10 Октября 2011 года администрация «Актива» направила телефонограмму оао «Стройинвест» о вызове ее представителя.
Акт о приемке материалов будет заполнен так:
Оприходование товаров
По общему правилу поступившие товары принимает комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.
Если количество и качество поступивших товаров совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, комиссия составляет акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Если нет – акт о приемке товаров и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2).
Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1)
Для акта о приемке товаров предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Акт составляют в одном экземпляре в день поступления товаров. Акт подписывают члены комиссии, кладовщик, главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.
Некоторые строки в акте заполняют, если качество или количество поступивших товаров не соответствует товаросопроводительным документам поставщика. Это строки:
«Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра»;
«Способ определения недостающего товара»;
«Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»;
«Отклонение (+, −)»;
«Заключение комиссии»;
«Решение руководителя».
На основании акта кладовщик должен сделать записи об оприходовании товаров в журнале учета товаров на складе (форма № ТОРГ-18). О том, как оформить журнал, смотрите ситуацию «Учет товарно-материальных ценностей на складе» этого раздела бератора.
Оформленный акт передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60
– оприходованы товары, поступившие от поставщика;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– учтен НДС по оприходованным товарам (на основании полученных счетов-фактур).
Однако обратите внимание: в фактическую себестоимость товаров, учитываемую по дебету счета 41, вы должны включить не только суммы, уплаченные в соответствии с договором продавцу. Фактическая себестоимость товаров складывается из всех затрат по их покупке. К таким затратам, в частности, относятся:
суммы, уплаченные за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товаров;
таможенные пошлины и иные платежи, связанные с покупкой товаров (например, сборы за таможенное оформление импортируемых товаров);
вознаграждение, уплаченное посреднической организации, через которую приобретались товары;
транспортные затраты по доставке товаров до склада организации (если учетной политикой организации не предусмотрено учитывать эти затраты по дебету счета 44 «Расходы на продажу»);
другие затраты, связанные с приобретением товаров.
Все эти затраты вы также должны учесть по дебету счета 41 «Товары» на основании соответствующих документов (за минусом сумм НДС, включенных в стоимость затрат по приобретению товаров и учитываемых на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» на основании полученных счетов-фактур).
Срок хранения акта о приемке товаров в архиве организации – 5 лет.
Пример
По договору поставки от 15 ноября 2011 г. № 24 ЗАО «Актив» приобрело у ООО «Пассив»:
100 стульев по цене 1062 руб. /шт. (в том числе НДС – 162 руб.);
20 столов по цене 1416 руб./шт. (в том числе НДС – 216 руб.).
Общая стоимость товаров составила 134 520 руб. (в том числе НДС – 20 520 руб.).
«Актив» получил следующие товаросопроводительные документы:
товарную накладную от 22 ноября 2011 г. № 12;
счет-фактуру от 22 ноября 2011 г. № 17.
Акт о приемке товаров будет составлен так:
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2)
Если количество или качество поступивших товаров не совпадает с данными сопроводительных документов поставщика, то кроме акта по форме № ТОРГ-1 нужно составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Акт составляют в 2 экземплярах:
первый экземпляр остается в организации;
второй экземпляр направляется поставщику.
На практике часто бывает ситуация, когда по одному транспортному документу поступают разные товары, а недостача обнаружена только по одному из них.
В этом случае товары, которые полностью соответствуют условиям поставки, в акте не перечисляют. В конце акта просто делают отметку: «По остальным товарам расхождений нет».
Акт подписывают члены комиссии, принимавшие товары, главный бухгалтер, представитель поставщика (если он присутствовал при приемке товаров) и утверждает руководитель организации.
На основании акта составляется претензионное письмо поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору) с требованием возместить убытки.
Оформленный акт вместе с товаросопроводительными документами передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60
– оприходованы товары, поступившие от поставщика;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– учтен НДС по оприходованным товарам;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 60
– отражена стоимость испорченных или недостающих товаров в пределах норм, предусмотренных в договоре с поставщиком;
ДЕБЕТ 76-2 КРЕДИТ 60
– отражена стоимость испорченных или недостающих товаров сверх норм, предусмотренных в договоре с поставщиком.
Срок хранения акта в архиве организации – 5 лет.
Пример
По договору поставки от 15 ноября 2011 г. № 24 ЗАО «Актив» приобрело у ООО «Пассив» 50 столов по цене 1652 руб./шт. (в том числе НДС – 252 руб.).
Общая стоимость партии столов составила 82 600 руб. (в том числе НДС – 12 600 руб.).
«Актив» получил следующие товаросопроводительные документы:
товарную накладную от 5 декабря 2011 г. № 37;
счет-фактуру от 5 декабря 2011 г. № 132.