Делопроизводство в органах гис

Основные правила работы с документами в органах ГИС, а также порядок общего документирования и делопроизводства по исполнению решений судов и иных юрисдикционных органов (далее по тексту – решений) регламентирован Приказом Минюста Украины от 25.12.2008 № 2274/5 «Об утверждении Порядка работы с документами в органах ГИС» (с последующими изменениями и дополнениями)¹¹.

Обеспечение организации делопроизводства в органах ГИС и соблюдения установленных указанным Приказом правил возлагается на руководителя органа ГИС (начальника отдела), который обязан всестороннее содействовать рационализации, механизации и автоматизации процессов делопроизводства, принимать меры к оснащению органа ГИС современным оборудованием и автоматизированными рабочими местами, контролировать своевременную и качественную подготовку служебных документов, доводить до сведения вновь принятых работников нормы указанного Порядка.

В соответствии с п.1.4. Приказа делопроизводство в органах ГИС осуществляется специально назначенными работниками, ответственными за ведение делопроизводства (делопроизводителями), которые обязаны обеспечивать сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Делопроизводство в органах ГИС осуществляется на государственном (украинском) языке.

Согласно п.2 Приказа, все документы, поступающие на адрес отдела ГИС, предварительно обрабатываются и регистрируются делопроизводителем отдела. Корреспонденция, поступившая по электронной почте, принимается адресатами – пользователями почтовых ящиков, а по факсимильной или телексной связи – работниками, ответственными за исполнение таких документов. При необходимости поступившая корреспонденция передается для регистрации или учета.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам лишь в случае, если по ним нужно установить адрес отправителя, время отправления или поступления документа либо если в конверте отсутствуют отдельные документы либо номера документов не соответствуют номерам на конверте.

Предварительная обработка документов состоит в проверке правильности их адресования, целостности упаковки, её раскрытия, наличия документов и приложений к ним, а также распределение их по исполнителям (согласно содержанию документов и соответствующих обязанностей работников отдела).

При получении документа в поврежденной упаковке либо отсутствии документа при открытии упаковки об этом составляется акт в 2 экземплярах, один из которых направляется отправителю, а второй прилагается к документу и передается по принадлежности для рассмотрения.

Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения им единого регистрационного индекса с дальнейшим занесением сведений о документе в журнал регистрации. Дата и индекс документа проставляются в регистрационном штампе, как правило, в нижнем правом, свободном от текста, углу первой страницы документа. На документах, подлежащих учету, и на исходящих документах регистрационный штамп не проставляется! Основным принципом регистрации является её одноразовость, поэтому документ не может быть зарегистрирован повторно под другим номером. Приложения к документам не регистрируются. Если приложение может быть использовано как самостоятельный документ, на нем дублируется регистрационный штамп с номером основного документа.

В соответствии с п.2.5. Приказа, не подлежат регистрации, а передаются для присоединения к исполнительному производству с отметкой делопроизводителя о дате их получения:

• вызовы госисполнителя, а также иные документы исполнительного производства, возвращенные в связи с невручением их адресату;

• сообщения о получении документов исполнительного производства;

• возвращенные из банков и иных финансовых учреждений платежные документы;

• рекламные сообщения, плакаты, поздравительные письма, приглашения;

• возвращенная в связи с ошибочной отправкой отделом корреспонденция;

• сводки и информация, поступившая для ознакомления;

• учебные планы, программы (копии);

• печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению либо возвращается отправителю в срок до 2 рабочих дней.

Исполнительные документы и приложения к ним подлежат регистрации в Журнале регистрации входящих документов об открытии исполнительного производства под одним номером. Дата их поступления определяется в журнале через всю страницу поперек граф. Порядковый номер проводится, начиная с первого номера, в границах календарного года.

Иная корреспонденция регистрируется в Журнале общей входящей корреспонденции по установленной в Приказе форме.

Зарегистрированные документы рассматриваются руководителем отдела не позднее следующего рабочего дня (а документы по решениям, подлежащим немедленному исполнению – в день из поступления) и после наложения резолюции передаются делопроизводителю для внесения информации в журналы, а потом, не позднее следующего рабочего дня – исполнителям для ознакомления или исполнения. Документы, полученные руководителем на личном приеме граждан, передаются делопроизводителю на регистрацию в день их поступления.

