1.2. Реквізити документа

Окремі елементи документа називають реквізитами. Розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка, а змінні – фіксують на бланку під час його заповнення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Кожен службовий документ має свій формуляр-зразок, тобто модель побудови однотипних документів.

Формуляр-зразок ДСТУ 4163-2003 встановлює такий склад реквізитів та їх розміщення:

01 – державний герб України;

02 – емблема організації чи підприємства;

03 – зображення нагород;

04 – код підприємства;

05 – код форми документа;

06 – назва міністерства чи відомства;

07 – назва установи, організації чи підприємства;

08 – назва структурного підрозділу;

09 – індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентного телеграфу), номер телефону, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс;

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 – місце складання або видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту

20 – відмітка про контроль;

21 – текст;

22 – відмітка про наявність додатків;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і відсилання його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження;

32 – запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основні види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів (рис. 1-2). У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

1.3. Зовнішнє оформлення документа

Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків на сторінці залишають вільні місця – поля (береги). У системі ДСТУ 4163-2003 поле з лівого боку – 30 мм, воно використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 10 мм – це зберігає текст від пошкоджень. Поле зверху сторінки – не менш як 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода.

Знизу сторінки поле не повинно бути менше за 20 мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там повинно бути не менше двох рядків тексту.

Тільки першу сторінку документа друкують на бланку, другу і наступні – на чистих аркушах паперу.

1.4. Нумерація сторінок

У документах, які оформляють на двох і більше аркушах паперу, другий та наступний за ним аркуші нумерують.

Якщо документ розміщують з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього берега аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова “сторінка” і пунктирних знаків (неправильно -5-, 10., 12 с.).

Рис. 1. Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка.

Рис. 2. Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка.

Якщо текст друкують з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у правому верхньому, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.