Классификация документов

Признак

Вид документа

Характеристика

По видам

Организационно-распорядительные

Приказы, распоряжения, постановления и др.

Справочно-информационные

Протоколы, справки, письма, докладные записки и т.п.

По личному составу

Заявления, автобиография, приказы по личному составу и др.

По форме

Индивидуальные

Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования

Типовые

Разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер

Табличные

Постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

Текстовые

Анкетные

Способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Трафаретные

Документы, содержащие текст с постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографским способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы

По происхож-дению

Официальные

Отражают работу учреждения по основной деятельности

Личные (именные)

Удостоверяют личность

По месту происхождения

Внешние

Документы, присылаемые из других учреждений или частных лиц и направляемые в адрес других организаций или частных лиц

Внутренние

Документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы

По гласности

Секретные

С пометкой «секретно», «конфиденциально»

Несекретные

По срочности

Срочные

Телеграммы, документы с пометкой «срочно»

Несрочные

Документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами или индивидуальный срок исполнения

По стадиям создания

Оригиналы (подлинники)

Первые или единичные экземпляры официальных документов

Копии

Полностью воспроизводят информацию подлинника документа и все его внешние признаки или их часть: не имеют юридической силы

Дубликат

Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

По средствам фиксации

Рукописные

При их создании знаки письма наносят от руки

Машинописные

При их создании знаки письма наносят техническими средствами

Графические

Изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий и штрихов

Звуковые

Содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи

Фото-кинодокументы

Изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры