4.2. Двойная запись, ее сущность и контрольное значе­ние

Поскольку каждая хозяйственная операция, исходя из ее экономического содержания, обязательно затрагивает как минимум два объекта учета, т.е. два счета, то любая хозяйственная операция записывается на счетах с применением способа двойной записи.

Как технический прием двойная запись означает, что каждая хозяй­ственная операция отражается по дебету одного счета и кредиту другого счета в одной и той же сумме.

Принцип двойной записи вытекает из строения баланса, четырех видов хозяйственных операций по влиянию на баланс и двух схем записей на счетах.

Двойная запись, отражающая соответствующую взаимосвязь между объектами бухгалтерского учета по каждой хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов (бухгалтерской проводкой).

Эта взаимосвязь отражается счетной формулой, которая имеет вид:

Д ебет счета "Касса" (50)

(и)

Кредит счета "Расчетные счета" (51)

В данном случае эта корреспонденция отражает хозяйственную операцию о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета предприятия, поскольку по дебету активного счета "Касса" отражается операция знака "+", т.е. поступление денежных средств в кассу, а по кредиту активного счета "Расчетный счет" отражается операция знака "-", т.е. перечисление денежных средств с расчетно­го счета.

Двойная запись позволяет контролировать хозяйственные операции и по существу, так как она показывает взаимосвязь между счетами и позволяет организовывать взаимный контроль за деятельностью лиц, сдающих или принимающих ценности, работы.

Для установления взаимосвязи между объектами учета (счетами) по каж­дой хозяйственной операции существует специальная методика составления корреспонденции бухгалтерских счетов, которая предусматривает ряд этапов:

• исходя из содержания хозяйственной операции определить какие объекты учета, т.е. счета она затрагивает;

• определить вид счета (активный или пассивный);

• определить характер изменений на счетах (+, -), т.е. увеличение или уменьшение объекта учета и вид хозяйственной операции по влиянию на баланс;

• указать корреспонденцию счетов, исходя из двух схем записей на счетах

Пример: Поступили материалы на склад от поставщиков. Дано согласие на оплату, расчет еще не произведен. Стоимость оприходованных материалов, со­гласно приходному ордеру, составленному кладовщиком, - 1000 рублей.

Решение:

Данная хозяйственная операция затрагивает два объекта учета: материа­лы и кредиторскую задолженность предприятия перед поставщиками.

Движение материалов отражается на счете "Материалы" (10), состояние кредиторской задолженности перед поставщиками - на счете "Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками" (60).

На сумму поступивших материалов произойдет увеличение на счете "Ма­териалы" и увеличится задолженность предприятия поставщикам, что найдет отражение на счете "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Так как данная хозяйственная операция затрагивает и актив, и пассив баланса, увеличивая его валюту, то она относится к третьему виду хозяйственных операций.

Исходя из схем записей на активных и пассивных счетах, данная опера­ция должна быть записана по дебету счета "Материалы" и кредиту счета "Рас­четы с поставщиками и подрядчиками":

Дебет счета "Материалы"(10)

Кредит счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"(60).

На основании составленной корреспонденции счетов по данной хозяйст­венной операции и указанной бухгалтером на первичном документе произво­дятся записи на счетах, т.е. в учетных регистрах.

При этом следует руководствоваться следующими правилами:

• счет открывается¹ один раз при первом его упоминании;

• записи производятся согласно указанной корреспонденции в хроноло­гической последовательности по мере совершения хозяйственных операций.

Согласно этим правилам данная хозяйственная операция будет отражена на счетах²:

Д-т сч. «Материалы» (10) К-т			Д-т сч. «Расчеты с постав- К-т щиками и подрядчиками (60)
С1= -				С1= -
1. 1000 руб. К-т сч. Расчеты с поставщиками и подрядчиками				1. 1000 руб. Д-т сч. Материалы
Од=1000 руб.	Ок= –		Од= –	Ок=1000 руб.
С2=1000 руб.				С2=1000 руб

Хронологическая регистрация хозяйственных операций в момент их со­вершения осуществляется в журнале с указанием даты, порядкового номера, суммы и корреспондирующих счетов.

Отражение операций на счетах в разрезе объектов учета является систематической записью.

Хронологическая и систематическая записи могут осуществляться одно­временно в одном учетном регистре по группам однородных операций.

Для получения обобщенных учетных данных о наличии и движении имущества, источников его образования (капитала и обязательств), хозяй­ственных процессах применяются оборотные ведомости, в которых отра­жаются остатки на начало и конец месяца и обороты по счетам.

Оборотные ведомости составляются ежемесячно на основании информа­ции "закрытых" счетов. Они служат для обобщения и проверки правильности записей (оборотов и сальдо) по синтетическим счетам и составления нового ба­ланса. Оборотные ведомости составляются по форме (табл.2).

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Таблица 2

№ сче­та		Наименование счета	Остаток на начало месяца		Оборот за месяц		Остаток на конец месяца
			Д-т	К-д	Д-т	К-т	Д-т	К-т
01		Основные средства	С1	-	Од	Ок	С2	-
02		Амортизация основных средств	-	С1	Од	Ок	-	С2
- - -			и	т.	д.
- 99	Прибыли и убытки
Итого			ΣА1	ΣП1	ΣОд	ΣОк	ΣА2	ΣП2

В оборотной ведомости по синтетическим счетам по строке «итого» должны быть три равенства:

• первое - остатков на начало отчетного периода по дебету и кредиту счетов: ΣА₁ = ΣП₁;

• второе - оборотов по дебету и кредиту счетов: ΣО_д = ΣО_к;

• третье - остатков на конец отчетного периода по дебету и кредиту счетов: ΣA₂=ΣП₂.

Первое и третье равенства обусловлены тем, что итог синтетических сче­тов по дебету показывает стоимость всего имущества предприятия, а итог по кредиту - сумму источников формирования имущества, т.е. они отражают ито­ги актива и пассива баланса предприятия.

Второе равенство обусловлено применением способа двойной записи на счетах, при котором каждая операция записывается в одинаковой сумме по де­бету и кредиту разных счетов.

Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синте­тическим счетам имеет большое контрольное значение, т.к. свидетельствует о правильности записей на счетах бухгалтерского учета.