Упражнение 2. «Ввод данных в таблицы бд»
В этом упражнении приводится пример заполнения данными таблиц базы данных «Магазин», структуры которых были созданы в упражнении 1.
Ввод данных в таблицу «Продавец» и «Продажи»:
Открыть таблицу «Продавец» в режиме таблицы (
)
.Ввести в 1-ю запись этой таблицы значения соответствующих полей, используя созданные маски (пример на рис.18).
Раскрыть связь этой записи с таблицей «Продажи», щёлкнув по кнопке + в крайнем левом положении записи – значок превращается в - и появляется незаполненная таблица «Продажи».
Ввести значения нескольких записей в раскрывшуюся таблицу «Продажи» - это данные о продажах конкретного продавца, причём один и тот же вид товара может быть продан в разные дни и разного размера партиями.
Закрыть структурный значок первой записи - в таблице «Продавец».
П
овторить
п.2 – п.5 для ввода данных о других
продавцах во вторую и последующие
записи.
Рис.18. Ввод данных в таблицы «Продавец» и «Продажи»
Закрыть таблицу «Продавец» с сохранением данных.
Открыть таблицу «Товар» в режиме таблицы (
)
.Ввести значения в записи таблицы «Товар» и в связанные с ними записи таблицы «Продажи» аналогичным образом как для таблицы «Продавец» (п.2 – п.7).
Просмотр и редактирование данных
Просмотр и редактирование данных в форме
В Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формат отображения в виде формы называется просто формой.
Форма представляет собой электронный бланк, содержащий пустые окна, называемые полями, которые предназначены для ввода и вывода информации. Так как информация в базах данных постоянно обновляется, необходимо добавлять в них новые данные и удалять устаревшие. Проще всего выполнять это с помощью форм.
Просмотр базы данных в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для автоматического создания простой формы необходимо:
1-й способ –
Щёлкнуть на вкладке Таблица в открытом Окне базы данных.
Выбрать нужную таблицу.
Выбрать команду: Вставка Автоформа.
2-й способ –
Щёлкнуть на вкладке Формы в открытом Окне базы данных
Щёлкнуть на вкладке Создать в Окне базы данных.
Выбрать в списке Автоформа в столбец.
Указать нужную таблицу в качестве источника для формы, ОК.
Примечание. Создание более сложных форм описано в учебном пособии «Работа с базой данных в MS Access» .
Добавление
записей с помощью формы.
Для
этого в окне формы следует щелкнуть на
кнопке Новая запись
(
)
и ввести новые данные в пустые поля
формы.
Поиск и замена данных
В окне База данных выбрать вкладку Таблица или Форма, а затем дважды щёлкнуть на имени соответствующего объекта, в котором нужно осуществить поиск.
Щёлкнуть в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск.
Щёлкнуть на кнопке Найти
панели
инструментов или выбрать команду
Правка
Найти....
Появляется диалоговое окно Поиск
и замена.
Ввести последовательность символов, которую нужно искать
в поле Образец.
Примечание.
В образце поиска можно использовать символы шаблона (как в маске);
По умолчанию поиск осуществляется в выделенном поле.
Чтобы выполнить поиск по всем полям таблицы, нужно в строке “Поиск в” вместо названия поля выбрать в списке название таблицы.
Если нужно искать данные в том виде, как они выводятся на экран, а не в том, в котором они хранятся, то нужно установить флажок С учётом формата полей.
В поле «Совпадение» указать:
Поля целиком, если данные, по которым ведётся поиск, известны целиком,
С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.
Установить область и направление поиска – поле Просмотр, где можно выбрать направления: Вверх, Вниз, Все.
Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска следует щёлкнуть на кнопке Найти далее.
Если других записей не найдено, Microsoft Access выводит сообщение: “Поиск записей завершён”.
Щёлкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно.
Для выполнения замены данных использовать вкладку Заменить в этом окне.