Підписи сторін

Продавця _____________________________________________/_______/_

(прізвище, ініціали) підпис

Покупця __________________________________________/_______/____

(прізвище, ініціали) підпис

3.10. Пояснювальна записка

Під цією назвою існують два види документів. Пояснювальна за­писка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту тощо). У ній подають опис роботи, виробів, розрахункових даних.

Пояснювальною запискою називають також документ особистого характеру, в якому пояснюють певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання робіт та ін.). Таку пояснювальну записку працівник пише на вимогу адміністрації.

Взірець пояснювальної записки:

Деканові факультету

механіки та енергетики ЛНАУ

доц. Ковалишину

Степанові Йосиповичу

Пояснювальна записка

Я, Кінах Михайло Іванович, студент групи Маш-23, вчасно не склав іспит з вищої математики у зв'язку з хворобою.

02.01.2009 Власноручний підпис

Виробниче об'єднання Директорові ВО “Весна”

„Весна” , цех № 2 Матвійчуку К. М.

Пояснювальна записка

24.01.2009 № 87

Про порушення виробничої дисципліни

23 січня 2009 р. у другій зміні під час мого чергування було пошкоджено два верстати: №1 і №5. Робітник Швець С. К. порушив правила безпеки їх експлуатації, що призвело до пошкодження.

Вважаю, що необхідно вжити заходів дисциплінарного впливу щодо Швеця С. К.

Начальник цеху № 2 П. І. Якимович

3.11. Доповідна записка

Доповідною запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи з висновками і пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника установи про стан справ, певні явища і факти, про виконання роботи, певну ситуацію тощо.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

У доповідних записках, які виготовляються не на бланках, повинні бути такі реквізити:

1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка);

2. Найменування автора документа (його посада, прізвище, ініціали) найменування структурного підрозділу, який подає документ;

3. Заголовок;

4. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією;

5. Перелік додатків, якщо такі наявні, із зазначенням кількості аркушів;

6. Підпис автора;

7. Дата складання записки.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового або документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї.

Взірець доповідної записки:

Доповідна записка Голові селянської спілки

20.05.2009 “Колос”

п. Гаврилюку В.П.

Про порушення правил оформлення

первинної документації на молочно-

товарній фермі спілки

На молочно-товарній фермі (завідувач О.П.Сірка, обліковець Н.К.Друзь), незважаючи на неодноразові вказівки, порушуються правила оформлення документації з обліку надою й витрат молока.

Зокрема, у журналі обліку надоїв молока за 10.05.2009 не зроблені записи про ранкове, а 12.05.2009 – про вечірнє доїння. Крім того, в цьому журналі за 15.05.2009 не заповнена графа "Обслуговування ко­рів". У накладних на відправлення молока й молочних продуктів недбало заповнені показники у графі “Відправлено”. Наприклад, у накладних № 45 і 49 за 16.05.2009 не вказано час відправлення та кис­лотність молока. Такі факти призводять до плутанини у розрахунках, а також порушення терміну опрацювання документів.

Вважаючи таке становище надалі нетерпимим, прошу Вас поста­вити питання про стан первинного обліку на молочно-товарній фермі на розгляд правління спілки.

Додаток: акт перевірки стану первинного обліку на молочно-товарній фермі селянської спілки „Колос” на 3 аркушах.

Гол. бухгалтер А.К.Петрів

3.12. АКТ

Акти бувають законодавчі й адміністративні. Законодавчі містять рішення, втілені у форму законів, указів, постанов; адмініст­ративні складають для підтвердження фактів, пов’язаних із діяль­ністю установ, організацій і підприємств.

Акт складають стосовно різних подій: зміна керівництва підприємства, аварія, інвентаризація, прийом матеріальних цінностей та ін. Їх укладають комісії, які затверджуються або наказами керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій (акт ревізій і обстеження діяльності) .

Текст акта обов’язково повинен мати дві частини: вступну і констатуючу. У вступній частині вказують підстави для складання ак­та (після слова підстава дається назва розпорядчого документа), перераховують посади, ініціали та прізвища осіб, що склали цей документ (після слова складений), а також посади, ініціали, прізви­ща тих людей, які були свідками складання акта (після слів присутні).

