Ведение учетных, отчетных операций и документации хозяйственно-финансовой,предпринимательской и коммерческой деятельности.

УЧЕТ РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРОВ

Учет товара в аптечных организациях осуществляется по наименованиям, сериям, срокам годности, закупочным и (или) отпускным ценам по схемам, наиболее целесообразным в условиях данного предприятия (индивидуальная, натурально-стоимостная, стоимостная).

Основные принципы учета движения лекарственных средств и других медицинских товаров изложены в Методических рекомендациях для практических и научных работников «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации», утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124 Организация контроля приемки и документальное оформление приема медицинских товаров.

Приемочный контроль включает проверку:

• соответствия поступающих лекарственных средств требованиям по показателям «Описание», «Упаковка», «Маркировка»;

• правильности оформления расчетных документов (счетов);

• наличия сертификатов качества (паспортов) производителя и других документов, подтверждающих качество лекарственных средств.

• Товарно-транспортная накладная(торг12)

• Счет-фактура

• Протокол согласования цен. (приложение)

В зависимости от особенностей товара к документам могут быть приложены

• Документы подтверждающие качество(сертификат или декларация)

• Упаковочный ярлык, кипные карты

• Документы подтверждающие массу (количество) (приложение)

ТТН выписывается в 2-х экземплярах со склада(развернутая остается в аптеке, на краткую ставится штамм и подпись заведующего и отдается экспедитору.

На экземпляре сопроводительного документа, который остается у материально ответственного лица и в дальнейшем прилагается к товарному отчету, проставляется штамп «приема» (приложение).

Для участия в приемке выдается оформленное надлежащим образом и заверенное печатью разовое удостоверение, с подписью руководителя предприятия или его заместителя. (приложение)

Для оформления приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика, применяется Акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика (приложение).

Учет поступления товаров в аптеку ведется в Журнале регистрации счетов поступления товаров по группам (приложение).

В тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак и порча товаров, составляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара Акт должен утверждаться руководителем. Акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется в вышестоящую организацию или арбитраж как документ, обосновывающий иск, второй передается в бухгалтерию для учетных записей и последующего хранения в архиве, а третий экземпляр предназначен для поставщика и вручается его представителю (если он участвовал в приемке) или пересылается по почте в качестве приложения к претензионному письму. (приложение)

На каждую поступившую серию медицинских товаров составляется Стеллажная карточка (приложение), которая служит контрольным документом реализации лекарственных средств по срокам годности.

Поступление товара от поставщика является основной, но не единственно приходной товарной операцией. В розничной фарм.организации к этому относят:

• Дооценка по лабораторно фасовочным работам, а также взымание тарифов за изготовление ЛФ, воды очищенной документируются на основании справки о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам. (Приложение)Справка составляется в одном экземпляре и включается в товарный отчет аптеки (магазина) в розничных ценах.

• Покупку аптечной посуды у населения проводят на основании Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении, Она составляется в двух экземплярах за смену, день, декаду и т.д. (сроки составления устанавливаются администрацией аптеки). Первый экземпляр ведомости вместе с отсортированной посудой сдается материально ответственному лицу, второй остается у приемщика стеклянной посуды. Приложение

К основным документам оперативного учета реализации товаров институциональным потребителям относятся:

• Чтобы отражать оптовую реализацию лекарств, аптеке необходимо вести журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями. приложение

• Если аптеке разрешено продавать товары оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, то она должна составлять реестр выписанных покупателям требований-накладных (счетов). Приложение

Общая сумма реализации медицинских товаров указывается в расходной части Товарного отчета (приложение) на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов, здесь же на основании документов указывается сумма наличных денег, сданная в кассу, на почту или старшему кассиру.

Товары по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, показываются в товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал – по учетным ценам. К товарному отчету нужно приложить реестр о движении денежных средств, инкассации выручки. Приложение

В том случае если имеется необходимость отпуск ЛС из больничной аптеки выписывается доверенность: на ЛС ядовитые, спирт этиловый разовая доверенность, действует 1 мес. А на НС ПВ доверенность действует 15 дней. Приложение

К расходу товаров, кроме реализации относится прочий докуцментрованный расход(или выбытия), который включает:

-Регистрация текущего расхода в учетных внутриведомственных документах – это Журнал учета расхода медицинских товаров на хозяйственные нужды. Журнал прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью и подписью заведующего аптекой (не являющегося материально ответственным лицом) или руководителя вышестоящей организации. В нем регистрируются выдачи медицинских товаров для расходования на хозяйственные нужды. Записи производятся в момент выдачи. Регистрация производится материально ответственными лицами. По данным записей в конце месяца составляется справка, на основании которой расход товаров отражается в товарном отчете и в учетных регистрах. В справке указываются порядковые номера записей в книге.

