- •1. Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.
- •3. Способы документирования и их развитие.
- •5. Формуляр документа. Типовой формуляр. Формуляр – образец.
- •6. Гост р6.30-2003: его содержание и значение.
- •7. Лингвистические и экстралингвистические особенности текстов служебных документов.
- •7. Экстралингвистические особенности документа
- •1.3. Лингвистические особенности документа
- •8. Определение понятия «реквизит документа».
- •9. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
- •10. Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Гербовые бланки.
- •11. Состав и область применения организационных документов. Требования к оформлению должностной инструкции. Анализ формуляра должностной инструкции.
- •12. Виды бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в управленческой практике. Реквизиты бланка письма.
- •13. Состав видов распорядительных документов. Область применения. Анализ формуляра приказа.
- •14. Общие требования к тексту документа. Характеристика реквизитов «заголовок к тексту», «отметка об оформлении приложений» как элементов текста управленческого документа.
- •15. Порядок согласования документа. Оформление внутреннего и внешнего согласования. Какое количество грифов может быть на документе при внешнем согласовании?
- •16. Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.
- •17. Порядок утверждения документов, виды утверждения. Правила оформления и размещения реквизита. Документы требующие утверждения: акт, положение.
- •18. Реквизиты, оформляющие движение документов. Резолюция, ее значение.
- •19. Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ. Печать: ее назначение и виды, требования к изготовлению, порядок проставления на документе.
- •20,24. Характеристика реквизитов, наносимых на документ, в ходе его обработки, движения и исполнения.
- •21. Требования к составлению и оформлению докладных и объяснительных записок. Анализ образца внутренней докладной записки.
- •22. Требования к составлению и оформлению протокола. Порядок оформления выписки из протокола. Анализ образца протокола.
- •23. Особенности оформления телеграмм и телефонограмм.
- •25. Определение понятия «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
- •27. Определение понятий: подлинник, копия, дубликат. Виды копий.
- •28. Виды информационно-справочных документов. Требования к составлению и оформлению докладной записки.
- •29. Требования к составлению и оформлению акта. Анализ образца акта.
- •30. Варианты утверждения документов и порядок оформления каждого. Какие виды документов подлежат обязательному утверждению?
- •31. Даты в документе. Требования к их оформлению. Дата как составная часть других реквизитов.
- •32. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
- •33. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.
- •3 4. Общие и частные функции документа.
- •35. Классификационные признаки документов.
- •36. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх века.
- •37. Требования к составлению и оформлению распоряжения. Анализ формуляра распоряжения.
- •38. Понятие «система документации». Развитие систем документации. Понятие «унифицированная система документации».
- •39. Виды кадровых документов, необходимых при приеме на работу. Характеристика резюме.
29. Требования к составлению и оформлению акта. Анализ образца акта.
Акт — справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Независимо от разновидностей акт оформляется по одной схеме, и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения (если необходимо), наименование вида документа (акт), дату (актируемого события, проставляется при составлении акта независимо от того, когда он подписан), регистрационный номер документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа (город), текст документа, подписи всех лиц, указанных во вводной части, расшифровка фамилий, инициалы.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт, и лица, присутствующие при этом. В констатирующей части текста фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения, приводится заключение составителей акта. При необходимости текст может делиться на пункты и подпункты. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей, и утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого он составлен.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения, а для ряда актов гриф утверждения заверяется печатью.
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, чьей деятельности они касаются. При этом ставится отметка: «С актом ознакомлены — подпись, дата». Если имеются замечания, то акт визируется с отметкой «Замечания прилагаются».
30. Варианты утверждения документов и порядок оформления каждого. Какие виды документов подлежат обязательному утверждению?
Некоторые виды документов, получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчёты, нормативы, перечни, программы, некоторые виды актов. Документ может утверждаться должностным лицом или должностными лицами, а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
личная подпись Н.В. Петров
12.06.2004.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ утверждается изданием распорядительного документа (постановлением, решением, приказом, указанием), в таких случаях действие согласуется с видом документа. Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЁН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Положение УТВЕРЖДЕНО
Устав УТВЕРЖДЁН
Правила УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция УТВЕРЖДЕНА
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, указывается в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, а также законодательные и ведомственные нормативные акты.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Документы подлежащие обязательному утверждению: Акты, Задания, Инструкции (правила), Нормативы, Отчеты, Перечни, Планы, Положения, Программы, Сметы, Стандарты, Структура и штатная численность, Тарифные ставки, Уставы организаций, Формы унифицированных документов, Штатные расписания и изменения к ним.