КИТ

6. Реализация типовых задач делопр-ва на примере пакета ms Office.

Делопр-во состоит в реш-ии след. задач: документирование; орг-ция док-оборота; систематизация арх. хран-я док-тов.

В среде пакета MS Office реш-е этих задач реализ-ся возм-ми приложений: Word, Excel, Access, Power Point, Outlook.

Под док-том в системе MS Windows подразумевается любой файл, имеющий свой формат.

Так, приложение Word создает док-ты, формат к-рых опред-ся расширением .doc. При запуске программы с расшир-ем .doc., вначале откр-ся программа, к-рая поддерживает формат .doc. Затем открыв-ся сам док-т. Excel имеет формат - .xls и называется Книга, к-рая состоит из листов, отображающихся в виде ярлыков. Access - .mdb. Автоматически запускается и отображает базу данных. В Power Point осущ-ся презентация, расшир-е .ppt.

Объекты пакета Office могут копир-ся из одного прилож-я в др. Напр., диаграммы из Excel можно копировать в Word. При этом любой из док-тов, в завис-ти от прилож-я, м. создать разн. способами.

Программы типа Word предусматривают созд-е док-тов на основе типовых форм - "шаблонов", содержащих и заранее заданные эл-ты оформл-я, и трафаретные тексты. При созд-ии шаблона необх-мо правильно разместить реквизиты каждого вида док-та. Настройка панелей инструментов и созд-е набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу.

Выявляются и вводятся в память компьютера стандартные фразы и выражения, используемые в переписке, при составлении актов, часто встречаемые в данной деят-ти наборы професс-ных фраз и выражений, постоянно употребляемые наимен-я орг-ций, товаров, видов услуг, к-рые м. быстро вставить при составлении индивид. текста док-та, набрав уловное сокращение. Это ускоряет созд-е док-та и позволяет избежать ошибок.

Упрощает созд-е док-та наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из к-рых м. выбирать необх-мые знач-я.

Док-т м.б. представлен в виде простого текста, табл., сопровождаться графиками и диаграммами. Док-т, не предназначенный для распечатки, м. иметь внедренные в него аудио-, видео-, и др. компоненты, (звукозапись комментария составителя или устные примечания рук-ля орг-ции и т.п. )

Отдельные док-ты м.б. представлены в виде т-ц. Таб-цы с инф-цией текстового хар-ра составл-ся непосредственно в Word . Если же таб-цы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то использ-ся программа - Excel или БД Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохр-ем связей с соотв-щей исходной программой, что дает возм-сть обновлять и редактировать вставленные в док-т данные.

С переходом делопр-ва на компьютеризи­рованные технологии встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Обостряет проблему то, что всё большее число орг-ций переводит в электр. форму док-ты, поступающие в фирму в бумажном виде.

Хр-е док-тов в комп-ре осущ-ся в виде файлов, имеющих имя. Для ускорения и упрощения поиска в имя включают дату и № док-та как осн. поисковые признаки.

Пакет MS Office создаёт папку «Мои док-ты», в к-рую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работают неск-ко чел-к, то папки обычно называют по фамилии раб-ка - «Док-ты Иванова». При большом кол-ве док-тов тре­буется более чёткая система орг-ции размещения док-тов в локальной сети.