-Журнал учета медицинских товаров, израсходованных для оказания первой медицинской помощи. Он ведется во всех аптеках и аптечных магазинах. До начала записей книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью заведующего (для аптек и магазинов, где заведующий является материально ответственным лицом - руководителем вышестоящей организации). Записи в книгу производятся сразу же после оказания первой помощи. 1 раз в месяц на основании этих записей составляется справка об израсходовании медикаментов и перевязочных материалов.

-Списание расхода по «Справкам…» - Справка об использовании товаров на хозяйственные нужды и оказание первой помощи. Справка об использовании товаров на хозяйственные нужды и оказание первой медицинской помощи составляется ежемесячно в двух экземплярах на основании записей о текущих расходах, имеющихся в соответствующих книгах регистрации. Справка составляется в разрезе отделов и включается в товарный отчет за последний день месяца или в последний отчет перед инвентаризацией. В справке указывается стоимость товаров по розничным и оптовым ценам; или «Актам…» - Акт о списании средств на хозяйственные нужды. Акт предназначен для оформления израсходованных за месяц моющих и дезинфицирующих средств. Акт составляется в двух экземплярах, первый - передается в централизованную бухгалтерию, второй - остается в делах аптеки.     В акте отражаются использованные моющие средства по видам расхода, исходя из существующих норм расхода на месяц; Акт о порче товарно-материальных ценностей. Акт о порче товарно-материальных ценностей составляется в 3-х экземплярах отдельно по каждой группе ценностей (медикаменты, тара и т.д.) в момент выявления факта порчи или при инвентаризации специально назначенной инвентаризационной комиссией с установлением причин порчи и виновных лиц.; Акт о переоценке товаров Применяется для оформления переоценки товаров отдельно по розничным и оптовым ценам. Акт составляется в 2-х экземплярах комиссией с обязательным участием представителя вышестоящей организации.

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Принятие объектов ОС к бухгалтерскому учету производится на на основании утверденной руководителем организации соответствующей типовой формы:

• Акт о приеме-передачи объекта основных средств (приложение)

Согласно первичному документу о приемке объекта, на него открывают «Инвентарную карточку учета объекта основных средств или «Инвентарную карточку группового учета объектов основных средств. (Приложение)

При ручной обработке учетной документации для учета движения основных средств по классификационным группам, применяется Карточка учета движения основных средств, она заполняется на основании данных инвентарных карточек (книг) соответствующих групп (видов) основных средств и сверяется с данными синтетического учета основных средств. Приложение

На основании итоговых данных этих карточек заполняют отчетные формы по движению основных средств.

Имущество учитывается по первоначальной оценке, равной сумме затрат на приобретение, сооружение и постройку объекта (включая расходы по доставке и установке). Учет имущества осуществляется в инвентарной книге. Ведение книги начинается записью остатков основных средств, проверенных при инвентаризации. приложение Передача аптекой отдельных предметов имущества аптечному пункту производится по описи, составленной в двух экземплярах, Один экземпляр с распиской о принятии имущества остается в аптеке, а другой — в аптечном пункте. приложение

О выданной работникам аптеки санспецодежде заведующий аптекой делает запись в особой карточке. приложение В ней указывается дата выдачи, кому выдано, наименование (халат, колпак) и др., количество предметов, срок выдачи, расписка в получении. В этой же карточке отмечается ее возврат. Карточки учета санспецодежды ведутся материально-ответственными лицами, выдающими указанные ценности работникам аптек. Карточка открывается на отдельного работника. Записи в карточке производятся в момент выдачи и возвращения предмета. Степень износа указывается с учетом действительного и нормативного срока износа предмета, а также его фактического состояния. Для этого заводят спец. Карточку амортизационных отчислений. приложение Расчет амортизации составляется по всем числящимся на балансе основным средствам в соответствии с установленными правилами. В форме расчета типографским способом могут указываться виды основных средств, а также шифры и нормы амортизационных отчислений (общие, на полное восстановление и на капитальный ремонт).Расчет составляется по каждой аптеке, аптечному магазину.

Материально ответственные лица аптек и аптечных магазинов ежемесячно (ежеквартально) составляют "Отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов" по мере их поступления или выбытия.     Отчет составляется отдельно по основным средствам, малоценным и быстроизнашивающимся предметам в двух экземплярах. Первый экземпляр с приложением документов в установленный срок сдается в учетно - контрольную группу или непосредственно в централизованную бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица. приложение

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

В кассах аптек ежедневно собираются суммы денег, представляющие собой выручку от продажи товаров.

В большинстве аптек имеются механические кассовые аппараты. Журнал кассира-операциониста ведется в каждой операционной кассе, оснащенной механическим кассовым аппаратом.

