Лекція №6 «Інформаційні системи і технології в обліку» 3 курс

Лекція № 6 Інформаційне забезпечення

Питання:

1. Поняття інформаційного забезпечення.

2. Структура інформаційного забезпечення.

3. Позамашинне інформаційне забезпечення.

4. Засоби організації й ведення позамашинної ІБ.

Вступ

Поняття "інформаційне забезпечення" (ІЗ) виникло у зв'язку з розвитком автоматизованих систем управління (АСУ). Це динамічна система одержання, оцінки, зберігання та переробки даних, створена з метою вироблення управлінських рішень. ІЗ можна розглядати і як процес забезпечення інформацією, і як сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі (ІС) у процесі її функціонування.

Інформаційне забезпечення інформаційних систем обліку передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.

Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

У процесі розроблення інформаційного забезпечення варто визначити:

• склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв’язання комплексу задач;

• структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників документів;

• характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, марш­рути, терміни;

• характеристику якості інформації;

• способи перетворення інформації.

Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпечення інформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне (машинне). Це обумовлено тим, що первинна інформація зароджується у позамашинній сфері й характеризує процеси, явища, об'єкти ІС. Як правило, первинна інформація фіксується в первинних документах, які містять як НСІ, так і оперативну, облікову інформацію (рис. 1)

Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні ІС. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну ІБ.

Рис. 1. Структура інформаційного забезпечення

Склад і зміст ІЗ визначаються, з одного боку, вимогами користувачів системи, тобто самою суттю керування, а з іншого боку - вимогами автоматизованої обробки даних на ПК.

Вимоги з боку керування наступні: повнота, своєчасність і регулярність надходження й обробки інформації, а також вірогідність і точність останньої.

Вимога повноти інформації передбачає, щоб розміри ІБ повинні бути мінімальними, але достатніми для прийняття управлінських рішень, оскільки надмірна інформація не сприяє ефективному її використанню й утрудняє процес керування.

Порушення строків надходження й обробки інформації робить її непотрібної для керування, і також вона повинна бути достовірної й точно відповідати об'єктивним показникам об'єкта керування.

Найважливіші вимоги висуваються до інформаційного забезпечення з боку машинної обробки інформації, а саме:

• однозначний і формалізований опис об'єктів й актів виробниче - господарської діяльності;

• застосування ефективних методів збору, реєстрації, передачі, обробки, нагромадження й збереження інформації; вилучення дублюючих потоків інформації;

• уніфікація, спрощення й усунення надмірної документації;

• забезпечення ефективної форми обміну інформацією між людиною і ПК.