Вопрос 1. Виды первичной учетной документации по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) [7].

Все этапы трудового цикла — от приема на работу нового сотрудника до его увольнения — подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;

• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 [9].

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов.

Оформление документов по трудовым правоотношениям с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Поскольку документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией, ее оформление в пособии не рассматривается. Что касается распорядительных документов по учету труда, то перечень унифицированных форм данного вида документации приводится в нижеследующей таблице.

Вопрос 2. Автобиография. Резюме. Заявления по личному составу

Под заявлением подразумевается обращение граждан к кому-либо по поводу реализации личных прав и законных интересов, не связан­ных с нарушением этих прав и интересов.

В зависимости от того, является ли заявитель сотрудником дан­ной организации или нет, выделяют и два вида заявлений по личному составу:

• заявление, которое оформляется при поступлении на работу;

• заявление, оформляемое при переводе, предоставлении от­ пуска либо увольнении.

При поступлении на работу сотрудник оформляет заявление, как правило, на листе формата А4 рукописным способом. В орга­низации могут использоваться трафаретные бланки для оформле­ния заявления о приеме на работу.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

• адресат — наименование должности лица, которому адресо­ван документ, его инициалы и фамилия в дательном падеже;

• адресант — фамилия, имя и отчество заявителя в родитель­ном падеже (предлог «от» не пишется), адрес места жительства, номер телефона;

• наименование вида документа;

• текст:

• дата;

• подпись.

При положительном решении вопроса заключается трудовой контракт и издается приказ о приеме на работу, копия приказа и заявление о приеме на работу обязательно подшиваются в личное дело сотрудника.

В тексте заявления указываются должность, на которую оформ­ляется сотрудник, название структурного подразделения, куда просит принять на работу, а также могут быть указаны условия приема. Датой заявления является дата его составления.

Секретарю целесообразно иметь образец оформленного заяв­ления, так как это обеспечивает правильность оформления доку­ментов, их унификацию и экономию рабочего времени.

При оформлении заявлений следует помнить, что они подши­ваются в личное дело сотрудника, поэтому поля документов дол­жны быть не менее 30 мм, с тем, чтобы текст не попал в подшив­ку; также необходимо соблюдать одноформатность документов.

Заявления о предоставлении отпуска, переводе или увольне­нии аналогично могут быть оформлены на чистых листах формата А4 или трафаретных бланках. Реквизиты — такие же, что и в заявлении о приеме на работу; отличие состоит в оформлении адресанта, в котором вместо адреса места жительства указывают должность, название структурного подразделения (при необхо­димости); фамилию, инициалы заявителя — в родительном паде­же (предлог «от» отсутствует).

Тексты заявлений о предоставлении учебного отпуска, отпус­ка по беременности и родам должны содержать указание на нали­чие необходимых документов — справки из учебного заведения, больничного листа, медицинской справки, — без которых реше­ние вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этом случае документы предоставляются на рассмотрение руководителю вме­сте с заявлением.

Автобиография

Автобиография — это документ, который автор составляет са­мостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Автобиография не имеет типового формуляра и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны быть оформлены обязательно. Автобиография оформляется при поступлении на работу на специальном бланке или чистом листе формата А4, в повествовательной форме изложения (от первого лица). Все све­дения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о человеке; обяза­тельно должна быть указана дата составления и поставлена под­пись автора. Автобиография оформляется в одном экземпляре и подшивается в личное дело сотрудника.

Резюме

В последнее время широкое распространение получил такой вид документа, как резюме. Его назначение — дать полное пред­ставление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества, организаторские спо­собности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение — заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или по факсу. Оно долж­но профессионально выглядеть и быть визуально привлекатель­ным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя ме­ста работы, учебы, их надо указывать в обратном хронологиче­ском порядке. В резюме обязательно указывается дата составле­ния, подпись автора не оформляется.