Техническое обеспечение системы управления персоналом

Решение задач управления персоналом с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с необходимой точностью и достоверностью и в установленные сроки невозможно без применения современных средств вычислительной техники, оргтехники и оперативной полиграфии.

К техническим средствам управления персоналом относится вся совокупность средств, которые применяются в процессе управленческой работы: от простейших устройств до современной электронно-вычислительной техники.

Технические средства условно можно разделить на три группы:

• простые устройства и орудия труда;

• организационная техника;

• вычислительные машины.

К простым устройствам и орудиям труда относятся: канцелярские приборы (ручки, карандаши, линейки, бумага разного формата, ножницы, кнопки, скрепки и т.п.), средства счета (калькуляторы), разные устройства и приборы (дыроколы, степлеры), папки и скоросшиватели, файлы, которые применяют для облегчения управленческой работы. Полное и своевременное обеспечение работников, которые выполняют функции менеджмента персонала, данными устройствами и орудиями оказывает содействие более производительному использованию их рабочего времени.

Средства оргтехники включают большой перечень разных устройств, которые делятся на такие основные группы:

1. средства составления документов;

2. средства копирования и размножение документов;

3. средства обработки документов;

4. средства хранения, поиска и транспортирования документов;

5. средства и системы передачи и воспроизведение данных – средства управленческой связи.

К средствам составления документов относятся:

1. Печатные машинки. В управлении используются все виды печатных машинок, но преимущество следует отдавать электронным, которые облегчают работу благодаря механизации некоторых операций и снижению силы удара на клавиши.

2. Письменные автоматы – устройства, которые по заданной программой могут обрабатывать тексты, изменяя их форму и содержание. Имеют сменное программное обеспечение, оперативную и внешнюю память.

3. Диктофонная техника используется для записи распоряжений, приказов, писем, выступлений и следующего печатания текстовых документов. Диктофонная техника дает возможность избежать непроизводительных затрат времени управленческих работников на подготовку документов.

4. Компьютеры, оборудованные видеотерминальными устройствами, предназначенными для показа на экране текстов, которые вводятся из клавиатуры или специальных магнитных носителей информации.

Средства копирования и размножение документов включают:

1. Репрографические средства (фотографические, диазографические средства, средства микрокопирования, электрографическое, термографическое копирование), с помощью которых отображают оригиналы на поверхности материала копии. На предприятиях широкое распространение получили высокоскоростные аппараты разных модификаций типа “Ксерокс”, “Канон”, на которые можно осуществлять прямое малотиражное размножение документов без изготовления специальных форм.

2. Оперативная полиграфия (офсетные, трафаретный, гектографический способы печати) - это средства и методы оперативного размножения документации по упрощенной полиграфической технологии.

Средства обработки документов предназначены для канцелярских работ и включают: фальцовочные, листоподборочные, сортировочные, резальные, штемпелирующие, адресующие машины и устройства, ламинаторы, сшиватели, нуменаторы, конвертооткрытватели, машины для уничтожения документов.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов призваны обеспечить быстрый поиск и надежность сохранения документов. Служебные документы размещаются в столах, шкафах, стеллажах и сейфах. Для хранения документов применяются папки-регистраторы, архивные папки, лотки для бумаг. Для хранения личных и алфавитных карточек работники отдела кадров применяют картотеки. Для транспортирования документов может использоваться воздушная (пневмо) почта. Пневмопочта предназначена для оперативного внутреннего транспортирования документов, помещенных в специальный патрон.

Средства управления связи – это устройства для передачи и принятия информации, которые охватывают:

1. Средства телефонной связи. Применение телефонных усилителей, устройств автоматического набора телефонных номеров (автонаборы), автоматических телефонных ответчиков, секретарей-автоматов оказывает содействие повышению эффективности использование телефонной связи.

2. Средства телеграфного, фототелеграфного и телеавтографного связи: телеграфы, факсы, факсы-модемы.

3. Электронная почта.

Вычислительные машины применяются для механизации и автоматизации логических и технических операций, расчетов, решение учетных, аналитических и других задач. В особенности перспективным для повышения эффективности менеджмента персонала является применение электронных вычислительных машин (ЭВМ).