Тема «документ и система документации»

Вопрос 1. Документ и его функции

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т.д. Документ в управлении выступает одновременно и как

предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений с целью проверки соответствия наблюдаемого объекта необходимому состоянию и т.д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Вопрос 2. Делопроизводство и его структура

Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых информационных технологий, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина в конспекте будут использоваться как синонимы.

Нормативно-правовую базу современного делопроиз­водства в России составляет совокупность законодатель­ных актов РФ, нормативно-методических документов, го­сударственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых до­кументов, а также регулирующих работу служб ДОУ орга­низаций всех форм собственности. Здесь будет приведена лишь краткая характеристика важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные положе­ния по организации делопроизводства и оформлению до­кументов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон «Об информации, информацион­ных технологиях и защите информации» установил обя­зательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная инфор­мация и др.).

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее докумен­тирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на осно­вании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправо­мерные действия с документами и информацией.

Ряд федеральных законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «Об электронной цифровой подписи», постановлений Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, ис­пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «О трудовых книжках» и др.) содержит сово­купность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. За­конодательством также регулируются требования к доку­ментам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию доку­ментам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Рассмотрим нормативные акты, имеющие для оформления деловых документов первостепенное значение:

• Государственная система документационного обеспе­чения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [4].

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

В настоящее время разработана новая ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документа­ми на предприятиях и в организациях. Отличие системы состоит в том, что она представляет собой единый комплекс автоматизированно­го документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная но­менклатура дел и т. д.).

• Типовая инструкция по делопроизводству в федераль­ных органах исполнительной власти [6].

Инструкция устанавливает общие требования к функ­ционированию служб ДОУ, документированию управлен­ческой деятельности в федеральных органах исполнитель­ной власти — министерствах, агентствах, службах.

Инструкция, отражая специфику подготовки докумен­тов федерального уровня, по оформлению документации увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 (см. ниже,).

• ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов [2].

Стандарт распространяется на организационно-распо­рядительные документы, относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной докумен­тации (УСОРД), — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управлен­ческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт введен в действие с 1 июля 2003 года.

Кроме того, в стране действуют нормы и правила рабо­ты с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряде других видов документации.

В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам.