36. Организация пресс-конференций, брифингов и презентаций

Пресс-конференция – ПР мероприятие создаваемое и проводимое с целью информирования о событие, проводящиеся на предприятие через приглашение широкого круга журналистов.

Пресс-конференции предполагает выступление оратора от компании, а затем ответы скипера и других участников конференции на вопросы журналистов.

Применительно к работе со СМИ слово брифинг означает – сообщение для прессы. Брифинг устраивают по оперативным поводам, когда есть необходимость срочно проинформировать журналистов по общественно значимому вопросу. Правила проведения брифинга таковы, что организаторы могут ограничиться сообщением и не вступать в диалог с журналистами. Это главное отличие брифинга от пресс-конф.

Презентации – форма проведение конференции, показ достижений, более глубокое погружение в тему.

Технологии презентации

1. Создается заранее (за 2 недели)

2. Не менее 1 неделе проводиться обзвон, сообщается где, когда, как.

3. Предоставляются материалы о событии

4. Call центр, ответствующий за организацию.

Пресс-конференция, особенности и порядок проведения

В системе работы с журналистами пресс-конференция является центральным событием, позволяющим решать многие задачи. Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций.

1.Необходимо определить повод для встречи с журналистами (итоги работы за год, значительное событие в жизни орг.)

2.Сочинить емкую формулировку, которая станет темой пресс-конференции.

3.Выбрать день пресс-конференции.

4.Определить состав приглашаемых журналистов. Приглашать журналистов следует письменно, за 10 дней до проведения пресс-конференции. За день до пресс-конференции звоним и уточняем кто из журналистов будет.

Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 чел.

Необходимо предусмотреть столы для регистрации. Они должны стоять перед входом в зал.

Таблички с названиями основных приглашенных СМИ, ТВ-каналов, расставленные на столах, создают ощущение гостеприимства. Пресс-конференция должна длиться от 40 мин. до 1ч. 20мин.

Эффективность проведения пресс-конференций и распределение ролей

Строгость жанра предполагает четкое распределение ролей на пресс-конференции. Оптимально разделять 2 роли: ведущего и ньюсмейкера (отвечающий на вопросы журналистов, дающий информацию)

Функции ведущего след.:он открывает пресс-конференцию, сообщает о кол-ве присутствующих журналистов, благодарит их за внимание, объявляет тему, представляет участников конференции, объявляет регламент.

Центральные фигуры пресс-конференции. – это лидеры, ради диалога с которыми собрались журналисты.

Эффективность проведения пресс-конференций зависит от кол-ва пришедших на нее журналистов. 2-ой фактор эффективности – это кол-во публикаций и сюжетов.

Хорошо подготовленная и проведенная пресс-конференция сопровождается выразительными и яркими материалами.

Самый высокий балл можно поставить за организацию пресс-конференций, если после ее проведения не только появятся яркие материалы, но и на будущее журналисты проявят интерес к организации и ее лидерам, будут звонить по своей инициативе и просить о встрече.

Презентация

При подготовке презентации в первую очередь вы должны решить, будет ли ваше мероприятие носить только официально-деловой характер, или оно будет открыто для всех желающих. В первом случае разрабатывается сценарий, который строго следует протоколу. Обычно это выступление специалистов, презентующих товар или услугу, осмотр объекта презентации (автомобиль, мебель, интерьер и т.д.). Выступление почетных гостей, также уместна пресс-конференция в процессе презентации или после нее. После окончания мероприятия все гости и участники как правило приглашаются на фуршет. Основные элементы, из которых строится подготовка и проведение открытой презентации: 1.праздничное оформление помещения; 2.разработка дизайна и производство печатной полиграфической продукции: пригласительных билетов, рекламных буклетов, специальных праздничных дисконтных карт и т. д.; 3.производство сувенирной продукции с логотипом вашей фирмы; 4.шоу-программа, которая включает в себя работу ведущего, конкурсы для посетителей, выступление артистов и звёзд эстрады; 5.приглашение прессы и освещение презентации в СМИ; 6.фуршет для прессы и VIP – гостей. Соответственно, нужно обеспечить:

• свет и звук;

• наличие сценической площадки;

• гримуборные для артистов;

• транспорт;

• своевременное оповещение прессы, решение вопросов взаимных интересов с СМИ;

• приглашение гостей;

• места для прессы и VIP – гостей;

• отдельное помещение для организации фуршета (кстати, при проведении открытой презентации фуршет организуется в тех случаях, когда приглашаются VIP – гости).