Исходящая корреспонденция отправляется через делопроизводителя не позднее следующего рабочего дня после подписания (утверждения) документа, и при этом регистрируется в Журнале регистрации исходящей корреспонденции.

В соответствии с п.2.13. Приказа регистрация служебных документов может осуществляться с помощью компьютеризированной системы организации делопроизводства, при которой записи осуществляются путем прямого введения обязательного состава реквизитов, установленных для соответствующих журналов в бумажной форме.

Процедура ведения делопроизводства по исполнению решений в органах ГИС регламентирована п.3 Приказа и представляет собой совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами, отнесенными к компетенции органов ГИС, с момента их создания либо поступления в органы ГИС до отправления либо передачи в архив. Указанные документы подразделяются на:

• документы исполнительного производства;

• иные служебные документы – определяются номенклатурой дел ГИС.

Документы исполнительного производства, в т.ч. жалобы, заявления (ходатайства) сторон исполнительного производства и материалы по результатам их рассмотрения являются неотъемлемой частью исполнительного производства и присоединяются к нему.

Реквизиты исполнительного документа или заявления о принудительном исполнении решения вносятся делопроизводителем в Журнал учета исполнительных производств, переданных госисполнителю, которые ведется отдельно на каждого госисполнителя. Одновременно заводится обложка на исполнительное производство, к которой госисполнитель в процессе исполнения присоединяет документы исполнительного производства. Каждой обложке присваивается номер исполнительного производства, состоящий из порядкового номера в соответствии с вышеуказанным Журналом, и индекса исполнителя.

Сведенное исполнительное производство формируется в соответствующей обложке по постановлению о сведении исполнительных производств. Соответственно на такое производство госисполнителем заводится учетная карточка и составляется расчет о распределении денежных средств по мере их взыскания, которые присоединяются к таком производству. После окончания календарного года сведения о незавершенных исполнительных производствах в отношении одного и того же должника переносятся в новую учетную карточку.

Оконченное (завершенное) исполнительное производство формируется госисполнителем в хронологическом порядке по заявлению (сопроводительному листу суда) о принудительном исполнении решения соответственно дате поступления (создания) документов исполнительного производства. Ксерокопия исполнительного документа госисполнитель присоединяет к материалам исполнительного производства в последнюю очередь. Все документы в исполнительном производстве должны находится только в одном экземпляре! После этого листы пронумеровываются и скрепляются металлическими скрепками. Объемные (боле 35 листов) производства прошиваются.

После завершения исполнительного производства исполнительный документ с отметкой об исполнении (полное, частичное, о невозможности исполнения и т.п.) направляется по принадлежности вместе с соответствующим постановлением госисполнителя и сопроводительным письмом, которое подписывается руководителем органа ГИС или его заместителем.

Отметка об исполнении заверяется подписями лиц, непосредственно его осуществлявших, с указанием их должности, фамилии и инициалов, а также скрепляется печатью.

Если взыскание проводилось:

• в пользу государства – в исполнительном документе указывается размер взысканных средств, дата и номер платежного документа;

• в пользу физических или юридических лиц – только размер взысканных средств;

• периодических платежей – в соответствующих графах делается запись об удержании суммы долга и о времени удержания платежей.

Одновременно во всех завершенных исполнительных производствах указывается дата, основание завершения (пункт, часть, статья закона) и сумма взысканного исполнительного сбора.

В исполнительных документах, по которым отказано в открытии исполнительного производства, делается отметка с указанием даты вынесения соответствующего постановления и нормы закона (пункт, часть, статья), на основании которой принято решение об отказе.

Хранение завершенных исполнительных производств в соответствии с п.3.13. Приказа осуществляется в специально отведенном помещении органа ГИС. На каждом исполнительном производстве, переданном на хранение, должна быть резолюция непосредственного руководителя госисполнителя, которую он налагает после доскональной проверки всех документов в исполнительном производстве.

Передача исполнительных производств на хранение осуществляется госисполнителем один раз в полгода на основании сдаточной описи завершенных исполнительных производств после составления статистического отчета. Указанная опись составляется в 2 экземплярах.

Переданное на хранение исполнительное производство возвращается госисполнителю (под отметку в сдаточной описи) в случае, когда ему сообщено:

• о рассмотрении в суде дела, к которому могут быть присоединены материалы исполнительного производства;

• о направлении заявления в Европейский Суд по правам человека в отношении обжалования действия (бездействия) госисполнителя либо отказа в осуществлении предусмотренных законом действий.