Журнал открывается администрацией при вводе в эксплуатацию кассового аппарата. Листы журнала до начала записей должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью. Количество листов в журнале заверяется подписями руководителя аптечного учреждения и старшего бухгалтера (или главного бухгалтера централизованной бухгалтерии).

Записи в журнале производятся ежедневно (в дни работы аптеки) в начале и в конце дня (смены), строго в хронологическом порядке, чернилами или пастой шариковых ручек без помарок. Исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира, руководителя аптечного учреждения или старшего кассира.

Прием от покупателей денег за отпущенные товары производится через кассы с механическими кассовыми счетчиками. Сумма реализации определяется прежде всего размером выручки за проданные товары, которая указывается в кассовой книге и отражается в товарных отчетах. приложение

Каждый лист кассовой книги перед заполнением сгибается по линии отреза пополам. Левая часть остается в книге, а правая заполняется через копировальную бумагу, является отрывной и служит отчетом кассира.

Общая сумма выручки от продажи населению товаров из аптеки устанавливается на основе показания суммирующего денежного счетчика и определяется как разность между суммой, показанной счетчиком на конец смены, и суммой на начало смены. Книга кассира хранится у заведующего аптекой или старшего бухгалтера. Перед началом рабочего дня (смены) заведующий аптекой или уполномоченное им лицо проверяет по каждому аппарату показания денежных и контрольных счетчиков, сверяет их с данными на конец предыдущего дня (смены), записывает в книгу и подтверждает запись своей подписью. Показания каждого денежного счетчика многосчетчикового кассового аппарата записываются на отдельной строке. В последней строке приводятся данные итогового денежного счетчика.

В конце дня (смены) показания денежных кассовых счетчиков записываются по соответствующим строкам, затем вычитанием показателей определяется сумма выручки по каждому денежному счетчику (включая итоговый), которая записывается в книгу. О результатах сверки выручки по данным кассы с подсчетом чеков составляется справка, которую подписывают кассир и заведующий аптекой. Книга открывается заведующим аптекой при вводе в эксплуатацию кассового аппарата.

Одновременно кассир сдает заведующему аптекой наличные деньги, сумма

которых указывается в книге, и оплаченные документы. На их общую сумму

выдается квитанция приходного кассового ордера. приложение

К приходным кассовым операциям относятся: выручка аптеки за

реализованные товарно-материальные ценности, деньги, сданные

мелкорозничной сетью, залоговые суммы, возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет(на этот вид возврат оформляется авансовый отчет) приложение, поступление сумм в погашение недосдач, выявленных по рузультатам инвентаризации, получение денег на выплату заработной платы и т. п. Оприходование наличных денег кассами аптек производится обязательно по приходным ордерам, подписанным руководителем и счетным работником. В приходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Нумерация приходных кассовых ордеров ведется в нарастающем порядке с начала года с регистрацией в специальном журнале. Номер ордера проставляется также на квитанции.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный кассовый ордер проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру, кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер. приложение

ПКО и РКО регистрируются кассиром в журнале регистрации приходных и расходных документов.

Сдача выручки в Госбанк через инкассаторов оформляется комплектом документов, состоящим из препроводительной ведомости, накладной и копии препроводительной ведомости. Одинаковые свободные сроки расположены так, что комплект заполняется через копировальную бумагу. После заполнения реквизитов все экземпляры комплекта подписываются заведующим аптекой, аптечным магазином и лицом, готовившим выручку к сдаче (старший кассир, кассир).Первый экземпляр комплекта - "Препроводительная ведомость" - вкладывается в специальный карман денежной сумки. Второй экземпляр - "Накладная" - выдается на руки инкассатору при вручении ему сумки. Третий экземпляр - "Копия препроводительной ведомости" - остается в аптеке, аптечном магазине в качестве квитанции. На этом экземпляре инкассатор расписывается в получении сумки, ставит штамп Госбанка и дату. Приложение

Ревизия кассы- инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой всех ценностей, находящихся в кассе. По окончании ревизии составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств, один экземпляр остается у кассира, другой в бухгалтерию. Приложение

Инвентаризация - проверка фактического наличия и состояния материальных ценностей, а также денежных средств и расчетов путем сопоставления результатов инвентаризации с данными учетных документов. Основными задачами инвентаризации являются: контроль за сохранностью имущественных, товарно-материальных ценностей и денежных средств; выявление негодных товаров, медикаментов с истекшими сроками годности, малоходовых и не имеющих спроса, а также ценностей, не используемых в аптечной сети; проверка соблюдения правил, режима условий хранения товарно-материальных ценностей; организация материальной ответственности за ценности; проверка реальности сумм, учтенных на балансе, имущественных, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Для проведения инвентаризации разрабатывается приказ по форме№ИНВ-22 «О проведении инвентаризации» приложение

Инвентаризации проводятся по плану-графику, составляемому руководителем учреждения совместно с главным бухгалтером и руководителем отдела организации аптечной сети аптечного управления. План проведения внезапных инвентаризаций хранится у руководителя или главного бухгалтера. Инвентаризации товарно-материальных ценностей проводятся годовые — перед составлением годового отчета и баланса; периодические — в течение года; внезапные, внеочередные (сплошные или выборочные) — в первую очередь у вновь принятых материально-ответственных лиц, а также при образовании сверхнормативных запасов товаров или при поступлении сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и продажи товаров и т. д.