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, сутність і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляють про кількість примірників і місце їх зберігання. Наприклад:

Складений у трьох примірниках:

1-й примірник – Головпостачу

2-й примірник – Облпостачу

3-й примірник – До справи

Зміст тексту часто розбивають на пункти. У вступній частині, ко­ли перелічують осіб, які склали акт або були присутні під час йо­го складання, обов’язково вказуються їх посади, ініціали й прізви­ща. Спочатку друкують прізвище голови комісії, а потім прізвища інших членів комісії (за абеткою). Підписують акт усі осо­би, які брали участь у його складанні (тут посади вже не вказують).

Акт прийому-передачі, акти обстеження чи ревізій набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією. Акт обстеження повинен містити такі відомості:

1. Де, коли, ким, про що складено.

2. За який період велася робота.

3. Конкретні об’єкти перевірки.

4. Детальний опис стану кожного об’єкта роботи.

5. Посади, прізвища, ініціали осіб, які проявили халатність або злочинне ставлення до роботи.

6. Посади й прізвища осіб, які працюють сумлінно.

7. Загальні висновки й пропозиції.

Примітка. Може бути повздовжній і кутовий спосіб розміщення реквізитів. Наприклад: слово “Акт №...” пишуть у лівому верхньому кутку, під ним дата, нижче – місце складання акта. Заголовок у короткій формі повинен відображати зміст актованої події (“Перевірка якості продукції, що випускається”...).

Взірець акта:

АКТ

16.10.2009

м. Львів

Перевірка фінансової дисципліни в житлово-будівельному коопера­тиві ''Протон-2”.

Підстава: рішення загальних зборів пайовиків

ЖБК “Протон-2”, протокол № 4

від 5 вересня 2009 р.

Складений комісією:

Голова голова ревізійної комісії ЖБК

“Протон-2” С.Т.Козак

Члени комісії: пайовики ЖБК

А.О.Андрущенко,

Ю.Б.Семенець

Присутні: голова правління ЖБК “Протон-2”

С.С.Ющенко,

бухгалтер ЖБК Л.В.Кушнір

16.10.2009 комісія проаналізувала стан фінансової дисципліни в ЖБК «Протон-2» за період з 01.01.2009. Перевірці підлягала така документація:... Базуючись на аналізі зазначених до­кументів, комісія відзначає, що...

Комісія пропонує...

Акт складений у 3 примірниках:

1-й примірник – у будівельне управління (підпис)

2-й примірник – директорові кооперативу (підпис)

3-й примірник – до справи

Голова комісії: (підпис)

Члени комісії: (підписи)

3.13. ДОВІДКА

Довідка – це документ, який описує або фіксує певні факти чи події. Довідки можуть бути службові та особисті. Службові довід­ки складають на запит або на вимогу вищої організації чи службової особи. Довідку, що її скеровано службовій особі всередині установи, підписує укладач, а ту, яка скерована до вищої організації – керівник установи. Службова довідка містить у собі такі реквізити: назва виду документа, адресат, дата, місце укладання. заголовок до тексту, текст, підпис.

Особисті довідки дають інформацію про певну особу і мають та­кі реквізити: назва виду документа, індекс, дата, текст, підпис, печатка, а також реквізити установи, яка видає довідку.

Усі довідки оформляють або на чистих аркушах паперу, або на бланках. Для особистих довідок найчастіше використовують трафаретні бланки, де від руки заповнюють лише окремі частини реквізитів. Може використовуватися кутовий або поздовжній спосіб розміщення реквізитів.

Взірець:

Реквізити установи

відділ кадрів

ДОВІДКА

17.03.2009 №75

м. Львів

_______________________працює__________________________

(прізвище, ім’я, по батькові) (назва посади із зазначенням підрозділу)

Посадовий оклад ______________________грн. на місяць.

(цифрами прописом)

Видано для подання до ____________________________

(назва організації)

Начальник відділу Розшифрування підпису

Примітка. Доцільно починати текст довідки з прізвища, імені та по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають інформацію. Не рекомендовано вживати такі звороти: цим повідомляємо, дійсно проживає, дійсно працює.

У тексті особистої довідки завжди зазначають назву установи, до якої слід подати цей документ.