Документи

Довідники й Фактографічні

номенклатуро - цінники документи

Календарно-планові Дані про виконання планів,

і ін. економічні нормативи поопераційного обліку

Договори й контракти Платіжні доручення

Організаційно - Повідомлення про зміни

розпорядницькі документи Запитальні документи, що містять

умови пошуку даних.

Довідник являє собою збірник довідок, тобто фрагментарних відомостей, одержуваних по запиті. По змісту й сфері застосування довідники можуть бути досить різноманітні. Вони можуть містити опис можливих значень об'єктів, суб'єктів, процесів й їхніх окремих властивостей.

Довідники служать для опису об'єктів обліку, установлення взаємозв'язку інформації за допомогою ідентифікації подібних ознак, для роздруківки у вихідних документах постійних реквізитів.

Довідники найчастіше представляються у вигляді таблиці, у кожному рядку якої вказується код, найменування об'єкта й інші реквізити.

У номенклатуро – цінниках представляється вся номенклатура об'єктів на підприємстві, у цеху, на складі із вказівкою одиниць виміру, ціни за одиницю.

Календарно – планові документи містять плани економічного й соціального розвитку підприємства, показники випуску деталей, готових виробів, норми зачепила (у днях, добі) і ін. Дані про виконання планових показників відбиваються у звітах, план - графіках, статистичних звітах.

Договори й контракти із суб'єктами підприємницької діяльності містять плани поставок матеріалів, товарів, обсяги партій поставок, відомості про постачальників і замовників, кон'юнктура ринку.

Організаційно – розпорядницькі документи включають положення, устави, акти, протоколи, постанови, накази, штатний розклад й ін.

Фактографічні документи, що відображають факти (операції), які відбулися у виробничій і фінансово - господарській діяльності підприємства. Фактографічні дані відображаються в первинних документах, облікових регістрах бухгалтерського (фінансового) обліку. Наприклад, приходні - видаткові документи містять облікові дані по відпустці або відвантаженню деталей, товарів і матеріалів, а також дані по надходженню виробів, матеріалів у цех, на склад. Це накладні, прибутково-видаткові ордери, картки складського обліку, лімітно - забірні карти, відомості інвентаризації ін.

Повідомлення про зміну нормативно - довідкової інформації призначено для коректування інформаційної бази, підтримки її в актуальному стані

У процесі створення позамашинной ІБ необхідно виконати наступні дії:

• формалізувати дані;

• вибрати форми первинних документів і машинних носіїв;

• розробити форми вихідних документів;

• вибрати способи й засоби фіксування даних у первинних документах і способи переносу їх на машинні носії;

• розробити логічну структуру зберігання даних;

• вибрати систему керування базою даних (СУБД);

• організувати раціональний документообіг й ін.