- •1. Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.
- •3. Способы документирования и их развитие.
- •5. Формуляр документа. Типовой формуляр. Формуляр – образец.
- •6. Гост р6.30-2003: его содержание и значение.
- •7. Лингвистические и экстралингвистические особенности текстов служебных документов.
- •7. Экстралингвистические особенности документа
- •1.3. Лингвистические особенности документа
- •8. Определение понятия «реквизит документа».
- •9. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
- •10. Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Гербовые бланки.
- •11. Состав и область применения организационных документов. Требования к оформлению должностной инструкции. Анализ формуляра должностной инструкции.
- •12. Виды бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в управленческой практике. Реквизиты бланка письма.
- •13. Состав видов распорядительных документов. Область применения. Анализ формуляра приказа.
- •14. Общие требования к тексту документа. Характеристика реквизитов «заголовок к тексту», «отметка об оформлении приложений» как элементов текста управленческого документа.
- •15. Порядок согласования документа. Оформление внутреннего и внешнего согласования. Какое количество грифов может быть на документе при внешнем согласовании?
- •16. Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.
- •17. Порядок утверждения документов, виды утверждения. Правила оформления и размещения реквизита. Документы требующие утверждения: акт, положение.
- •18. Реквизиты, оформляющие движение документов. Резолюция, ее значение.
- •19. Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ. Печать: ее назначение и виды, требования к изготовлению, порядок проставления на документе.
- •20,24. Характеристика реквизитов, наносимых на документ, в ходе его обработки, движения и исполнения.
- •21. Требования к составлению и оформлению докладных и объяснительных записок. Анализ образца внутренней докладной записки.
- •22. Требования к составлению и оформлению протокола. Порядок оформления выписки из протокола. Анализ образца протокола.
- •23. Особенности оформления телеграмм и телефонограмм.
- •25. Определение понятия «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
- •27. Определение понятий: подлинник, копия, дубликат. Виды копий.
- •28. Виды информационно-справочных документов. Требования к составлению и оформлению докладной записки.
- •29. Требования к составлению и оформлению акта. Анализ образца акта.
- •30. Варианты утверждения документов и порядок оформления каждого. Какие виды документов подлежат обязательному утверждению?
- •31. Даты в документе. Требования к их оформлению. Дата как составная часть других реквизитов.
- •32. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
- •33. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.
- •3 4. Общие и частные функции документа.
- •35. Классификационные признаки документов.
- •36. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх века.
- •37. Требования к составлению и оформлению распоряжения. Анализ формуляра распоряжения.
- •38. Понятие «система документации». Развитие систем документации. Понятие «унифицированная система документации».
- •39. Виды кадровых документов, необходимых при приеме на работу. Характеристика резюме.
5. Формуляр документа. Типовой формуляр. Формуляр – образец.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Формуляр складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой стороны, отражения на документе его "пути" в аппарате управления. Т.о., прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документа и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги. На основе формуляра-образца бланки строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизита всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом и применить метод однократной записи.
Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов". Он распространяется на организационно-распорядительные документы: "постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др..., включенные в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД)". ГОСТ предусматривает 30 реквизитов.
В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.
Разные виды документов имеют разный набор реквизитов.
Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.
6. Гост р6.30-2003: его содержание и значение.
ГОСТ Р 6.30-2003 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями № 1) с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Важнейшим новым положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.
Положения вновь разработанного ГОСТ распространяются на организационно-распорядительные документы", относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.
При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.
Исходя, из изменений ряда положений в ГОСТ и задач его внедрения Методические рекомендации состоят из следующих разделов:
Общие положения, терминология, оформление стандартных реквизитов документов, подготовка текстов документов, разработка стандартных бланков, изготовление документов, использование оттиска печати при оформлении документов, оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи.
ГОСТ содержит 30 реквизитов. По сравнению с ГОСТом Р 6.30.- 97 у него есть изменения в реквизитах.
Введены новые реквизиты, такие как основной государственный регистрационный номер (ОГРН). Другой вновь введенный реквизит ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт.