2. Установка характеристик поля

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свой­ства каждого поля таблицы (рис. 10). Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например:

• Поля данных текстового и числового типа имеют свойство Размер поля.

• Свойство Формат логического по­ля задает одно из двух возможных значений для этого типа данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

• Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойст­во присваивает столбцу таблицы название, отличное от названия соответствующего поля.

Назначение свойства поля выводится в специальном окне справки в правой нижней части окна Конструктора при указании соответствующего свойства.

3. Добавление, удаление и перемещение полей

Для добавления нового поля между уже существующими полями следует:

1) установить курсор в поле, перед которым нужно добавить новое поле;

2) выбрать команду Вставка  Строки.

Для удаления поля из базы данных нужно:

1. выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2. выбрать команду Правка  Удалить или нажмите клавишу Delete.

Для изменения порядка следования полей необходимо:

1. выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2. переместить с помощью мыши строку в новое место (над тем полем, перед которым нужно вставить).

Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Сохранение структуры таблицы выполняется обычным образом:

1. Нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или выбрать команду Файл  Сохранить.

2. Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы, нажать ОК.

3. Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автомати­ческого создания ключа нажать кнопку Да, если ключ не нужен, отказаться - Нет.

4. Установление связей между таблицами

Сформировав структуру таблиц и определив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи, кото­рые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запро­сов и задать условия целостности данных этих таблиц (см. гл. 2.2 «Этапы проектирования…» - п. 5, 6).

Связи между таблицами устанавливаются следующим образом:

1. Выбрать команду Сервис  Схема данных или щёлкнуть кнопку на панели инструментов.

2. Ввести макеты таблиц в схему, используя команду Связи  Добавить таблицу (или кнопку на панели инструментов).

3. У казать имена таблиц, которые должны быть связаны. Щёлкнуть кнопку Добавить.

Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в окне Схемы данных (рис.15).

4. Установить курсор в одной из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и нажатой левой кнопкой мыши «перетащить» это поле на связующее поле другой таблицы. Отпустить кнопку ­– появится диалоговое окно «Изменение связей».

В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями (подробности соответствия других типов и размеров полей см. в справке MS Access).

5. Включить флажок: «Обеспечение целостности данных». Это позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.

Кроме этого флажка в окне представлены и другие:

• Каскадное обновление связанных полей. При включении данного флажка изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.

• Каскадное удаление связанных полей. При включении данного флажка удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

6. Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув по кнопке списка в правой части клетки поля и вы­брав нужное имя поля из открывшегося списка.

Примечания.

От полей, ука­занных при определении связи, зависит тип создаваемой связи, который отображается в этом же окне.

1. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми.

2. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым. В отношении «один-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной, связующей таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является по­лем внешнего ключа.

3. Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Например: ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ↔ ГРУППА (рис.4).

4. Если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст: «Не определено».

5. Для удаления связи необходимо в окне Схема данных выделить ненужную связь и нажать клавишу Delete.