4.Аудит расчетов с подотчетными лицами.

Цель аудита – проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

• Подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

• Проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

• Подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источниками информации: Положение об учетной политике предприятия, авансовые отчеты; журналы регистрации авансовых отчетов, приказы о направлении сотрудников в командировку, список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы, сметы представительских расходов, приказы об утверждении смет представительских расходов, баланс предприятия, отчет о движении средств, Главная книга, журнал – ордер №7.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходов, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В ходе проверки аудитор должен:

• Подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета.

• Проверить правильность организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

Приступая к проверке аудитор принимает решение о методе поверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами .

Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушение, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по ЕСН и налогу на доходы физических лиц.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверке сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.

К типичным ошибкам, выявленным в ходе аудита, относятся:

• Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

• Нарушение при оформлении командировочных расходов (отсутствие приказов (распоряжений) о направлении в командировку, отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм и т.д.);

• Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;

• Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;

• Нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета, неправильное выведение остатков на конец отчетного периода, несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале – ордере №7 или других регистрах) и др.