II.4. Організація особистої роботи керівника органів внутрішніх справ

Суть роботи керівника полягає в управлінні діями людей з метою отримання конкретного результату. Управлінська праця носить розумовий характер, його продуктом є рішення керівника. Як і будь-яка праця, управлінська праця характеризується продуктивністю, на яку впливають багато факторів, у тому числі рівень організації праці керівника і ступінь використання ним новітніх досягнень науки і техніки. Раціональна організація управлінської праці сприяє:

1) росту його продуктивності при економії часу й енергії керівника;

2) оздоровленню і полегшенню умов праці, що дозволяють зберегти здоров’я і працездатність працівника управління;

3) створенню умов для всебічного і гармонічного розвитку особистості керівника, підвищення його кваліфікації.

Раціональна організація управлінської праці в значній мірі залежить від самого керівника, його можливостей, процесу самоменеджменту і повинна базуватися на планових початках.

Процес самоменеджменту керівника складається з окремих етапів:

– планування цілей і задач управління (постановка задач на майбутній період роботи і програмування необхідних для їхнього виконання заходів);

– прийняття рішень по організації виконання поставлених задач;

– організація діяльності по виконанню задач і досягненню поставлених цілей;

– самоконтроль і контроль підсумків.

Особистий план роботи керівника ОВС повинен бути тісно пов’язаним з перспективним і комплексним планами. Планування особистої роботи керівника є одним з найважливіших елементів управлінської діяльності і включає:

1) планування своєї роботи по управлінню;

2) планування використання свого робочого часу;

3) планування роботи по самовдосконаленню;

4) планування якості свого життя.

Під час планування своєї роботи керівник повинен визначити цілі і задачі на найближчий час. На думку ряду керівників, ними використовується занадто мало часу на розвиток організації, якою вони керують, планування нового і на різні перетворення; недостатньо уваги приділяється питанням координації і надмірно багато часу витрачається на рутинну роботу, яку можна доручити іншим. Тому керівнику варто подумати про те, які задачі можна делегувати підлеглих. Від непотрібної роботи він повинен відмовитися відразу.

Будь-яка мета має сенс тільки тоді, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати. Тому після визначення мети керівник складає для себе індивідуальну програму заходів для вирішення поставлених задач. Вибір мети – це розумова діяльність, спрямована на отримання результату, а заходи – це практичні дії.

Виконання певних завдань і досягнення намічених цілей завжди відбуваються в умовах дефіциту часу, тому після визначення заходів, необхідних для досягнення мети, потрібно з’ясувати, скільки часу буде потрібно для їхнього виконання. Під час планування своєї роботи керівник повинен встановити точні терміни виконання кожного з завдань, які містяться в індивідуальному плані. Аналогічно комплексним планам управлінської діяльності, плани індивідуальної роботи керівників також складаються на квартал, місяць, тиждень. Крім того, існує ще й оперативний план на один день.

Планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на частки для того, щоб різні заходи можна було розподілити за часом їхньої реалізації. Наприкінці року варто визначити найбільш істотні задачі і цілі на найближчі 12 місяців.

Квартальний план складається на основі річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу аналізуються події минулого періоду і при необхідності вносяться зміни в план на найближчі три місяці, визначаються задачі, які необхідно виключити з нього, і задачі, які варто додати в план чи перенести на наступний квартал.

З квартального плану задачі переходять у місячні плани, складання яких здійснюється з більшою деталізацією (витрата часу вказується в годинах). У цих планах установлюється також час для рішення додаткових задач.

Виходячи з місячного плану, складається план на тиждень. Тижневі плани припускають більш детального пророблення, більш точного прогнозу на майбутній період. Планування роботи на тиждень може включати:

- визначення центрального завдання (на яке необхідно сконцентрувати зусилля у цьому тижні);

- виявлення завдань, які вимагають найбільших витрат часу;

- визначення обов’язкових завдань (які необхідно розпочати або підготувати до завершення на цьому тижні);

- виконання рутинної роботи (телефонні розмови, наради тощо);

- визначення завдань, які варто було б вирішити на цьому тижні (можливі завдання).

План службової діяльності

Плани на декілька років вперед