Данные о фактических остатках товарно-материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи, заполняемые в трех экземплярах, при приемке - сдаче ценностей - в четырех экземплярах. Приложение

Контрольная ведомость инвентаризации товарно-материальных ценностей. Ведомость составляется при проведении инвентаризации ценностей по ярлыкам и служит контрольным документом за полнотой ее проведения.

Записи в контрольную ведомость производятся председателем рабочей инвентаризационной комиссии (подкомиссии) по мере заполнения ярлыков в двух экземплярах.

Для облегчения подсчетов итогов инвентаризации фармацевтическая торговая организация может составлять Сводные инвентаризационные описи по отделам и по предприятию в целом. Результаты инвентаризации оформляются в Актах инвентаризации по отдельным видам имущества, а также Сличительных ведомостях результатов инвентаризации. приложение

В необходимых случаях повторной инвентаризации и применения соответствующих мер к членам инвентаризационной комиссии, недобросовестно исполняющим свои обязанности, и несоблюдения инструкции о порядке проведения инвентаризации. Составляется Акт контрольной проверки инвентаризации ценностей. Здесь оформляются результаты проверки правильности включения в описи фактических остатков товаров. Контрольная проверка назначается руководителем, подписавшим распоряжение об инвентаризации. Назначение контрольной проверки оформляется распоряжением. Вместо состава инвентаризационной комиссии в нем указывается должность и фамилия лица, которому поручено проведение проверки. По строке "Причина инвентаризации" записывают сведения о предстоящей контрольной проверке. В акте приводятся данные о проинвентаризированных ценностях (в розничных ценах) по инвентаризационной описи и по фактическим данным. Акт составляется в 3-х экземплярах: первый - передается руководителю, назначившему контрольную проверку, второй - председателю инвентаризационной комиссии, третий - материально ответственному лицу.

Все результаты финансово – хозяйственной деятельности аптеки представляются в виде отчета. Отчет аптеки составляется по истечении отчетного периода, но не реже одного раза в месяц, в двух экземплярах и передается с приложенными к нему документами в централизованную бухгалтерию в установленные вышестоящей организацией сроки.     После проверки и утверждения второй экземпляр отчета возвращается в аптечное учреждение.

УЧЕТ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ.

Для правильного начисления заработной платы необходимо постоянно вести учет использования рабочего времени, для этого используют «Табель учета использования рабочего времени». (Приложение)

Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле либо методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся, опозданий и т.д., либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).Выплата заработной платы проводится по Расчетно-платежной ведомости или Платежной ведомости. (Приложение)Если заработная плата работником организации выплачивается при помощи банковских карт, то в организации должна составляться только расчетная ведомость. При применении в учете формы Расчетно-платежной ведомости заработная плата зачисляется в лицевом счете. (Приложение) Лицевой счет применяется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды.

Форма N Т-54 применяется при ручной обработке учетных данных, а также при использовании КВМ для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Записка-расчет о предоставлении отпуска необходимый для подтверждения факта предоставления сотруднику ежегодно оплачиваемого отпуска и для расчета необходимых выплат за этот период.Для этого в организациях применяется форма Т-60, которая утверждается руководителем. (Приложение)

Для увольнения состовляется Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8). (Приложение)

Расчет - разрешение на выплату премий используется для начисления премий за выполнение и перевыполнение плана товарооборота из фонда заработной платы (фонда оплаты труда) и фонда материального поощрения.(Приложение)

Расчет - разрешение составляется раздельно по административно - управленческому персоналу, премируемому с разрешения вышестоящей организации, и по другим категориям аптечных работников. Расчеты составляются по каждому аптечному учреждению в отдельности.

Лишение или снижение размера премии оформляется приказом или распоряжением руководителя.

Утвержденный расчет - разрешение является основанием для выплаты премии и прилагается к расчетно - платежной ведомости.

Распоряжение на выплату премии руководству аптечного учреждения составляется в двух экземплярах не позднее одного месяца после окончания отчетного периода.(Приложение) Первый экземпляр распоряжения вместе с расчетом на премию направляется вышестоящей организацией в централизованную бухгалтерию, второй - остается в организации распорядителя.

7.05.2012-12.05.2012.