5. Ввод данных в таблицу

С амым простым способом ввода данных в таблицу является использование режима работы с таблицами.

Переход к табличному представлению базы данных осуществляется с помощью кнопки Вид панели инструментов и с помощью команды Режим таблицы.

Порядок ввода данных:

• Установить курсор на необходимое поле конкретной записи; ввести данные (рис.16.);

• П родолжать ввод, переходя в следующее поле и т.д., при этом некоторые поля могут быть и пустыми;

• В конце записи нажать клавишу Enter для перехода к следующей записи.

Примечания.

1. Если в таблице первое поле – Код, которое является ключом и имеет тип поля – Счётчик, то содержимое этого поля вводится автоматически, начиная с 1 и увеличивая значения на 1 в каждой записи.

2. Пиктограммы в области выбора записи (слева от первого поля) меняются при изменении состояния записи:

 – индикатор текущей записи;

– ввод и редактирование текущей записи (изменения ещё не сохранены);

 – индикатор пустой записи в конце таблицы.

3. На панели состояния внизу экрана отображается описание ка­ждого поля

(см. рис. 17).

Переход на нужное поле или запись

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша Tab или комбинация клавиш Shift и Tab.

Д ля перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей за­писи нужно ввести новый номер и нажать клавишу Рис.17. Кнопки перехода в окне таблицы и формы Enter.

В размерах одного экрана перемещаться между полями и записями можно с помощью щелчка левой кнопки мыши.

Быстрый способ ввода данных

Копирование данных из предыдущей записи аналогичного поля в текущую запись выполняется нажатием Ctrl и " (кавычки).

Вставка текущего времени или даты выполняется нажатием Ctrl и ; (точка с запятой).

Чтобы вставить текущее время надо нажать Ctrl и : (двоеточие).

Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами ре­дактирования Windows: вырезанием, копированием и вставкой в буфер обмена.

Добавление и удаление записей

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись следует:

• Перейти на первое пустое поле новой записи.

• Ввести значение и нажать клавишу Tab для перехода к следующему полю.

Для удаления записей надо:

• Выделить записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив ука­затель вдоль требуемых записей.

• Нажать клавишу Delete или выбрать команду

Правка  Удалить записи.

В появившемся окне подтвердить изменения, нажав кнопку ОК.

Примечание.

Невозможно изменить физический порядок расположения строк в реляционной базе данных, вырезая строки и вставляя их в другое место. Access всегда вставляет новые строки в конец таблицы. При повторном открытии таблицы новые записи будут установлены в порядке, установленном первичным ключом.

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из файла либо создается в приложении (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись, следует:

• Перейти в режим Конструктора таблиц.

• Добавить поле типа объекта OLE из списка типов данных.

• В режиме Таблицы установить курсор в нужную клетку и выполнить команду Вставка  Объект.

Если объект вставляется из существующего файла:

• Выбрать переключатель Создать из файла в появившемся окне.

• Ввести полное имя добавляемого файла в поле Файл или нажать кнопку Обзор и выбрать имя требуемого файла, ОК.

Изменение внешнего вида таблицы

В базах данных с большим количеством полей в записи часть информации не видна на экране. Существует несколько способов улучшения просмотра таблиц:

• изменение ширины полей;

• изменение расположения полей;

• закрепление полей;

• выключение (скрытие) полей.

Изменение внешнего вида таблицы мало зависит от структуры таблицы. Его можно выполнить в режиме таблицы, не обращаясь к режиму проектирования.

Ширину полей и высоту строк можно подобрать с помощью указателя мыши, установив его на разделительную линию.

Изменение расположения полей бывает необходимо при более удобном просмотре и редактировании таблицы, не умещающейся в рамках экрана. Для этого нужно:

• выделить поле (одно или несколько);

• перетащить левой кнопкой мыши выделенное поле в нужную позицию;

Закрепление нужных столбцов заключается в следующем:

• выделить столбец, который нужно закрепить на экране;

• выполнить команду Формат  Закрепить столбцы

(можно правой кнопкой вызвать эту команду);

С помощью этой команды выделенное поле перемещается к левой позиции в таблице. Теперь, если перемещаться с помощью прокрутки в правую область таблицы, фиксированное поле остаётся на экране.

Снять закрепление можно командой Формат  Освободить столбцы.

После отмены закрепления автоматический возврат поля на прежнее место не происходит.

Скрыть ненужные в данный момент столбцы можно:

• выделить эти столбцы;

• выполнить команду Формат  Скрыть столбцы или вызвать контекстное меню правой кнопкой.

Скрытые поля не участвуют в выполнении операций поиска и обработке запросов. Скрытые столбцы можно снова сделать видимыми:

команда Формат  Показать столбцы.

Сохранение данных

В MS Access изменения сохраняются автоматически при сле­дующих действиях: – переход к следующей записи;

– закрытие режима таблицы или формы.

Чтобы сохранить запись без перехода к другой записи, следует выпол­нить команду Записи  Сохранить запись.