Незаконченные исполнительные производства подлежат перерегистрации госисполнителем в срок до 10 января каждого года во вновь заведенном Журнале учета исполнительных производств, переданных госисполнителю, с присвоением нового порядкового номера, который переносится на обложку исполнительного производства.

Следует учитывать, что в соответствии с п.3.16. Приказа, данные в отношении исполнительных документов, поступивших в орган ГИС, и дальнейшего исполнения открытых исполнительных производств подлежат внесению в Единый государственный реестр исполнительных производств¹². Номер, присвоенный исполнительному производству в этом реестре, переносится в определенную графу на обложке исполнительного производства.

Срок хранения оконченных исполнительных производств составляет:

• по постановлениям о наложении административного взыскания - 1 год;

• всех остальных – три года.

Срок исчисляется с 1 января года, следующего после завершения делопроизводства по исполнительному производству.

После истечения указанных сроков исполнительные производства уничтожаются путем сожжения либо в специальных бумагорезательных машинах на основании акта изъятия по решению специально созданной в органе ГИС комиссии.

Сдаточные описи оконченных исполнительных производств, реестр оконченных исполнительных производств, переданных на хранение, имеют 3-летний срок хранения, акт об изъятии исполнительных производств для уничтожения – 5-летний. Указанные документы подлежат оперативному хранению в органах ГИС, после чего передаются в архив органа юстиции для организации их дальнейшего уничтожения.

Список литературы:

1. Закон Украины «О государственной исполнительной службе» от 24.03.1998 (с последующими изменениями и дополнениями) //ВВРУ – 1998 - № 36 – Ст.243.

2. Д.П.Фіолевський, С.Ю.Лобанцев, Є.І.Мєзєнцев. Державна виконавча служба в Україні. – К., Алерта, 2004, С.26-49.

3. С.Я.Фурса, С.В.Щербак. Виконавче провадження в Україні. – К., Атіка, 2002, С.71-88.

4. Виконавче провадження. Законодавство. Судова практика. – К., Юрінком Інтер, 2008.

5. Законодавство України про виконавче провадження (науково-практичний коментар) – К.: Видавничий Дім „Ін Юре”- 2001.

1 ВВРУ – 1998 - № 36-37 – Ст. 243.

2 Далее по тексту - ПИР

3 Следует иметь в виду, что Закон Украины «О государственной исполнительной службе» высшим органом в системе ГИС называет именно Департамент, возглавляемый Директором, в то время как в соответствии с Указом Президента Украины от 06.04.2011 № 385/2011 «Об утверждении положения о Государственной исполнительной службе Украины» высшим органом в системе ГИС выступает Государственная исполнительная служба Украины, возглавляемая Председателем. Указанное двойственное толкование создает определенную коллизию норм в правовом регулировании деятельности ГИС. Поскольку Указ Президента устанавливает конкретный статус ГИС как центрального органа государственной исполнительной власти, в данном случае необходимо внести соответствующие изменения в Закон.

4 ОВУ - 2011 р., № 9, стор. 29, стаття 538.

5 Положение об Управлении ГИС главных управлений юстиции в АРК, областях, городах Киеве и Севастополе: Утверждено Приказом Минюста Украины от 10.04.2012 N 549/5.

6 Положение о районном, районном в городе, городском (города областного значения), горрайонном, межрайонном отделе ГИС: Утверждено Приказом Минюста Украины от 10.04.2012 N 549/5.

7 Положение о районном, районном в городе, городском (города областного значения), горрайонном, межрай-онном отделе ГИС: Утверждено Приказом Минюста Украины от 10.04.2012 N 549/5.

8 Постанова Кабінету Міністрів України «Про порядок і умови обов'язкового державного страхування державних виконавців» від 17.08.1998 № 1292.

9 Постанова Кабінету Міністрів України «Про упорядкування структури і умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів і інших органів» від 09.03.2006 № 268.

10 Постанова Кабінету Міністрів України «Про формений одяг працівників органів державної виконавчої служби» від 25.08.2004 № 1101 //ОВУ – 2004 - № 34, стор.66, Ст.2268.

11 Далее по тексту – Приказ.

Режим доступа: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=v2274323-08

12 відповідно до вимог Положення про Єдиний державний реєстр виконавчих проваджень, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 20.05.2003 N 43/5.

18