий доступ до даних у таблиці на основі значень одного або декількох стовпців. Індекс являє собою впорядкований список значень і посилань на ті записи, у яких зберігаються ці значення. Щоб знайти потрібні записи, СУБД спочатку шукає необхідне значення індексу, а потім по посиланнях швидко відбирає відповідні записи. Індекси бувають двох типів: прості і складні. Прості індекси являють собою індекси, створені по одному стовпці. Індекс, побудований по декількох стовпцях, називається складним. Прикладом складного індексу може бути індекс, побудований по полях Прізвище та Ім'я.

Однак застосування індексів має не тільки переваги, але і недоліки. Головним серед них є той, що при додаванні і вилученні записів або при відновленні значень в індексному стовпці потрібно обновляти індекс, що при великій кількості індексів у таблиці може сповільнювати роботу. Тому індекси звичайно рекомендується створювати тільки для тих полів таблиці, по яких найчастіше виконується пошук записів. У MSA індексувати можна будь-які поля, крім Мемо-полей, полів типу Гіперпосилання і об'єктів ОLЕ.

Якщо пошук студента швидше за все буде виконуватися за прізвищем, то потрібно проіндексувати цю таблицю по полю Прізвище. Для цього необхідно встановити для поля Прізвище значення властивості Індексоване поле рівним Так (Допускаються збіги).

Пошук записів в таблиці

В режимі таблиці можна виконати пошук даних за зразком, як у вибраному полі, так і у всіх полях таблиці. Для цього потрібно в меню Правка вибрати команду Знайти, або на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Знайти . В діалоговому вікні Пошук і заміна потрібно: в полі Зразок ввести значення, яке необхідно знайти; в списку який розкривається Пошук вибрати одне із двох значень (якщо вибрати назву поля – пошук буде виконуватись тільки у вибраному стовпці; якщо назву таблиці, то пошук виконується по всій таблиці); в полі Збіг необхідно вибрати один із трьох варіантів: З будь-якою частиною поля, Поле цілком, З початку поля (рис. 4).

Рис. 4. Діалогове вікно Пошук і Заміна