16. Типы док-тов в базах данных(бд) Notes. Связь док-тов.

Типы док-тов в БД Notes принципиально не отличаются от типов док-тов, с кот. работают др. программы – MS Word, MS Access, MS Excel, т.е. их можно различать как текстовые, табличные, -аудио и видео-приложения. Однако система работы с ними имеет принципиальные отличия. Если в программах MS Office док-том явл-ся файл, сохраненный под присвоенным ему именем в какой-либо папке, то в Lotus Notes файл явл-ся самой БД всех имеющихся док-тов. Списки док-тов Notes отображаются в представлениях и папках. В них док-ты формир-ся одним из 3 способов: 1.Упорядоченный линейный список. 2.По категориям (по группам). 3.В иерархическом порядке.

Упорядоченный линейный список – это список док-тов, расположенных один под другим в порядке, определенным разработчиком.

Док-ты могут объединяться в группы, кот. имеют названия – категории. В этом случае в представлении группировка осущ-ется по категориям: в представлении появляется строчка с названием категории, а под ней с отступом отображаются док-ты, относящиеся к этой категории. Категории в представлении упорядочены в алфавитном порядке.

Такую разбивку док-тов по категориям м. сравнить с раскладыванием док-тов по папкам. Способ разбивки док-тов по категориям опр-ся разработчиком, но пользователь может отнести один и тот же док-т к разным категориям. Аналогичная ситуация возможна и при работе бумажными док-ми, когда несколько копий одного док-та раскладываются по разным папкам.

В иерархич. порядке в представлениях и папках отображаются взаимосвязанные док-ты: главные док-ты и подчиненные им, к-рые принято называть ответами. В этом случае подчиненные док-ты появляются с нек-рым отступом под док-том, к кот. они относятся.

Категорию или главный док-т м. свернуть или развернуть, щелкнув дважды мышью на строке с категорией или гл. док-том. Такое свертывание элементов уменьшает кол-во строк в представлении или папке. Это позволяет легче ориентироваться в списках док-тов и быстрее находить нужные.

В представлении м. не т-ко открывать док-ты, но и выполнять над ними определенные операции: Выделять документы. Копировать и вставлять. Удалять.Обновлять представление для просмотра новых документов. Печатать документы и представления. Пересылать др. пользователям. Осуществлять поиск по заданному критерию.

Иногда треб-ся отобразить в области представления т-ко некоторые типы док-в.

В док-тах Notes могут быть установлены связи с др. док-тами, представлениями и базами данных Notes. Напр., в док-те может содержаться ссылка на инф-цию, находящуюся в др. док-те Notes.

Если пользователю требуется инф-ция, хранящаяся в др. док-те, то вместо того, чтобы копировать эту инф-цию и, следовательно, бесполезно расходовать дисковую память компьютера, лучше установить связь требуемого док-та с др. док-ом Notes. После этого, чтобы прочесть связанный док-т, достаточно дважды щелкнуть мышью по значку связи. Возврат в исходный док-т осущ-ся нажатием клавиши Esc. В док-тах Notes имеются значки связей.

Пользоваться связями можно только в том случае, если пользователь имеет доступ к базе данных, кот. содержит связанные объекты, и эта база данных находится на доступном сервере Notes.

Особенностью программы Lotus Notes явл-ся возм-ть доступа из док-тов Notes к инф-ции, содержащейся в файлах, подготовленных с помощью др. прикладных программ, формат к-рых отличается от формата Notes (.NSF). Notes предоставляет возмож-ть вложить такие файлы в док-ты. В рез-тате вложения файла в док-т, в спец. область, невидимую пользователю, будет помещен файл, созданный с помощью другой прикладной программы. В док-те будет отображаться значок, принятый для обозначения конкретной прикладной программы. Под этим значком будет находиться имя файла с соотв-щим ему расширением.

Значок вложенного файла позволяет выполнять след. действия:

получить инф-цию о вложенном файле;

извлечь файл из док-та, т.е. записать на диск его копию;

запустить файл, если имеется программное обеспеч-е, с помощью к-рого вложенный файл был создан.

Вложенные файлы удобно использовать для обмена данными м/ду пользователями. В представлении вложенные файлы м. помечаться спец. значками в виде скрепки.