Сортування

Для зручності роботи інформація в таблицях звичайно впорядкована відповідно до деякого критерію (відсортована). Наприклад, список співробітників звичайно впорядкований за абеткою. Процес перестановки рядків, осередків стовпця або рядка з метою впорядковування відповідно до деякого критерію називають сортуванням. Excel дозволяє сортувати як осередки окремого стовпця або рядка, так і цілі рядки. При сортуванні осередків змінюється вміст тільки сортованого стовпця або рядка, вміст решти осередків не міняється. При сортуванні рядків переставляються цілі рядки. При сортуванні рядків вміст осередків одного із стовпців таблиці використовується як критерій, рядки шикуються по порядку відповідно до вмісту осередків саме цього — ключового стовпця. Розрізняють сортування за збільшенням і по убуванню. Рядки таблиці є відсортованими за збільшенням, якщо вміст осередку ключового стовпця наступного рядка більше або рівно вмісту осередку ключового стовпця попереднього рядка. Рядки таблиці є відсортованими по убуванню, якщо вміст осередку ключового стовпця наступного рядка менше або рівно вмісту осередку ключового стовпця попереднього рядка.

Найбільш просто виконати сортування рядків таблиці за збільшенням або убуванню, якщо як ключовий стовпець використовується її перший (крайній лівий) стовпець.

Щоб виконати сортування рядків, треба виділити ці рядки і клацнути на одній з кнопок Сортування за збільшенням або Сортування по убуванню. Використовування як критерій сортування вмісту осередків одного, причому першого, стовпця не завжди дає бажаний результат. Досить часто для досягнення бажаного результату потрібно виконати багатоступінчате сортування по вмісту декількох колонок. Наприклад, спочатку по номеру учбової групи, потім (усередині групи) — по прізвищу, і після цього, про всяк випадок, щоб збудувати в потрібному порядку однофамільців, — на ім'я. Excel дозволяє виконати сортування рядків по вмісту будь-яких декількох (але не більше трьох) стовпців. В загальному випадку, для того, щоб виконати сортування рядків таблиці, потрібно виділити ці рядки і в меню Дані вибрати команду Сортування. На екрані з'явиться діалогове вікно Сортування діапазону. В цьому вікні потрібно задати стовпці, вміст яких буде використаний в процесі сортування. Стовпці задаються шляхом послідовного вибору імен в списках Сортувати по, Потім по і В останню чергу по. Слід звернути увагу на те, що в списках вказані назви саме стовпців таблиці (імена полів бази даних). Це пояснюється тим, що згідно прийнятому в Excel угоді перший рядок таблиці, якщо таблиця використовується як база даних, містить назви полів.

Фільтри

Фільтри є засобом швидкого виділення із списку певного набору даних, що містять вказане значення. Щоб застосувати фільтр до списку, клацніть будь-який осередок в списку, виберіть команду Фільтр в меню Дані, а потім виберіть команду автофильтр. Праворуч від заголовків стовпців з'являться стрілки. Щоб вибрати потрібне значення із списку, клацніть стрілку, а потім виберіть в списку потрібне значення.

Після застосування фільтру в списку залишаються тільки рядки, що містять вказане значення. В наведеному приклад із списку відібрані всі рядки, що відносяться до продавця Петрову. В Microsoft Excel фільтровані об'єкти виділяються спеціальним чином. Номери відфільтрованих рядків стають голубими. Стрілки автофильтра в стовпцях, по значенню яких відбиралися рядки, також виділяються голубим.

Фільтр може бути застосований до значень списку кілька разів. В наведеному приклад із списку відібрані записи, що відносяться до продажів, які були проведені співробітником Петровим в Ніжегородськой області.