5 Декабря 2011 года столы были доставлены на склад «Актива» № 1. При разгрузке товаров была обнаружена недостача 10 столов.

Акт будет составлен так:

Если товары поступили без сопроводительных документов, то составляют акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Этот же акт составляют, если товары приобретены у физического лица.

Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4)

Для акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика, предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт составляют в день поступления товаров на склад в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают материально ответственному работнику, принявшему товары;

• второй экземпляр передают в бухгалтерию.

На основании акта бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– оприходованы товары, на которые отсутствуют товаросопроводительные документы поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– отражена сумма НДС (если эту сумму можно определить на основании других документов, например на основании договора поставки).

На практике может сложиться ситуация, когда в организацию поступили товары без сопроводительных документов и при их приемке было выяснено, что право собственности на них организации не принадлежит (например, товары были доставлены ошибочно).

В этом случае, до того как этот вопрос будет урегулирован с поставщиком, товары должны быть оприходованы на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 002

– оприходованы товары, право собственности на которые организации не принадлежит.

Акт подписывают члены комиссии, принимавшие товары, и утверждает руководитель организации.

Если на товары есть документы, выписанные транспортной организацией, то вы должны заполнить строки:

• «По транспортным документам значится»;

• «Масса товара станции (пристани, порта) отправления»;

• «Масса товара станции (пристани, порта) назначения».

Строку «Состояние упаковки» заполняют, если при приемке товара было обнаружено, что упаковка повреждена.

Акт хранится в архиве организации в течение 5 лет.

Пример

По договору поставки ЗАО «Актив» купило у ООО «Пассив» 10 шкафов по цене 2000 руб./шт. (в том числе НДС – 305,08 руб.). Общая стоимость шкафов – 20 000 руб. (в том числе НДС – 3050,85 руб.). Шкафы поступили на склад «Актива» 12 сентября 2011 года. Сопроводительные документы на поступившие товары отсутствуют.

Акт будет заполнен так:

Поступление материалов в результате списания основных средств

Как правило, при списании основных средств их разбирают (демонтируют). В результате остаются материальные ценности, которые можно использовать в дальнейшем.

Для оприходования материалов, оставшихся после списания зданий, составляют акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35). Специального бланка, предназначенного для оприходования материалов, полученных при разборке других основных средств (например, компьютера), законодательством не установлено.

В этом случае сведения об оприходованных материалах отражаются непосредственно в акте на списание основных средств (форма № ОС-4).

О том, как заполнить этот бланк, смотрите раздел «Основные средства».

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35)

Для акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.

Здание может быть демонтировано:

• хозяйственным способом (то есть силами самой организации);

• подрядным способом (то есть с привлечением сторонних организаций).

Если демонтаж здания проводили подрядным способом, то в состав комиссии включают представителя подрядчика.

Если основные средства демонтированы хозяйственным способом, акт составляют в одном экземпляре, если подрядным – в трех:

• один экземпляр передают подрядчику;

• второй и третий экземпляры передают в бухгалтерию организации для оприходования материалов, оставшихся после разборки здания.

Строку «С привлечением оценочных организаций» акта заполняют, если для определения стоимости материалов, полученных при демонтаже основных средств, организация пользовалась услугами независимого оценщика.

Коэффициент годности материалов (графа «Коэффициент годности») указывают в процентах. Этот показатель рассчитывается так:

Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Бухгалтер должен заполнить графу «Корреспондирующий счет», а также указать коды вида операции и коды аналитического учета, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

Однако использование таких кодировок и заполнение соответствующих граф не является обязательным.

Материалы, оставшиеся после списания основных средств, приходуют но рыночной стоимости на дату списания основных средств.

На основании акта бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 91-1

– оприходованы материалы, оставшиеся после списания основных средств (по рыночной стоимости).

Срок хранения акта в архиве организации – 5 лет.

Пример

ЗАО «Актив» решило ликвидировать здание цеха. Для проведения работ по разборке здания «Актив» привлек подрядчика – ООО «Пассив».

В результате демонтажа здания были получены следующие материалы:

• кровельное железо в количестве 30 кв. м;

• ковролин в количестве 70 кв. м;

• батареи АВ-72Т в количестве 9 штук;

• люминесцентные лампы Д-36 в количестве 23 штук.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, будет заполнен так:

Учет товарно-материальных ценностей на складе

Учет материалов на складе ведут в специальных карточках (форма № М-17), товаров – в журнале (форма № ТОРГ-18).

Карточка учета материалов (форма № М-17)

Для карточки учета материалов предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Бухгалтер заполняет карточку в одном экземпляре на основании приходного ордера (форма № М-4) или акта о приемке материалов (форма № М-7).

Карточку оформляют на каждый номенклатурный номер или вид материалов (например, отдельные карточки выписывают на кирпич, цемент, доски и т. д.). Затем карточку передают кладовщику.

Кладовщик должен фиксировать в карточке каждую операцию по приходу или расходу материала и заверять ее своей подписью.

Кладовщик сдает карточку в бухгалтерию после того, как она будет полностью заполнена (но не реже одного раза в месяц). К карточке прикладывают все документы по приходу и расходу материалов.

Конкретные порядок и сроки сдачи карточки в бухгалтерию определяют в графике документооборота. О том, как составить этот документ, смотрите ситуацию «График документооборота» (раздел «Общие требования»).

Если при заполнении карточки кладовщик допустил ошибку, можно сделать необходимые исправления. Однако не забывайте о том, что все исправления должны быть заверены подписями как самого кладовщика, так и работника, которому были отпущены материалы.

В карточке можно указать номенклатурный номер материалов (графа «Номенклатурный номер»). Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственную кодировку.

Однако заполнять эту графу не обязательно.

Заполняя в карточке графу «Единица измерения» («Код» / «Наименование»), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.

В графе «Норма запаса» карточки указывают то количество материалов, которое всегда должно находиться на складе, чтобы обеспечить бесперебойное производство.

Раздел «Драгоценный материал (металл, камень)» заполняется только при условии, если материал, который хранится на складе, содержит драгоценные металлы или камни. К таким материалам должен быть приложен специальный паспорт. Этот раздел заполняют на основании данных этого паспорта.

В графе «Учетная единица выпуска продукции» указывают наименование готовой продукции, для производства которой отпущен материал, и ее учетную единицу (штука, килограмм, литр и т. д.).

Карточка должна храниться в архиве организации в течение 5 лет.

Пример

На склад ЗАО «Актив» поступил велюр марки ARO-25:

• 15 апреля 2011 года – 7000 погонных метров;

• 17 апреля 2011 года – 3000 погонных метров.

Ширина велюра – 1,5 метра. Велюр предназначен для выпуска мебели. Поставщик велюра – ООО «Пассив». Минимальная норма запаса велюра – 1000 погонных метров.

18 апреля 2011 года в цех № 5 по лимитно-заборной карте было передано 2000 погонных метров велюра.

Карточка по учету материалов будет заполнена так:

Журнал учета товаров на складе (форма № ТОРГ-18)

Для журнала учета товаров на складе предусмотрена типовая форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Кладовщик отражает в журнале каждую операцию по приходу или расходу товаров. Для каждого наименования товара в журнале отводится отдельная страница.

Бухгалтеру организации следует ежемесячно сверять данные бухгалтерского учета товаров с данными, отраженными в журнале. Заполненный журнал сдается в архив организации и хранится там 5 лет.

Журнал может быть заполнен так:

Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей

Со склада товарно-материальные ценности могут быть переданы:

• в производство;

• на другой склад;

• в торговый зал.

При перемещении материалов оформляют лимитно-заборную карту (если отпуск материалов со склада ограничен) (форма № М-8) или требование-накладную (форма № М-11).

При перемещении товаров внутри организации (например, со склада в торговый зал) выписывают накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

Лимитно-заборная карта (форма № М-8)

Для лимитно-заборной карты предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Карту используют, если в организации установлено ограничение (лимит) на отпуск материалов со склада. Устанавливает лимит руководитель организации или работник, назначенный его приказом (например, начальник структурного подразделения).

Как правило, такой лимит устанавливают для обеспечения бесперебойного производства.

Максимальное количество материалов, которое может быть отпущено со склада, указывают в графе «Лимит».

Сверхлимитный отпуск материалов или изменение лимита допускается только с разрешения руководителя организации (или уполномоченного им лица).

Бухгалтер оформляет карту на каждое наименование материалов в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают потребителю материалов (например, в цех);

• второй экземпляр передают на склад.

Работник, получающий материалы, предъявляет свой экземпляр карты кладовщику. Кладовщик должен указать на всех экземплярах карты дату отпуска, количество отпущенных материалов, а также остаток лимита. После этого кладовщик расписывается в карте работника, получающего материалы. Работник, получающий материалы, расписывается в экземпляре карты, находящемся у кладовщика.

При заполнении карты в графе «Учетная единица выпуска продукции» указывают наименование готовой продукции, для выпуска которой отпущен материал, и ее учетную единицу (штука, килограмм, литр и т. д.).

В карте можно указать номенклатурный номер материалов (графа «Номенклатурный номер»). Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственную кодировку.

Однако заполнять эту графу не обязательно.

Заполняя в карте графу «Единица измерения» («Код» / «Наименование»), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.

После того как лимит, указанный в карте, будет использован (но не реже одного раза в месяц), кладовщик сдает карту в бухгалтерию. Срок хранения карты в архиве организации – 5 лет.

На основании карты бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 20 (23,29) КРЕДИТ 10

– материалы переданы для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Как заполнить карту, покажет пример.

Пример

28 февраля 2011 года бухгалтер ЗАО «Актив» выписал лимитно-заборную карту для отпуска цеху № 1 пальтовой ткани для пошива верхней одежды. Стоимость 1 погонного метра ткани – 250 руб. (без НДС).

На март 2011 года начальник цеха № 1 А.И. Васильев установил лимит отпуска ткани – 3500 погонных метров.

Ткань была передана в цех:

• 3 марта – в количестве 1500 погонных метров;

• 15 марта – в количестве 1200 погонных метров.

31 марта из цеха № 1 был возвращен неиспользованный остаток ткани в количестве 200 погонных метров.

Лимитно-заборная карта будет заполнена так:

Требование-накладная (форма № М-11)

Требование-накладную оформляют, если в организации не установлено ограничения (лимита) на отпуск материалов со склада. Для требования-накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Требование составляет кладовщик, отпускающий материалы, в 2 экземплярах:

• первый экземпляр остается на складе;

• второй экземпляр передается работнику, который получает материалы.

На материалы разных наименований можно выписать общее требование-накладную.

Графу «Код вида операции» заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

Заполняя графу «Учетная единица выпуска продукции», указывают наименование готовой продукции, для выпуска которой отпущен материал, и ее учетную единицу (штука, килограмм, литр и т. д.).

В требовании можно указать номенклатурный номер материалов (графа «Номенклатурный номер»). Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственные кодировки.

Однако заполнять эту графу не обязательно.

Заполняя графу «Единица измерения» («Код» / «Наименование»), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.

Заполняя графу «Количество» («Затребовано» / «Отпущено»), не забудьте о том, что количество отпущенных материалов не должно превышать количество затребованных.

Оба экземпляра требования сдают в бухгалтерию. Бухгалтер должен заполнить графу «Корреспондирующий счет» и сделать соответствующие проводки:

ДЕБЕТ 20 (23, 29) КРЕДИТ 10

– переданы материалы со склада для нужд основного производства;

ДЕБЕТ 23 КРЕДИТ 10

– переданы материалы со склада для нужд вспомогательного производства;

ДЕБЕТ 29 КРЕДИТ 10

– переданы материалы со склада для нужд обслуживающего производства;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10

– переданы со склада материалы на общехозяйственные нужды;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10

– переданы со склада материалы для обеспечения процесса продаж;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 10

– переданы материалы с одного склада на другой (проводка по субсчетам).

Требования-накладные должны храниться в архиве организации 5 лет.

Требование-накладная может быть оформлено так:

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13)

Этот документ составляют при перемещении товаров внутри организации (например, при их передаче со склада на склад или со склада в торговый зал).

Для накладной на внутреннее перемещение предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Накладную составляет работник, выдающий товары со склада, в 2 экземплярах:

• первый экземпляр остается на складе;

• второй экземпляр передается работнику, получающему товары.

В графе «Товар, тара» («Код») можно указать номенклатурный номер товаров. Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственную кодировку.

Однако заполнять эту графу не обязательно.

Заполняя графу «Единица измерения» («Наименование» / «Код по ОКЕИ»), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.

В графе «По учетным ценам» указывают стоимость товаров, по которой они отражаются в бухгалтерском учете.

Напомним, что в организациях оптовой торговли и на производственных предприятиях товары учитывают в покупных, а в организациях розничной торговли – либо в покупных, либо в продажных ценах.

Выбранный способ учета товаров должен быть закреплен в учетной политике вашей организации.

Оба экземпляра накладной сдают в бухгалтерию.

Бухгалтер должен заполнить графу «Корреспондирующий счет» и отразить в учете движение товаров проводкой:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 41

– товары переданы на другой склад или в торговый зал (проводка по субсчетам).

Накладные должны храниться в архиве организации 5 лет.

Как заполнить накладную на внутреннее перемещение товаров, покажет пример.

Пример

Со склада ЗАО «Актив» в торговый зал было отпущено 3 рулона велюра ARO-25 по 100 погонных метров в каждом.

Торговый зал «Актива» расположен в том же здании, что и склад. Велюр получил заведующий торговым залом М.Н. Сидоров.

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары будет оформлена так:

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)

Для накладной на отпуск материалов на сторону предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Накладную выписывают в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают на склад для отпуска материалов;

• второй экземпляр передают получателю материалов.

Кладовщик отпускает материалы со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя.

Графу накладной «Код вида операции» заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

В графе «Материальные ценности» («Наименование, размер, сорт, марка»/«Номенклатурный номер») можно указать номенклатурный номер материалов. Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственные кодировки.

Заполняя в накладной графу «Единица измерения» («Код»/«Наименование»), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.

К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер должен быть указан в графе «Номер» («Инвентарный»/«Паспорта»).

Оформленную накладную кладовщик, отпустивший материалы, должен передать в бухгалтерию. Бухгалтер заполняет графу «Корреспондирующий счет» и отражает выбытие материалов: